前置き
ポート株式会社でフロントエンドエンジニアをしているフジタです。普段は就活会議のサービスを担当しています。
この記事では、私が所属している就活会議チームの１ユニット(以下コンテンツユニット)で実施した振り返り会の取り組みについて紹介します。
この記事を通じて「FigJamで振り返り会を行うとこんな感じになるんだな〜」という雰囲気を感じていただき、少しでも参考になれば嬉しいです！
振り返りを始めた経緯
コンテンツユニットでは2024年夏頃から、PdM（プロダクトマネージャー）がプロダクトマネジメントや事業により集中できるよう、細かな開発業務やマネジメントを自分たちで担える体制を目指し、さまざまな取り組みを進めてきました。
その目標を達成するために、日々の業務で発生する課題や良かったことなどを共有し、目標達成に向けた効果的なアクションを実行するため、定期的に振り返り会を開催することにしました。
振り返りの進め方
フレームワークはKPTをベースに、ツールはFigJamを使用して行なっています。
FigJamを使用している理由は、リモートワークのメンバーも多く、基本的にオンラインで行っているためです。
アジェンダ
現在は以下のような流れで進めています。
- Good&KeepとProblemの記載
- 前回のTryの確認
- Good&Keepの読み合わせ
- Problemの読み合わせ
- 深掘りして話したい付箋について話す
- 優先的にTryすることを決める
議論する時間を増やすために事前に記入をしてもらう形にして、記入時間を設けないようにしたりと、回を重ねるごとに色々と改善を行いましたが最終的には上記のような形に落ち着きました。
フォーマット
FigJam上では以下のようなフォーマットにしています。FigJamにはセクション機能があり、セクション機能で関連オブジェクトをグループ化することでボードを管理しやすくしています。
参加メンバー
エンジニア...7名
デザイナー...1名
企画職...1名
EM(エンジニアリングマネージャー)...2名(任意参加)
振り返り会を開催してみて良かったこと
チームメンバーの近況や仕事内容を定期的に認識できる
普段の業務の中では、それぞれが異なるプロジェクトやタスクに取り組んでいるため、他のメンバーがどんな仕事をしているのか意外と把握するのが難しいです。
そんな中、振り返り会はチームメンバーの現在行っている仕事をお互いに把握する場にもなっています。
雑談をする機会になっている
今回の振り返り会は、課題や良かったことなどを共有し目標達成に向けて効果的なアクションを実行していくためにスタートしましたが、メンバー同士が雑談をする機会にもなっています。
特に在宅勤務が中心の環境では、気軽に雑談をする時間が減ってしまいがちで、「雑談をもっとしたい」「最近は雑談が足りないかも」といった声がメンバーから上がっていました。振り返り会では、自然と雑談が生まれることで、リモート環境でも各々がつながりを感じられる貴重な場となっています。
役割分担をして良い感じになった
振り返り会の当初は、私が1人でファシリテーターや取りまとめを務めていましたが、途中からチームにジョインした新卒メンバーと2人体制で進めるようになりました🎉
これにより、ファシリテーターに加えてタイムキーパーや議事録をとるといった役割を分担できるようになり、振り返り会の進行がよりスムーズになりました。それぞれの役割に集中できることで、議論が滞ることなく進み、内容の質も向上したと感じています。
スタンプでのリアクションが楽しい
FigJamにはスタンプ機能があり、振り返りを進行している最中にスタンプでリアクションしたりしています。オンラインでのミーティングは感情が伝わりづらかったり会話がぶつかったりしてしまうことがありますが、スタンプ機能を活用することで聞いているメンバーがどのように感じているのかわかってそういう部分が解消されています。
それと単純に楽しいです😃
途中から弊社デザイナーが制作したエン鳥のスタンプも使用するようになりました！
エン鳥は就活会議のマスコットキャラクターです🐥
実際に使用したFigJamボード
初回
16回目
1〜15回
終わりに
振り返り会を4ヶ月間、計16回実施してみて、チーム内のコミュニケーションが深まり、新しくジョインしたメンバーが早くチームに馴染むきっかけになったとも感じています。また、メンバー同士が近況や取り組みを把握できるようになり、チームメンバー同士の連携もうまく回るようになりました🎉
一方で、他の週と比べて付箋が少ない週があったり、1つの付箋を深掘りしすぎて時間が足りなくなることもあり、改善の余地があると感じています。
これからもコンテンツユニットでは振り返り会を続けながら、振り返りのサイクルをよりスムーズに回せるよう工夫していきたいと思います。
この記事を通じて、FigJamを使った振り返り会の雰囲気を感じていただけたら嬉しいです！
おまけ
整理した後の振り返り会で早速フィードバックをもらえて嬉しかったです🙌
ポート株式会社は、「社会的負債を、次世代の可能性に。」をパーパスに掲げ、人材領域およびエネルギー領域を主力事業とした事業を展開しています。人材領域では、「キャリアパーク！」「就活会議」「みん就」などのサービスを提供しています。
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