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#40　GoogleFormの回答が条件に当てはまる場合にメールで通知を送りたい

2024/09/04に公開

 はじめにGoogleFormからの回答をリアルタイムで確認するため、回答の内容をメールで送信する機能を作成してみました。

GoogleFormで「新しい回答についてのメール通知を受け取る」設定を行うことができますが、今回は条件付きでメールを送信するためGASを用いて処理を行います。

 手順
 1.GoogleFormを作成する目的に合わせGoogleFormを作成してください。
※GoogleFormから「新しい回答についてのメール通知を受け取る」設定を行う方法はこちらをご確認ください。

（条件を設けずにメール通知を受け取りたい場合は上記リンクの方法で設定できます。）

 今回使用するフォームとメールを送信する条件今回はテンプレートの「イベント出欠確認」フォームを使用します。

設定されている質問は以下の4つです。
①参加されますか？（ラジオボタン）
⇒はい、参加します
⇒いいえ、参加できません

②参加者の名前をご記入ください。（テキスト）

③このイベントのことを、どのようにしてお知りになりましたか。（ラジオボタン）
⇒ウェブサイト
⇒友人
⇒ニュースレター
⇒広告

④コメントまたはご質問（テキスト）
今回は①で「はい、参加します」を選択し回答した場合のみ、メールを送信するようにします。

 2.Google Apps Script を開く作成したフォーム画面最上部にある「その他」を開き「スクリプト エディタ」を押下します。

Google Apps Scriptの画面に遷移します。

 3.「appsscript.json」の修正を行う画面左のメニューから「プロジェクトの設定」を押下します。

プロジェクトの設定＞全般設定の中に

"「appsscript.json」マニフェスト ファイルをエディタで表示する"

というチェックボックスがあるのでチェックします。
左のメニューから「エディタ」画面へ戻ると、「ファイル」に「appsscript.json」が表示されるようになります。
メールの送信に必要なアクセス権限をリクエストするため、「oauthScopes」を追記します。
  "oauthScopes": [
    "https://www.googleapis.com/auth/script.send_mail"
  ]
アクセス権限が足りていない場合、スクリプト実行時に以下のようにエラーが発生します。
Exception: You do not have permission to call DocumentApp.create. Required permissions: https://www.googleapis.com/auth/script.send_mail
設定を追記しただけでは権限は付与されず、後述のトリガーの設定時に権限の付与を許可する必要があります。

参考：https://developers.google.com/apps-script/concepts/scopes?hl=ja

参考：https://zenn.dev/atomic/articles/831195249869ff

 4.「コード.gs」ファイル修正エディタに以下のコードを入力してください。
function onFormSubmit(e) {
  // フォームの回答を取得する
  var formResponses = e.response.getItemResponses();
  
  // ①参加されますか？の回答
  // 1番目の質問なので配列の[0]に値が入る
  let participation = formResponses[0].getResponse();

  // 条件を満たすかチェック
  if (participation == 'はい、参加します') {
    // 条件が満たされた場合、メールを送信する
    sendEmail(formResponses);
  }else{
  // 条件が満たされない場合、ログを出力する
    Logger.log('回答がメール通知の条件を満たしていません。', e.response.getItemResponses());
  }
}

function sendEmail(formResponses) {
  // 送信先のメールアドレス
  var emailAddress = 'メールアドレス';
  
  // メールの件名
  var subject = 'GoogleFormへの回答がありました';
  // メールの本文
  var message = '回答内容\n' + formResponses.join('\n');
  
  // メールを送信する
  MailApp.sendEmail(emailAddress, subject, message);
}

コードを入力したら保存してください。

「Ctrl+S」かエディタ上部の「プロジェクトを保存」ボタン押下で保存できます。

 5.トリガーの設定フォームが送信されたとき、スクリプトが実行されるようにトリガーを設定します。
画面左のメニューから「トリガー」を押下しトリガー画面を開きます。

トリガー画面右下の「+ トリガーを追加」ボタンを押下し、以下のように設定してください。
実行する関数：onFormSubmit
実行するデプロイ：Head
イベントのソース：フォームから
イベントの種類：フォーム送信時
エラー通知設定：お好みで
保存を押下すると、アクセス権限を求めるポップアップが表示されます。
先に進み「Allow」押下でメール送信のアクセス権限が付与されます。

これでトリガーの設定は完了です。

 6.実際にフォームを送信してみる作成したフォームで回答を送信してみます。

スクリプトが動いているかどうかは、画面左のメニューの「実行数」から確認できます。

ステータスが「完了」と表示されていたらスクリプトの実行は成功です。

フォームの回答が条件に合わない場合、「実行数」画面のログに「回答がメール通知の条件を満たしていません。」と表示されます。
フォームの回答が通知の条件に当てはまる場合、指定したメールアドレスにメールが送信されます。

 最後にGoogleFormの回答を条件にメールを送る方法を紹介しました。

今回は参加か不参加かのシンプルな条件でメールを送信しましたが、条件を増やすことでより便利に使うことができそうです。

ご覧いただきありがとうございました。