Chapter 08無料公開

 ┗ 会議をドライブさせる議事録を書く

Yoshio Kakehashi
Yoshio Kakehashi
2021.12.06に更新

議事録は会議をドライブするツールである

議事録を正しく取ることは、正しいコミュニケーションを取ろうとするということ。

正しい議事録とは 議論をまっすぐ目的地に導くガイドライン、あるいは道を外さないためのガードレールとして機能するものである。

俺たちエンジニアはお客さんの前でいいことを言う役割ではない。課題を見つけ整理し解決する。会議中も課題を見つけ整理し解決策すればいいのだ。

よろしくない議事録のパターン

  • 自分が必要だと思った内容しか書いておらず、強いバイアスがかかったものになっている
  • 箇条書きしすぎて、まとまりがない
  • 決定項目が見えず、次にどんなアクションをすればいいのかわからない

こういった状態のものは議事録ではなく、個人的なメモである。また、よくわからないメモしか残らなかった会議なら、そもそも議論もふわふわしていたはずだ。

何のために議事録を書くのか

俺の場合は以下の4点を頭において書いている。

  • 議論を正しく導く
  • 議論を正しく追う
  • 判断・経緯を残す
  • 次のアクションを起こす

会議の種類

そもそも会議には種類がある。

  • 議論を発散させるタイプ
    • ブレスト
  • 議論を収束させるタイプ
    • プレゼンで話す内容を絞る
    • 仕様を決定させる
    • プロトタイプ体験後の振り返り

議事録が有効なのは後者の「議論を収束させるタイプ」だ。

ブレストにおいてはマインドマップが有効。ツールは使い分けておく。

正しく議事録を書く方法

  • Google Docs等のリアルタイムエディタで全員が見れる・編集できる形でシェアする
  • できれば画面共有をして、Docsを開かない人にも見える形にしておく。
  • テンプレートを決めておく
    • アジェンダ
    • 決まったこと
    • 決まらなかったこと
    • Next Action

どこに向かって議論しているのか、いま何を議論しているのかを明確にし、議論を正しく導くことが大切。

マインドマップを使うときはWhimsical, Miroなどがおすすめ

マインドマップの共同編集ツールは Whimsical , Miroなどがいいだろう。俺はWhimsicalを使っている。

ほかのツールでも会議をドライブさせる

ブレストではPhotoshopで画像をさくっとつくるのもいい

  • ブレストのアイデアを言葉だけでなく、画像で可視化するとすぐに伝わる
    • アイデアのよい/悪いがわかりやすい
    • よいアイデアの場合は、土台となる画像があるので、さらに上からアイデアを乗せやすくなる

プレゼン資料作成時にはIllustratorやKeynote

IllustratorやKeynoteはプレゼン資料作成時によく使われている。
膨大な企画書のストーリーを決め、まだ手がついてない箇所を俯瞰できる。

議事録を取っていると「会議に参加しているのに話す気がないヤツ」と誤解される

議事録を取ることで「私は会議に参加しません」と表明していると勘違いされることがよくある。「発言せずに議事録を取っているだけのヤツ」と認識されるとポンコツ認定される。そうではなく 「議事録を活用して会議のイニシアティブを取ってドライブさせてるヤツ」と思われるようにすればいい。

会議が脱線しそうなら議事録を持ち出す。議題が変わったならその都度、議事録に見出しを書く。

なんら責められるようなことはない。堂々とかっこいい議事録を書けばいい。会議をドライブさせるという役割で、会議に参加しているのだから。

参考書籍