はじめに
この記事は11月のブログ企画「あなたの知らないTechの裏側」の第１本目です。
こんにちは、ウェルスナビの深田です。
普段は、CIT・コーポレートセキュリティというチーム（以降、CIT チームと呼びます）に所属し、社内 IT・社内セキュリティといった、いわゆる情シスやコーポレート IT と呼ばれる領域を担当しています。
2018年11月にウェルスナビに入社し、前オフィスへの本社移転、上場対応、ゼロトラストセキュリティプロジェクト、現オフィスへの本社移転等を対応し現在に至ります。
本題ですが、本記事では、Microsoft 365 のプランの見直しに取り組んだ話について記載します。
ウェルスナビではグループウェアとして Microsoft 365 と Google Workspace を利用していますが、今回は Microsoft 365 の利用中のプランがウェルスナビの直近において適切かを判断し、結果、プランの移行を実施することとなりました。
まずは上記の背景・経緯から話していきたいと思います。
対象読者
以下の方々を想定し記載しています。
- 自社で利用している Microsoft 365 のプランを初めて選ぶ、見直しをされる方
プラン見直しの背景や経緯
ウェルスナビはコロナの流行を機に、従来の境界型セキュリティからゼロトラストセキュリティに移行しました。現在は以下のような構成となっています。
ウェルスナビのゼロトラストセキュリティ構成
ご覧の通り、ウェルスナビではゼロトラストセキュリティの構成において Microsoft 365 の機能を多角的に利用しています。そのため Microsoft 365 の上位のプランを利用していましたが、月日が経つにつれて一部機能の利用が不要になった、Microsoft 365 を導入してから４年経過したといった理由もあり、プランの見直しを試みることにしました。
プラン見直し方法の検討
プランの見直しをする方法として「ベンダーに依頼する」または「自社で頑張る」の２択となりましたが、今回は 「自社で頑張る」 を選択しました。
読者の中には Microsoft 365 に膨大な量の機能が含まれているためプランの選択がとても難しい印象をもっている方もいらっしゃるかと思います。実際私自身も元々そう思っており、自社だけで完遂できるか不安な部分がありました。
しかし、マイクロソフト社より Feature Matrix という各プランの機能をマトリクス形式で比較できる便利なツールが提供されています。
今回は、その Feature Matrix を利用しプランの見直しを試みました。
Feature Matrix の説明
簡単に説明していこうと思います。
以下が Feature Matrix の画面です。
Feature Matrix の画面
横軸と縦軸は以下の通りです。
- 横軸：各プラン名
- 縦軸：機能
機能毎に各プランがその機能を内包する場合はチェックが付きます。
上記画像の例で言うと、 「Audit (premium)」 という機能は「Office 365 E5」、「Microsoft 365 Enterprise」の「E5 Compliance」および「E5」に内包されています。
またチェックではなく他のマークの場合もありますが、各マークの詳細は Feature Matrix のページ下部に記載されています。
各マークの意味
マークではなく、「Plan 1」や「Basic」といった文字の場合もありますが、単に機能のオンオフではなく記載の内容で提供するという意味になります。このプランでは Basic だが、別のプランでは Premium を提供するというような意味です。
マークではなく文字が記載されている例
また、機能名をクリックするとその機能の詳細が記載されたマイクロソフト社の公式ドキュメントページ（Microsoft Learn）に遷移します。
各機能毎にリンクされているため大変わかりやすいと感じました。（めちゃくちゃ助かりました）
各機能の要不要の判断とそれを含めた今後の流れ
Feature Matrix の使い方を理解した後は各機能毎に要不要を判断します。
この判断は各組織毎に異なるところなので、どういった機能が必要か、不要かの判断は頑張るしかありません。ちなみに私は全ての機能を１つずつ確認しました（大変でした）。
個人的な理想ですが、いちから導入する場合は簡単なヒアリング項目からプランを提案してもらえたり、プランを見直す場合は EntraID を自動的に調査し利用している機能からプランを提案してもらえたりすると、プラン選定がとても楽になると感じました（そうしたサービスをご存知であればぜひ教えてください！）。
各機能の要不要の判断を含めた流れですが、今回取り組んだウェルスナビの例だとプランのダウングレードを目的としていたため以下の流れで進めました。
- 現在利用している、または今後利用したい機能を洗い出し
- 洗い出した機能を利用する場合にどのプランが必要か調査
- 例えば Microsoft 365 Business の Basic や Standard といった単位もそうですし、Defender for Office 365 Plan 2 といった細かいプランについても調査
- ある程度プランが絞れた段階で各プランの費用を調査
- ダウングレードを想定した場合、ダウングレード後のプランと既存プランで差分となる機能を洗い出し、各機能詳細を調査
- 4 で洗い出した機能の差分が自組織に与える影響を調査
- 最終的にどのプランにするか決定
プラン見直しを実施した結果
プラン見直しを実施した結果、現在のプランではなく１つ下のプランを基本とし、かつオプションとして他のプランを追加することで要件を賄えることが判明しました。
結果、年間で 元々のプランより10%程度の費用削減 に成功しました。
取り組み後の感想
実際にプランの見直しを実施した感想を振り返りたいと思います。
苦労した点
やはり機能の要不要を１つずつ判断したところが印象的でした。
大量の機能があるのに加え、例えば不要と判断した機能が実は必要ということが後に判明し、結果的に業務に支障をきたすのでは、といったプレッシャーもありました。
良かった点
苦労した点にも記載したのですが、逆に１つ１つ機能を確認したことで大変勉強になりました。
今まで利用していなかった機能を詳細に調査することで知識が深まりましたし、利用している機能を整理することでなぜその機能が必要かを再認識できました。
最後に
まとめになります。
本記事では、ウェルスナビにおける Microsoft 365 を利用している背景やプラン見直しの経緯、Feature Matrix の利用方法およびプラン見直しの流れについて説明しました。
この記事が皆様のお役に立てれば幸いです。
以上で、本記事の紹介を終わらせていただきます。
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著者プロフィール
深田 航（ふかだ わたる）
2018年11月 入社
社内IT・社内セキュリティ（いわゆる情シスやコーポレートIT）担当
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