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現場事例#004 社員マスタの準備#1
あらまし
作業日報のシステム化を作るにあたり、社員マスタを用意する必要が出てきました。
ただ、社員マスタは総務が管理しているため、情シスで重複して管理するのは手間です。
社員の入社が決まった際に、総務が入力している業務を確認して見ました。
業務イメージ
課題
- 総務内だけで、「勤怠・給与・経理」と3つのシステムへ登録作業がある
- 総務から手間をかけずに、社員情報を取得したい
対策
失敗談のオチが付きますのでマネしないようお気を付けください
人事システムの導入資料などから、DBへの接続情報を確認し、読み取り専用でデータを抽出[1]。
この結果を、情シス専用データベースへ書き込み、晴れて社員マスタを構築しました。
新入社員や退職者が反映されるように、毎日夜間に更新するようSQL ServerのDTS(データ変換サービス)でバッチプログラムを作成。
その後発生したトラブル
ある日、突然社員がログインできなくなるといったトラブルが発生。調査を進めると
直近一か月以内に入社した社員がログインできない模様。
総務担当者によると、基準日を事情により一か月前に戻したとの事。データベースから
抽出した情報を見ると確かに基準日には一か月前の日付が設定されていました。
対応時のポイント
今日が4/30だったとして、何かの都合で1か月前の3/31時点の社員の年齢や経歴を
確認したいケースがあります。その際、人事システム上で3/31に基準日変更という処理を
行うことがあります。この処理を行うと、3/31時点の情報に内部のデータベースが書き換えられます。[2]
安易にシステム間連携を行うと、総務の基準日変更によって社員マスタが巻き戻ってしまう
といったトラブルが発生しますので注意してください。
もう一度同じことをするなら
総務から人事システムのエクスポート機能を使って、手作業でCSVデータとして
提供してもらえるよう依頼します。その後に、手作業の負担を軽減する方法を検討します。
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