はじめに
2024 年 2 月に開催された PHP カンファレンス関西 2024 にスタッフとして参加しました。
筆者がオフラインとして参加した体験レポートになります。
イベント概要
PHP カンファレンス関西は、PHP エンジニア（:PHPer）が PHP や PHP 周辺の技術的知識やノウハウ、体験を共有するための大規模技術カンファレンスです。
2011 年から過去 8 回開催されており、毎回その時の PHP 最新情報やトレンドの話題で盛り上がります。
関西の PHPer がお互いに情報を交換し、エンジニアとしてレベルアップをする場となるべく、2018 年から 6 年ぶりに開催することになりました。
イベント当日は一般公募で集まったエンジニアによる講演をはじめ、その他情報共有を行うための催しが行われます。（原文ママ）
開催日 ： 2024 年 2月 11 日
場所 ： グランフロント大阪
とりあえず応募してみた
PHP コミュニティに参加し始めたときに、ちょうど関西で PHP カンファレンスを開催するという情報を入手し、とりあえずスタッフ説明会に参加してみました。そこでは、委員長 （加納さん@YKanoh65） の熱い思いが語られました。
- 他地域に負けない関西PHPエンジニアコミュニティの立ち上げ
- 関西コミュニティを盛り上げるための持続可能な運営体制を作りたい
- エンジニアみんなで成長する場を作りたい
これを聞いてしまったらスタッフ応募するしかない。
スタッフとしてのタスクがいっぱい！！
カンファレンスの規模感や具体的な作業内容を把握せずに参加しました。
第一印象としては、タスク量が多いと思いました。
カンファレンスって、こんなにやることいっぱいあるんだ...と圧倒されていた覚えがあります。
自分は 「採択 / 登壇者対応チーム」 として、毎週 １ 〜 ２ 時間の ミーティング を 4 人体制 + 委員長で進めていきました。
あくまで本業や家庭を優先した上での参加になります。これは委員長の声掛けもあって、欠席することにあまり罪悪感はありませんでした。
ツールとしては、以下を利用しました。
| 種類 | ツール名 |
|---|---|
| チャット | Discord |
| ミーティング | Discord、Zoom |
| 資料 | Googleドキュメント ・ スプレッドシート ・ スライド等 |
| カンファレンスの運営管理 | fortee |
| タスクの整理 | Trello |
ここからは、大まかなタスクについて、時系列で紹介していきます。
プロポーザルの募集記事の作成
最初に課されたミッションは、3 週間でプロポーザルの応募記事を作成することでした。短納期の理由としては、前月に PHP カンファレンス北海道、翌月に PHPerKaigi となっていて、登壇者の取り合いになる可能性があり、いち早く応募を開始したかったからです。
また、 カンファレンスの目的の 1 つである 関西の PHPer が気軽にコミュニティ参加するきっかけを与えたい を叶えるために、関西在住や初登壇者がちょっとだけ採択率が上がるように、優遇テーマというものを設けたりしました。
何度か記事の添削を重ねて、無事に完成まで持っていくことができました。
プロポーザルの採択とタイムテーブル作成
プロポーザル〆切後は、すぐに採択会議を ２ 日連続で行いました。この会議は長引くと聞いていたので身構えてましたが、実際に始めてみるとスムーズに決まっていきました。
約 1 週間で公開まで持っていけました。PHP カンファレンス史上最速では！？
これは、プロポーザルの採択方法 を事前に決めていたことが大きかったと思います。
タイムテーブルの作成について、以下を意識して取り組みました。
- 有名な登壇者を分散させて、アクセスが集中しないようにする
- トークの合間は休憩時間をしっかり取って、一般参加者の集中力が途切れないようにする
- トークルームごとの休憩時間の時間軸は合わせて、トークルーム間を移動しやすくする
- 懇親会の準備やトークルームの使用時間を考慮する
意外と考えることは多く、プロポーザル〆切前から少しずつやっていきました。
登壇者 & スタッフ用 のパーカーの注文
カンファレンスでは、登壇者にノベルティとして T シャツやパーカーを配布することが多いです。
そして、"ついでに"スタッフも当日に色違いで着用していたりします。
当初は T シャツで考えてましたが、真冬であることと着用のしやすさからパーカーに変更しました。
自分にとっては、このタスクが一番大変でした。。。
- デザインしたことがない
- パーカーを注文したことがない
- サイズ確認が大変
特に、サイズ確認は回答期限を長く設定してしまったせいで回答がなかなか集まらず、待ちの状態が続きました。完全に自分のミスです。
しかし、苦労した甲斐もあって、素晴らしいデザインのパーカーになりました。
めちゃくちゃオシャレでしょ？
司会やトークルームの準備
"採択 / 登壇者対応チーム"という名前だけあって、トークルーム内のディレクションはこのチームが責任を持って行いました。
チームは 4 人体制。3 つのトークルームを同時に進行する必要があります。
なので、トークルームに 1 人以上 ディレクター兼司会として配置することにしました。
これらの役割分担や当日の進め方などを、1 〜 ２ ヶ月近くかけて決めていきました。
ただ、不安が完全に消えることなく、当日を迎えることに...
