SharePoint Online でダウンロードを禁止する方法まとめ

この記事は 2020/08/19 にはてなブログへ投稿した記事の転載です。

2021/05/18 追記: PowerShell または秘密度ラベルを使ってサイトコレクション単位での設定ができます。詳しくはこちらの記事を参照してください。

はじめに

SharePoint Online を使っていると ダウンロードを禁止したい という要望をよく聞きます。本質的には、システムで制限するよりも、そうさせない組織づくりをするほうが大事です。ただどうしても実現したいことはあるため、いくつかの方法を検討してみます。

Azure AD の条件付きアクセスで制御する

SharePoint 管理センターから条件付きアクセスポリシーを有効にすることで、テナント全体に対してダウンロードを禁止できます。この方法は Microsoft 365 または単体での EMS の契約がある場合に限ります。

実際にダウンロードを試すと、以下のようにブロックされます。

注意点として、テナント全体に適用されるため、サイトコレクションを指定しての禁止はできません。本来は、社内アクセスの場合のみにダウンロードを許可する、といった使い方をするものなので、サイトやライブラリを指定して禁止したい場合は他の方法を検討する必要があります。なお、画像ファイルは右クリックからの 名前を付けて保存 は防止できないようです。

RMS を有効にする

これはダウンロードを禁止する仕組みではありませんが、ドキュメントライブラリに対して RMS を有効にすることで、万が一ファイルが流出しても情報の漏洩を防ぐことができます。対象となるファイルが Office ファイルと PDF ファイルに限られるのが難点ですが、本来の目的を達成する意味では最適な方法です。

ちなみに、対象外のファイルをアップロードできないようにも構成できます。

アクセス許可レベルのアイテムを開くを除外する

アクセス許可レベルから アイテムを開く 権限を除外することで、ファイルをダウンロードできなくなります。

ただし、Office ファイルを PDF としてエクスポートできたり、印刷ができたりするため、完全な防止にはなりません。画像ファイルも条件付きアクセスと同様に保存できてしまいます。

おわりに

まとめると以下の通りです。

方法	ライセンス	範囲	セキュリティ
条件付きアクセス	必要	テナント	強い
RMS	不要	ライブラリ	強い
アクセス許可レベル	不要	サイトまたはライブラリ	弱い

結論としては ダウンロードは禁止できないが、RMS で本来の目的は達成できるので RMS を利用しましょう です。実はどの場合でも困るのが画像と動画です。突き詰めると際限がないので、どこまでなら許容できるか をしっかり考えておくことをおすすめします。