[ポエム]会議で話や説明をする時に意識していること

書いた理由

後輩に聞かれたので、話した内容と思っていることを記載し同じことを聞かれた場合に本記事を読んでもらうようにするため（DRY原則）

結論

会議の成功は事前準備が99%。
準備をやり切ったと言える状態までなっていれば緊張せずに話せるでしょう。

実際意識していること

結論に書いた通り事前準備ではあるが具体的に箇条書きすると

• 会議のゴールを決める
• 資料の準備
• 参加者の情報収集
• 想定される質問や指摘を考える
• リハーサルする

会議のゴールを決める

ゴールがないとそもそも何を話すか、ゴールを達成するために誰を呼ぶか、ゴールを達成するために何を用意するかなどが定まらないため。
ゴールが明確になれば何を話せばいいのか事前に何を用意すれば良いのかなど事前準備をしっかりできるでしょう。

資料の準備

例えば技術調査の報告だったら調べたサービスなり、ライブラリなりを表形式にまとめてメリット、デメリット、費用などを比較できるようにする。
その上で自分の提案を交えて話せるようにする。
相手に選ばせる場面もあるがゴールを達成するためには自分の意思もお気持ちだけではなく論拠も示して話せるようにしましょう。
またきるだけ数値で話せると相手の頭に具体的に伝わるはず。抽象的な表現だといまいちピンとこないと報告を受ける側としても思います。

参加者の情報収集

例えば技術がわからないユーザーとの会議なのか技術者同士の会議なのか参加者に合わせて話せるようになると、
相手が求めているものを伝えやすくなったり、自分の話が相手に伝わりなりやすくなるでしょう。
細かい技術がわからないユーザーに技術用語を多用しても伝わりません。例えや言い換えなど相手がイメージできるように話せるよう意識しましょう。
逆に技術者同士だったらレベルによりますが技術用語で会話した方が話が早い場合もあります。

想定される質問や指摘を考える

何か質問されて頭が真っ白になる人は質問や指摘に対する準備が足りてないと思います。
こうきたらこう返すといった準備も事前にできると良いと思います。
ただこれをやり過ぎると想定した質問以外が来たときにフリーズする可能性もあるので、杓子定規的にならないようにしましょう。
場合によっては誘導尋問的にわざとそこを質問させるなどのテクニックもあるようですが用法容量を守りましょう。
ゴールを達成するためを軸に考えることで応用が効くようにそのうちなるでしょう。

リハーサルする

上記をやってまだ不安であるならリハーサルをするのも良いでしょう。
プレゼンテーションなら録画したり、他の人に聞いてもらってフィードバックもらうのも良いでしょう。

最後に

いつもスラスラ話している上司やリーダーも最初からそうであったことはほぼなく同じ道を辿っていると思います。
また、自分が話や説明しない立場であっても相手がどのように話しているかや質問や指摘に切り返しているか観察するだけでも己の経験になるでしょう。