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わかりやすく、論理的な文章構成の方法とは？

2024/04/24に公開

ブログ

はじめに

初めまして、東京都内でエンジニアをしているものです。
私は実務をこなす中で、エンジニアには「わかりやすく相手に伝える力」が必要だと感じ、少し前からロジカルシンキングや説明、プレゼンの仕方に関する書籍を読んでいました。今回はそれで得た知見を利用して、わかりやすく、論理的な文章構成の方法をお伝えします。
説明する場面以外にも、技術ブログを書く際などにも使えると思いますので、ぜひ読んで実践していただけると嬉しいです。

結論

次の手順で行うことで論理的でわかりやすい文章構成にすることができる。

「コミュニケーションの設定」を考える
本論を「ロジカルシンキング」の考え方に則り、組み立てる
導入部を組み立てる

コミュニケーションの設定を考える

コミュニケーションの設定とは「書き手」「読み手」「テーマ」「期待する反応」に分類することができる。これらをを考えることで、文章全体のイメージを持つことができる

コミュニケーションの設定を考えることのメリット

上記のコミュニケーションの設定を考えることで、文章構成全体のイメージを持つことができ、頭の中を整理することができる。同じ事柄について書く場合でも、「コミュニケーションの設定」が違えば書き方も変わってくる。いきなり本論を書く前にまずは一旦「何について、何のために、誰が、誰に向けて書くのか」を整理しよう。

コミュニケーションの設定とは？

書き手：文章を書く人本人。誰が書くかによって視点が変わる。例えば社長からの文章であれば全社的な視点に、リーダーが書くのであればチーム全体の視点になる。また立場によってどの説明に比重を置くがが変わる。
読み手：読む人。同じ事象について書く場合でも、誰に向けて書いているのかで内容が大幅に変わる。
テーマ：何について書くのか？大切なのは「〜について」などのように具体性に欠けるテーマをいくつかの「問い」に分解し、具体的に答えられるレベルまで落とし込むこと。例：〜社について＝＞〜社の現状は？〜社の課題は？課題に対する〜社の取り組みは？のように抽象的なテーマからいくつかの問いに分解する。
期待する反応：文章を読んだ人に何をして欲しいのか？代表的なものは「理解してもらう」「フィードバックをもらう」「行動してもらう」の三つ

本論を「ロジカルシンキング」の考え方に則り、組み立てる

本論の組み立てで使う、ロジカルシンキングについては別の記事で紹介しているので割愛。

ここで行うことは「コミュニケーションの設定」で考えたテーマを置き換えた「問い」に対して、縦の論理（why so/so what）と横の論理(MECE)を用いて、主張を組み立てていく。
その後、論理構造並列型と論理構造解説型の二つから論理を選択し、本論を完成させる。

導入部を組み立てる

導入部の目的は「コミュニケーションの設定」を読み手に伝えることです。
「何について、何のために、誰が、誰に向けて書くのか」を最初に触れることで、本論を読むための道標となり文章を読み終えた時の文章の目的＝＞「期待する反応」を引き出すことができます。
導入部には、その目的の通り、「書き手」「読み手」「テーマ」「期待する反応」を盛り込んでいきます。

導入部の書き方

導入部は２ステップで書いていきます。１ステップ目で「コミュニケーションの設定」を盛り込んで、２ステップ目でそれに対する肉付けや理由などを盛り込んでいきます。

1ステップ目でやること

テーマの確認：テーマを問いに置き換えたものを、疑問形から肯定文に変える。この記事を例にすると「わかりやすく、論理的な文章構成の方法とは？」＝＞「わかりやすく、論理的な文章構成の方法をお伝えします。」
書き手：初対面の相手に対しては自己紹介が必要になる。また上の立場の人など、どの立場の人なのかを示すことによって信頼性がます場合もある。例えば「初めまして、普段はグーグル本社で働いているエンジニアです」と「初めまして、プログラミング学習中の学生です」とでは信頼性が変わってくる。
読み手：同じ文章を複数の人に渡す場合など、なぜ自分にこの文章が渡されたのかを解消するために記述する。
期待する反応：読んだ結果どうして欲しいのかを必ず盛り込んでいく。この記事を例にすると「ぜひ読んで実践していただけると嬉しいです。」の部分

2ステップ目でやること

２ステップ目では、１ステップ目で書いた「コミュニケーションの設定」に対しての肉付けを行っていきます。具体的な観点としては以下になります。

なぜこのテーマを設けたか
なぜこの反応をとらないといけないのか
なぜこの書き手なのか
なぜこの読み手なのか

この記事を例にすると、「なぜこのテーマを設けたか」に値する部分は

私は実務をこなす中で、エンジニアには「わかりやすく相手に伝える力」が必要だと感じ、少し前からロジカルシンキングや説明、プレゼンの仕方に関する書籍を読んでいました。

の部分になります。また、「なぜこの反応をとらないといけないのか」に値する部分は

説明する場面以外にも、技術ブログを書く際などにも使えると思いますので
になります

書き手と読み手に対しても同様に「なぜ？」に対する理由を盛り込んでいきます。

終わり

いかがだったでしょうか？書籍などを読んで一発目の記事なのでまだ、全部が全部この理論に則ってかけているわけではありませんが、今回の記事を書くことでアウトプットしてみました。とくに根本的な本論の構成が甘く、わかりづらい部分もあったかと思います。日々実践あるのみなのでレベルアップした時にまた校正しようかと思います。
読んでいただきありがとうございました。