初マネジメントで気づいたこと
現場で初マネジメントを行いました。
その時の気づきを備忘録としてまとめておきたいと思います。
もちろんマネジメント関連の書籍も読みましたし、そちらの方が素晴らしい内容でもあります。
しかし、自分で気付いたことも最も大きな学びの一つになると思っています。
ですので、マインド系、環境系と大まかに2つの観点に分けて自分なりにまとめました。
いつかこの時期を振り返るときは、もっとうまくマネジメントをこなせるようになれていたらと思います。。！
マインド系 ❤️🔥
意気込みなどに関しての気づきをまとめました。
逃げたくなったら 🧨
自分の責任や立場から逃げないこと。
上位のリーダーとメンバーの板挟み、山積みのタスク、増加し続ける稼働時間。。
などなど、逃げたくなるような場面はいくらでもやってきます。
でも逃げるともっとキツくなります。
落ち着いて一つ一つ取り掛かるしかありません。
そもそもですが、その感情が来るということは炎上の兆しが見えています。
早めに状況を整理して上位リーダーやメンバーに相談しましょう。
放任のバランス ☁️
チームメンバーにタスクを与えることがありました。
私は自分の仕事のしやすさを優先してしまい、事細かにタスク内容を伝えてしまいました。
自分の思い通りに進めた方がやりやすいからです。
でも、それでメンバーは成長するのでしょうか？
プロジェクトに対するメンバーの気づきを奪っていないでしょうか？
機会損失に繋がってしまいそうです。
メンバーの成長にも。
プロジェクトに対する多角的な視点にも。
もちろん方向付けという意味では、完全に放任するのは良くありません。
しかし、100%方向づけるのも良くないと思います。
意図をうまく伝える 💬
何かを説明することは、とても難しいですね。。
チャットなどのテキストベースのコミュニケーションが増えればなおさら難しいです。
コミュニケーションには以下のような段階があります。
（すみません、出典を忘れました。）
- 自分の思考→自分の言葉
- 自分の言葉→相手の受容
- 相手の受容→相手の理解
ここからわかることは、伝えたい情報が失われる段階が複数あるということです。
齟齬があるおかげで手戻りが増えてしまい、何回も同じことをやる羽目になる場面も多いです。
コミュニケーションエラーを積極的に減らしていきたいですね。。
最悪の事態を想定する 🤮
タスクの洗い出しをしていた時の気づきです。
ほとんどの場合、「プロジェクトの達成には何が必要か？」という視点からタスクの洗い出しを行うかと思います。
しかし、私はあえて「なぜプロジェクトが失敗したか」という最悪の事態が起きた場合の視点を付け加えてみました。
この考え方を行うと、「やらなければならないタスク」の裏に隠された「必要最低限のタスク」が浮かび上がってくるのでなかなか有意義でした。
「必要最低限のタスク」は当たり前のことと思われがちなので、案外表には出てこないのかもしれません。
あと、必然的にやる気が出ます！！
必要な厳しさ 😈
メンバーの稼働時間の管理も必要です。
残業を抑えるために早目に帰ることを促す場面もあるでしょう。
もちろんプロジェクトが順調に進んでいるなら問題はないと思います。
むしろ奨励されるべきです。
しかし、期日が近づいていたり、問題が肥大しそうな場合ならどうでしょう？
こういったときは早く帰ってとは言いづらいです。
逆に残業時間を気にして早めに帰らせることで、後ほど本人が辛い目に遭う場合もあります。
突発的に5時間分の残業を強いるより、1時間の残業を2,3日お願いする方がマシだと思います。
早目に対応する分、トータルの残業時間も減ると思います。
「突発的な残業5時間 ≠ 1時間の残業5日分」
本来ならこういった場面を生み出さないことが一番ですが。。
少しでも違和感を察知したら、すぐにメンバーへ頭出しを行いたいですね。
環境系 🧭
プロジェクトを進めやすくするための気づきをまとめました。
振り返りができるようにする ⏲️
