Google Cloud Advent Calendar 2023 (通常版) の 12/7 の記事です。
本日は AppSheet を会社で導入してみたいけれど、どのような機能が使えるのか知りたい！というリクエストにお応えしての AppSheet の管理機能についてまるっとご紹介します！
この記事を読んで欲しい人
会社全体でのノーコードツール導入を検討中で、AppSheet でどんなことまで管理できるのかを知りたい
まずは AppSheet ってどんなもの？が知りたい人は昨年のブログをご覧ください！
AppSheet Enterprise Standard / Plus とは
AppSheet Core で利用可能な機能に加えて、大まかに言うとEnterprise Standard は外部データとの連携（例：BigQuery、Salesforce）が可能になります。また Enterprise Plusでは、Enterprise Standard で利用可能な機能に加えて、組織全体に対して細かな設定（例：指定したドメイン以外のアカウントは共有不可、利用時のサインイン必須）が行えるようになります。
ここからはAppSheet Enterprise Plus を利用することで解決できる管理面の課題を3つご紹介します。
メリット①：安心安全にツールを使わせることができる
システムを導入するにあたり、便利に使って欲しいと思う一方で、「誰がどのタイミングでどのようなアクションを起こしたか後からチェックできるようにしておきたいので、社内で作ったアプリケーションは必ずサインインを必須にしよう！」や、「特定の取引のある企業とはアプリを共有させたいが、それ以外のユーザにはアプリを共有できないようにしたい」という、組織で使うにあたり、必ず利用者に守ってほしいルールがあるかと思います。
AppSheet では、チーム内、組織内のユーザが AppSheet を利用する際のアクションについて制限をかけることができ、上記のようなコントロールを組織全体に適用することが可能です。
設定の仕方は大きく分けて2種類あります。事前に用意されているポリシーをそのまま活用することも可能ですし、様々な項目に対して自由にポリシーを設定することが可能です。
事前に用意されているポリシーを利用する場合はプルダウンから利用したいポリシーを選択し、あとは必要な値を入力するだけでポリシーを設定することが可能です。
カスタマイズしたポリシーを作成する場合には、以下の項目を利用することが可能です。
メリット②：利用状況のモニタリングができる
実際に導入した後、ユーザがどのように使っているか、また何か不具合があった際にログを追いかけられるかというポイントは気になりますよね。
AppSheet では AppSheet 管理者が社内でどのようなアプリが作られているのか、アプリの構成を確認することが可能です。
この機能を使うことで、アプリの設定を確認することができることはもちろん、事前にアプリのレビューを行い、情報漏洩のリスクは無いか、などのチェックを行うことも可能です。
また各アプリの利用状況のログを取得することも可能で、社内のセキュリティーポリシーに沿ってログを保管することも可能です。
この機能を使うことで副次的な効果も得ることができます。
せっかくツールを入れたけれど、いまいち利用状況が確認できず、本当にツールを入れた効果がでているのか？と悩まれる導入担当者のかたいらっしゃるのではないでしょうか？
モニタリング機能を使うことで組織内の誰がどのくらいアプリケーションを作っているのかを確認することができます。この情報を元に、ROIを算出したり、よく活用しているユーザや組織を見つけ出し、使い方のヒントを社内に共有してもらうことで、AppSheetの更なる活用を推進することも可能です。
メリット③：アプリの乱立を防止できる
市民開発者が増えていくと、社内の業務を自分たちの力で効率化でき、職場の環境が良くなる一方で、誰がどのように作ったかわからないツールが乱立してしまい、作成者が退職等で職場を去った後にどうやってメンテナンスすればいいのか路頭に迷ってしまう、という話をよく聞きます。
先の項目でご紹介したモニタリング機能を使うことで、任意のアプリケーションの設定値や構成を管理者が確認することが可能です。チームメンバーが過去に作ったツールが、今や業務になくてはならないツールになっているが、いざ問題が起きた時にツールを共有してもらい、コードを分析して、というステップを介さず、管理者側でアプリの内容を確認し、対応策を考えることが可能です。
また様々なユーザがアプリを作るようになると、様々な質のアプリケーションが作成されることが想像できます。例えばアプリを共有されたが、何の用途で作られたアプリかがわからず使われない、などを避けるために、アプリを本番環境で使えるようにする前に基本的な情報が入力されているか、やアプリのメニューがわかりやすいものになっているか、などのチェックを自動的に行うことができます。
また AppSheet では作成したアプリをテンプレート化して、社内で共有することも可能です。
各部門でそれぞれ同じアプリを個別に作るのではなく、作成したアプリを共有し、それぞれの部門が必要に応じてカスタマイズすることで、本来やりたい「AppSheet を使った業務改善」にすぐに取り掛かることが可能です。
まとめ
AppSheet を導入してみたいけど、どうやって管理をしていいか想像がつかない…という方向けに管理機能をご紹介しました！
実際に AppSheet を使ったことがない！という方は昨年のブログを、アプリの基本操作はわかったけれど、自分オリジナルのアプリを作ってみたい！という方は昨日のブログをぜひチェックしてみてください！
それでは皆様素敵な AppSheet ライフを！
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