はじめに
Google Workspace Studio (以下、Workspace Studio) は Google Workspace で使える、Gemini が搭載されたワークフローを自動化するサービスです。基本的なコンセプトやユースケースのイメージについては下記のブログを書きましたのでご覧ください。
Workstace Studio では「Gmail に添付ファイル付きのメールが届いたとき」というトリガーが使えます。これを使って メールに添付された質問表を Google Drive にコピーするというフローを作成してみたいと思います。
メールに添付された質問表を Google Drive にコピーする
まずは Flow 全体を見てみましょう。添付ファイル付きメールをトリガーに、Google Drive にコピーして Google Chat に通知するような流れにしています。
Step 1: メールのトリガー
Starter (トリガー) は [When I get an email (メールを受信したとき)] を設定します。トリガーとするメールの条件が設定できます。
特定のお客様とのやり取りを質問表のファイル (Excel など) で行っているケースに適用する場合、メールの条件は [From (送信元)] をその顧客に設定します。
Step 2: 添付ファイルのフィルター
Step 2 は [Filter a list of email attachments] を設定します。Step 1 のメール送信元のフィルターに加え、添付ファイルの種類やファイル名などのフィルターを設定することができます。
ここでは「質問が Excel ファイルで管理されている場合」を想定し「[File type] が [MS Office Files] である」かつ「[File name] に [質問表] が含まれている」というフィルター条件を設定しています。
Step 3: Google Drive へのコピー
Step 3 は [Add email attachments to Drive] を設定します。添付ファイルを Google Drive にコピーするステップです。Step 2 でフィルタリングした添付ファイルは [Gmail attachments] に指定することでコピー元となり、[Location in Drive] はコピー先となります。
[Location in Drive] は [マイドライブ] を指定していますが、共有ドライブやドライブ内のフォルダを指定することもできます。
Step 4: Google Chat への通知
最後に Step 4 は [Notify me in Chat] を設定します。質問表が届いたことに気づきやすくするよう Google Chat への通知を行います。
メッセージの本文には Step 3 でコピーしたファイルのリンクを埋め込むことにより、Google Chat に届いたメッセージから直接ファイルを開くことができるようにしています。
最後に [Turn on] をクリックして完了です。
動かしてみる
それでは動かしてみましょう。下記のような Excel ファイルが添付されたメールを送信します。
Workspace Studio のコンソールで [My flows] の [Activity] を開き、動作を確認してみましょう。
https://flows.workspace.google.com/manage?tab=activity
フィルター条件に合致し、Google Drive へのコピーが実行されていることが確認できるはずです。
Google Chat へのメッセージも送られ、リンクから実際の Excel ファイルを参照できます。
Google Sheets には Excel ファイルを直接開く機能があるため、ブラウザから内容を確認できます。
まとめ
本記事では Workspace Studio を利用して、メールに添付された質問表を自動的に Google Drive にコピーし、Google Chat に通知するワークフローの具体的な構築手順を解説しました。
メール添付ファイルの処理のような日々の繰り返し業務は、自動化・業務効率化の大きなチャンスを秘めています。ぜひ本記事を参考に、皆様の業務フローにおける自動化の可能性を探ってみてください。
Google Workspace Studio の使い方をもっとよく理解いただくため、またユースケースを共有しあうための Google Workspace Studio アドベントカレンダー を実施しています。これから毎日、各機能の使い方や具体的なユースケースを公開していく予定ですのでお楽しみに！すでにお使いいただいている方の参加も大歓迎です！
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