はじめに
こんにちは、シンプルフォームでインフラエンジニアをやっている入江 純 (@jirtosterone) です。
この度、9/27, 28 に開催された PyCon JP 2024 に Gold スポンサー として協賛 & ブース出展してきました 🎉🎉
本記事では出展レポートとして、ブース出展の準備〜後片付けまでの流れや、個人的な感想をざっくりとお伝えしたいと思います。あたかも全体を取りまとめたかのように書いていますが全くそんなことはなく、ごく一部の担当しかしていません。解像度が低い部分がある点はご容赦ください。
運営に撮影いただいた写真
対象読者
以下のような方々の参考になれば幸いです。
- PyCon に限らずテックカンファレンスでブース出展を考えている方
- カンファレンス参加者でスポンサーブースがどう運営されているか裏側を知りたい方
- カンファレンスの雰囲気がどんなものか知りたい方
ブース出展の流れ
3 ヶ月前〜前日
開催約 3 ヶ月前 にキックオフを実施しました。
参加者や約 10 名で主に以下のような役割分担と、5 月に出展した RubyKaigi 2024 [1] に出展した時の反省点の振り返りなどを行いました。
役割分担 (チーム分け)
- 全体取りまとめ ... 各チームの進捗確認、運営とのやり取り等
- 広報 ... 開催前の宣伝、出展後イベントへの誘導等
- デザイン ... ブース、ノベルティ等のデザイン全般
- ブース企画・アンケート ... ブースで何をやるかを検討、来場者アンケートの項目を検討等
- スケジュール・シフト・準備物まとめ ... そのままです ← 主にここを担当しました
- 出展後のイベント企画 ... カンファレンスで知り合った方々との交流会、採用への導線確保 [2] etc.
広報
シンプルフォームでただ一人の広報担当 M 氏が主導されました！
PyCon 用の LP を立ち上げ、X や Facebook などでカンファレンス出展を案内し、関係者がシェアして広げます。
また、本記事のようなレポートを発行させるために レポート上げるまで帰れま 10 も企画してくれて、今まさに圧を掛けられています (笑) 優秀な広報で頭が上がりません 🤣
デザイン
シンプルフォーム自慢の尖りまくったデザインチームにて担当いただきました！
白黒を基調としたブースデザインは、RubyKaigi 2024 でも使用したテーブルクロスとタペストリーをはじめ、今回新注した箱 3 つが存在感を発揮。一部のスポンサーの方も見に来られ、かなり好評でした。
開催前日のブースの様子 - タベストリーをよーく見ると文字が浮かんでくる...
中でも好評だったのが、普段の名刺とは別に作成した PyCon 専用名刺カード です！Python のコードでメンバー紹介をしており、裏の QR コードで PyCon の LP に飛ぶという仕様、渡した方ほぼ全員に「何これ、カッコいいっすね！！」と言っていただけました。また、このカードを起点に自然と名刺交換もできて、交流の幅も拡がりました。
なお、カードはデザインチーム発案、エンジニア監修の元作成されました。
PyCon 専用名刺カード
後述のブース企画景品である SimpleForm T シャツ も沢山の方にお褒めいただきました！
SimpleForm T シャツ - 薄っすらと同じ色でロゴが刻まれている
ブース企画
会社のコンセプトに沿うようシンプルで、かつどんな業務をやってるかが伝わるものにしたい！というコンセプトで案出しが始まりました。結果的には GeoGuesser のような 場所当てクイズ になったのですが、そこに至るまでは色々な案が出ました (詳細は割愛しますが、実際に業務でこのような事をしているチームがあります)。
- PyCon なので単純に Python のクイズ
- マネーロンダリングの抑止に貢献していることを知ってもらうためのクイズ
- 複数の法人間の繋がりを炙り出すような機能を実装しているため、法人の関連性を導くクイズ
- 複数の法人の情報から怪しそうな法人を当てるクイズ etc.