忙しなく過ぎていく業務の中で、「あの件どうなっていたっけ。。？」となることはざらにあります。
些細なタスクであれば、それ自体忘れ去られてしまうことも珍しくありません。。
WBSなど、現場によって進捗管理はされているでしょうが、自分のまとめを作っておくとすごく楽です。
タスクごとに誰ボールなのか明記したり、個人的な所感を書き足したり。。
自由にカスタマイズできるので楽です。
そういったまとめがあると、プロジェクトが終わった時の振り返りがとてもしやすいです。
その分析から次回に繋げることもできます。
どういった成長ができたかも確認できます。
メモをこまめに取り、自分なりのまとめに昇華させていきたいですね。
人の関係性を把握する 🧑🤝🧑
プロジェクトの規模に応じて、複数の会社やチームが参画しています。
大きなプロジェクトであればあるほどそれらの関係性は複雑になります。
だからこそ、人の関係性を把握しましょう。
チームごとの取りまとめ役は誰なのか？
最終的な承認者は誰なのか？
お客様の窓口は誰なのか？
タスクの起こりやクロージングを考えていく時に、名前と役割が一致していれば動きやすいです。
スピード優先！ 🌪️
質を上げるか。
スピードを上げるか。
プロジェクトにおいては迷う部分だと思います。
どちらも大切で、どちらも捨てがたいですね。
私は、まだ明確な答えは持てていませんが、プロジェクトにおいては「スピード」を優先した方が良いと思っています。
スピードを優先することで時間を確保できるからです。
空いた時間（バッファ）で、タスクを精緻化したり、確認を行えたりできます。
質に関して言えば、いくらでも完成度を上げることが可能です。
また、100%近くのものじゃなければ業務が回らないかといえばそうではないでしょう。
完成度が高いに越したことはありませんが、80%ほどの完成度でも業務は充分に回ると思います。
ですので、期日というリミットがある中で、私は完成度を高め続けるよりもスピードを優先する方が大事だと考えています。
（この辺りに関しては将来的にまた違う考えが出てくるかもしれません。）
ゴールは見えているか？ 🥅
日々のタスクをこなしていく中で、ふと、「ゴールは明確になっているのか？」と疑問が湧く時があります。
目の前のタスクに集中するあまりに、タスクの先が見えず、どこに通じているのかがわからなくなる瞬間です。
常に大局的な視点をもち、「何のためにやっているのか」説明できる状態にしておきたいものです。
また、チーム内でそのゴールが共有されているのかにも気を配りたいですね。
定期的な棚卸しが必要だと感じます。
タイムマネジメントに気を配る ⏰
プロジェクトの中で、必ず会議に参加する場面があると思います。
その際、議題に沿った内容を伝えられているかなどに気をつけるのはもちろんですが、限られた時間内できちんと終わらせるといったことにも意識を向けたいですね。
忙しいメンバーやお客様に対して、時間を無駄に消費させてしまってはいけません。。
時間をかければ丁寧に伝えられますが、限られた時間で伝えるべきことを伝えきることも大事なことだと思います。
さいごに 🪶
読んでいただきありがとうございました。
大まかにカテゴリー分けしてみましたが、それぞれのカテゴリーは独立したものではなく、繋がっているものだと感じています。
それぞれが満遍なく発揮されることで、初めて気持ちよくプロジェクトを進められるのだと思います。
私個人のマネジメント経験としては1年にも満たない期間でしたが、多くの気づきを得ることができました。
やはり書籍で学ぶだけではなく、実際に経験することが大事ですね。
このタイミングで再び書籍を読み、自分のマネジメントの答え合わせをしたい気分です。
学んだり経験したりしてもうまくいかないことの方が多いですが、これからも研鑽を積んでいきたいと思います！
※この記事は、適宜更新していきたいと思います。
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