運命の当日
スタッフ集合〜準備まで
とにかく不安だったので、スタッフの集合場所に１番じゃないかというくらい早く着きました。
チームメンバーは基本的に来るの早かった気がします。皆さん心境は同じでした笑
弊社の 浅野 も当日スタッフとして参加してくれて心強かったです。
時間になると会場入りして、準備を進めていきました。
グランフロント大阪の会場はとても綺麗な印象を受けました。
会場の下見をしたことがなかったので、当日に初めて把握するようなことも多かったです。
例えば、初めて注文したパーカーをチェックしたり...
複数のサイズが同じ段ボールに入ってる〜💦
スタッフだけで集合写真を撮ったりもしました。
オープニング ~ トーク
オープニングはトークルーム A でやっていて、自分がディレクションしたトークルーム B ではスクリーンでの配信となりました。映像や音声が正しく出力できているか確認をしていたので、正直どんな話をしていたかは全く覚えてません（委員長ごめんなさい🙏）
そして休憩を挟んで、待ちに待っていたトーク開始！
ガチガチに緊張している中で、司会をしました。
前方のスクリーンを投影するために暗くしていたので、司会のカンペが全く見えない！！
司会の反省としては、トーク終了後に内容について少し触れられたらベストでした。
LT で毎回ツッコミを入れていた委員長を見て、思いました。
ただ、進行で手いっぱいだったので、トークをしっかり聞けなかったのが悔やまれます。
最前列だったのに！ 気になるトークが多かっただけにもったいない！！
司会の様子
途中、ケータリングの昼食をいただきました。
糖分の摂取大事！
後半は他の方に司会をしていただいて手が空きました。
（@uutan1108 さん、急な司会のお願いを引き受けてくれてありがとうございました）
個人的に見届けたいので、その場に居続けることにしました。
なんとか大きなトラブルなく、無事にやり切ることができました。どっと疲れが...
エンディング
委員長の素晴らしいエンディングでフィナーレです。
自分はこの図がとても印象に残っています。
コミュニティを生かしたこの動きって、素晴らしいなと思いました。
そして、発表した上で共感してもらえたら...最高！！
これだから登壇は辞められないZE☆
委員長、本当にお疲れ様でした。
的確な指示と迅速な対応に何度も助けられました。
関西で "持続可能な運営体制" のきっかけをいただけたので、
この熱が冷めないように、関西エンジニアで盛り上げていきたいと思います。
まとめ
スタッフをしてみて、PHP コミュニティがまた一段と好きになりました。
そして、関西エンジニアとの人脈が一気に広がりました。
このカンファレンス後に、オンライン または オフライン を通じて色んな方とお話することができました。
ほんとにやってよかったです。また来年もスタッフ参加をしようと思います 💪
おまけ
同じえんさがそっ♪メンバーの 宮城 と 和田 も登壇者として参加し、記事を書いています。
よかったら覗いてみてください！！
さらに、他メンバーも見守り隊として駆けつけてくれました！あったけぇ ♨
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