スケジュール・シフト
愚直かつ地味な仕事ですが、必要なやつです。主に以下をやりました。タイムスケジュールが発表されてからじゃないと具体的に詰められないので、割と直前の作業になります。
- PyCon 全体のスケジュールを元に前日〜当日のスケジュールを決める
- 各自が聞きたいセッションをヒアリングしてシフトを組む
- Lunch Break や Coffee Break に人を多く割り当てる ようシフトを組む
- スケジュールに 飲み会をしたい意思 を組み込む (あくまで個人の趣向によるものです)
出展前日
持ち物チェック
予め作成しておいた持ち物リストに従って準備を行い、レンタカーに詰め込みます。大物が少なかったのでミニバン (VOXY) 一つで、最後部の座席を跳ね上げれば余裕で運搬できました。
ご参考までに、準備しておいて良かったものの一例を挙げておきます。
- アイロン ... テーブルクロスのしわ取りのため
- NFC タグ ... 自分の X アカウントを登録しておくことで SNS 交換が容易に
搬入・設営
今回、全体取りまとめをしてくれた N 氏のドライブテクで狭い道も難なく乗り越え、傷一つ付けずに会場まで運ぶことができました (当たり前？)。搬出も考えて駐車場に置きっぱも検討しましたが、レンタカー代が高かったので止むなく断念。
準備の様子
その後、オフィス近くでレンタカー返却 & 少人数での前夜祭です 🍺
出展当日
ブースの様子
PyCon は 金・土 2 日間の開催でしたが、1 日目が圧倒的に人が多かったです。1 日目のセッションを聴く方が多かったのか、1 日目夜のパーティーが人気だったのか、2 日目は二日酔いの方が多かったのか、ただ金曜日だったからなのか要因は不明です。
シフトは組んだものの、当日は割と各自の善意と自由で対応していたため、あくまで目安でした。結果的に寝坊・遅刻もカバーできて結果的には良かったのかなと 😅
ジョブボード
勢いのあるベンチャーも多く、ジョブボードは賑わっていました！
ジョブボードの様子 - 権利関係に配慮して他社さんにはモザイクしてます
ブース企画が大人気！？
ブース企画である 場所当てクイズ が好評で、噂を聞きつけて挑戦してくれる方もいらっしゃったほどです！本当にありがたいことでした！！
簡単に内容に触れておくと、先ずとある場所の写真を印刷してラミネート加工したものを用意します。それを見せて、ご自身のスマホにてありとあらゆる手段を使って検索してもらい、その場所を特定するという大変シンプルなものです。難易度が 3 段階あって、正解者には T シャツをプレゼント！
人にもよりますが、解くにはそれなりの時間が掛かるため、はじめはスルーされることも多く「これはまずいのでは...」と正直焦っていました。しかし、徐々に挑戦してくれる方が増え、また口コミにより企画が伝わって、中にはお知り合いを連れてきてくれて無双される方々もいらっしゃいました (笑)
さらには、写真が日本国内のものだったにも関わらず、海外の方で翻訳アプリや画像検索を駆使して問題を解かれる方まで現れました！まさに驚愕！
おかげさまで、正解者に配布する T シャツ 70 枚が全捌けするどころか最終的には足りなくなってしまいました 💦 配布できなかった方には大変申し訳なかったのですが、企画としては大成功だったんじゃないかと思います。
この場を借りて、参加いただいた方には深く御礼申し上げます 🙇
賑わうブース
パーティー 🎉
1 日目の終わりにはパーティーが開催され、大変賑わっていました！地ビールも提供され、幸せな時を過ごしつつも、そんな中ブースに遊びに来てくれた方もいて大変盛り上がりました。
パーティー！ - モザイク多めで分かりにくい点はご容赦ください
後片付け
濃厚な 2 日間の後の後片付けはあっけないもので... というか、2 日目の終わり際にシンプルフォームのエンジニアである 犬束さんが登壇 していたので、それを見ていたうちに他の方にてやっていただきました。...すみません (笑)
そして、打ち上げへ... 🍻
個人的な感想
これまでもカンファレンスは何度か参加・登壇したことがありますが、今までで最も充実していました。ブースに来場いただいた方がクイズを楽しんでいただいた事で企画の手応えを感じたり、パーティー等を通じて多くの方と業務・技術・お悩みをリアルに情報交換できたりと、とにかく交流しまくれたのが何より良かったと感じています。会社の知名度にも少しは貢献できたんじゃないかと... (笑)
もちろん、Python のカンファレンスですので、セッションを通じて普段の業務に活かせそうな学びもありました。個人的に @mski_iksm さんの MLOps の「あるある」な課題の解決と、そのためのライブラリ gokart がパイプラインやテンプレートを駆使されていて、色々な応用ができそうだなと感じました。
おわりに
PyCon を通じて交流させていただいた皆様方、貴重な出会いに感謝しています。本当にありがとうございました！そして、これからもよろしくお願いします！！
交流によりいただいたグッズのごくごく一部 - シール類は子供に寄贈
来年は私の地元である広島での開催ということで、今から楽しみです ⛩️
2024/11/17(日)に シンプルな生成 AI ハッカソン を開催します！皆様のご応募をお待ちしております。
リアルタイム法人調査システム「SimpleCheck」を開発・運営するシンプルフォーム株式会社の開発チームのメンバーが、日々の開発で得た知見や試してみた技術などについて発信していきます。 Publication 運用への移行前の記事は zenn.dev/simpleform からご覧ください。
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