属人化させない組織づくり

作業がブラックボックス化してしまい、だれが何をやっているのか分からない、いわゆる属人化とどのように向き合っていけばよいのか、という視点で考えていきたいと思います。

なにが問題なのか？

• 業務効率の低下
  休暇などで担当者不在の場合、業務が進められず問題の解決もできません。
  なんとか他の人員で対応したとしても、ノウハウが溜まっていないので作業効率が悪く、対応に時間がかかります。
• ミスや不正が外部からわかりにくい
  特定の担当者しか分からないので、ミス等があっても個人のレベルで隠せてしまうことが多いです。
• 組織の成長を妨げる
  特定の人間に依存しているので、退職や異動などでその人間がいなくなった場合、それまでと同様に業務をすることが難しくなります。

どのような解決策があるか

業務の標準化

だれが何をやっているのかマニュアル化する

マニュアル化することを業務に組み込む

• 忙しい、時間がないという理由で、マニュアル化しないことを許容しない雰囲気にする（タスク管理でその時間を確保してしまう
• マニュアル化作業を評価に反映させる

内容を深く把握していない人間がマニュアルを作成する

詳しい人間が作成すると、手順が簡素化されて漏れが多くなる（知らない人が１から作業するのが難しい資料になる可能性がある

スキルマップを作成する

• だれがどんなスキル持っているのか可視化する
• 分からないことをだれに聞ければ良いのか明確になる → ブラックボックスが薄くなる
• 成長を促したいメンバーのフォロー役を誰にお願いすればよいか、分かりやすい