【優先順位のつけ方】残業しないシステムエンジニアの1日
0.はじめに
- 急な仕様変更やトラブル、タイトなスケジュールなど、エンジニアは仕事が多すぎて、１日のうちに処理しきれません。
- なので、残業で対処する人が多いと思いますが、それは間違いです。プライベートな時間をないがしろにしては、いい仕事ができなくなります。
- そのための最も簡単な方法は、優先順位を設定し、スケジュールを組み直すことです。
- 仕事の1日を見ながら、優先順位の基本的なつけ方や、迷ったときの判断方法について考え、スムーズに仕事を進める方法を述べます。
1.1日のスケジュールを確認し作業時間を見積もる
1日の始めに、今日のスケジュールを確認します。カレンダーを見て、あらかじめ決まっていた会議や予定を確認し、それをもとに、1日に個人のタスクに割ける時間を見積もります。
筆者はOutlookの予定表をチェックして、会議や昼食、決まったタスク（メールチェックなど）をのぞいた、個人的なタスクに割ける時間を確認します（残業はしない前提）。
たとえば、10時と15時に1時間の打ち合わせが入っているので昼食と合わせると、すでに3時間ふさがっているので、残りの作業に割り当てる時間は5時間半あります。
ただ、1日がすんなり終わることはまずあり得ません。そこで、何か横入りやトラブルを考慮して予備の時間として1時間空けておき、4時間半と見積もっておきましょう。
2.1日の作業リストを作成する
WBSや個人のタスクリストをチェックして、当日の作業をリストアップしましょう。
通常は、いくつかの作業項目がすでに予定されているはずです。頭に思い浮かんだその他の項目（歩いているときに思い付いたすばらしいアイデアなど）を追加して、リストを作ります。
筆者はRedmineにてタスクを管理しているので、そこから手元のOneNoteへ当日実施予定の作業をリストアップし作業時間を見積もります。
わざわざ手元のOneNoteへ持ってこなくてもいいのですが、その日のタスクに集中できる気がするのでやってます。
3.優先順位を設定し、スケジュールを組む
次に、簡単な優先順位方式に基づいて、各項目を分類します。筆者は以下優先順位に割り振ります。
- 期限が今日で、今すぐ終わらせる必要がある（A）
- 期限が近づいている（B）
- それ以外（C）
3.1. 優先順位がすべてAになってしまう人へ
まず、本当にそうなのか確認しましょう。だいたいの期限は余裕を持って設定されているので、依頼主に期限延期を頼めば解決できます。
あとは、自分でAだと思い込んでいるだけの場合も多いです。Aにする前に、「この作業を今日中に終わらせないとどうなるのか？」を冷静に考えてみましょう。結構、BやCになるはずです。
本当にAしかないのであれば、上司や周囲の人に相談するようにしましょう。手伝ってもらうという意味もありますが、もう個人で抱えていてはまずい状況なのできちんと報告しましょう。
そして、今後そうならないように中長期レベルでスケジュールを管理していくことです。
3.2. 処理しきれない作業
作業リストには9時間分の作業が記載されていますが、それらに取り組み時間は4時間半しかない場合、どうすればいいのでしょうか。
そのための方法をいくつか紹介します。
3.2.1.最も優先度の低い仕事を翌日に回す
CとBの一部を翌日に回します。優先順位を設定する理由は、すべてのことを一度で行えないからなので、気兼ねなく翌日に回しましょう。
3.2.2.作業を小分けにする
作業を小分けにして、きりのいいところまでやって、残った作業を翌日に回します。
3.2.3.作業を短縮する（作業の範囲を狭める）
やらなくていい作業がないか探しましょう。フタを開けてみたら、意外とやらなくていい作業があったりしますので、その分作業に対する所用時間を減らせます。
3.2.4.委任する
別の人に作業をお願いしてみましょう。特に、若手の人など、その人の成長にもなる場合は是非活用しましょう（丸投げはNG）。
3.2.5.上司にアドバイスを求める
上司に優先順位のことを相談してみましょう。前述した、いらない作業を見つけてくれたり、そもそもこれはあたなではなく他の同僚がやるべきだなど指摘してくれます。
3.2.6.会議または約束を延期する
すでに決まっていた会議や約束を延期します。大事な会議は中々難しいですが、意外と些末な確認のみの会議が多いので、延期したりメールや電話で済ませたりできます。
3.2.7.残業する
トラブルなど緊急事態以外の場合はやめましょう。そもそも1日に集中できる時間は4時間程度だと思うので、それ以上は無駄骨を折るだけ。
とにかく、「残業は絶対にしない」と誓いましょう。この制約が生産性を向上させることに繋がります。正直、残業ありきで仕事をしている人はマネジメント力や生産性が低い人が多いです。
4.仕事に取り組む
優先順位に沿って仕事に取り組みましょう。BやCが楽だからといって、取り掛かる順番を変えるのはやめましょう。とにかく、優先順位Aのものから順番に進めていくことです。
作業が完了したら、チェックをつけていきましょう。筆者はこれが気持ちよく、全部終わらせるゲーム感覚で進めています。
5.１日の仕上げをする
終業時間の30分前に、残っている作業項目を見てみます。
優先順位Aの項目に完了していないものがある場合は、その状況に対応します。その作業の完了を期待している相手に連絡を取って、代替案を説明します。あるいは、それが自分で決めたデッドラインである場合は（たいていはそうですが）、それらの作業を翌日に回します。
残っている優先順位BとCの作業も翌日に回します。
すべての作業が完了するのは稀です。ただ、当日やるべき作業に対して処理が行われたことが大切です。きちんと優先度を付け、その通りに実行し、残った作業は忘れずに翌日に回す。重要なのは作業を忘れずに処理しているということです。
すべての作業がきちんと処理されるので、達成感を感じながらにっこりとログオフできるでしょう。
6.おわりに
1日の計画を立てて、その通りに実行し、予実を振り返る。こうするとことで、毎日すっきりログオフできるだけでなく、マネジメント力や生産性向上にも繋がりますので是非やってみてください。
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