プロジェクトとは何か(GTD)
GTDでは「プロジェクト」が、一般的なその言葉とは少し違った意味で用いられている。
GTDの「原典」と呼ばれるデビッド・アレンの著書 『GETTING THINGS DONE』 に記されているプロジェクトの定義では、1年以内に達成可能で、複数の行動ステップが必要な「望んでる結果」としている。
もっとも同書には、これは大ざっぱな定義であるとも記されている。そこを注意して全文を読むと内容が重複しているなかで、行動ステップが「複数」だったり「一つ以上」と記載されていたりなかなか落ち着かない。
おそらく『はじめてのGTD』で紹介される5つのステップは、初級者編という位置付けで、実践者が行き詰まる頃にはそれより上の段階に向かうべきだと示唆しているのだろう。
そこで僕は、重版された本国版や未翻訳の新刊を参照し、最新の情報では「一つ以上の行動ステップ」になっていると結論を得た。
プロジェクトの終わりが見えない
アレンは、20世紀前半までの労働を単純明快とし、現在と比較してこうも述べている。
現在では あなたが抱えてるプロジェクトの多くには、はっきりとした「終わり」がない。
この文が一般的なビジネスパーソンを指しているのは当然として、実際GTDを実践している人たちにも、終わらないプロジェクトやプロジェクト・リストの肥大化などが起きていて、これではどうにもならない。
性急なインボックスゼロは目的を失う
「原典」は、チャプターの副題で、見極めるステップを「インボックスを空にする」と記した。これが誤解を生み、多くの読者が手段と目的を取り違えてしまった。
インボックスを空にすることを急いではいけない。
インボックスから1件、1件、気になることを取り出して次に取るべき行動を決定し整理していく。
僕のシステムは、僕に明確な意思決定や行動を求める。
大事なのは「見極める」ことと「整理する」こと。
目標を決め、望んでる結果に向かうための行動を考えて、準備をする。
準備ができたら、それぞれを適切な場所に入れよう。その場所はプロジェクト・リストかも知れない。カレンダーかも知れない。単独の「次に取るべき行動リスト」かも知れない。アレンは基本の7つのカテゴリーを示している。
それでは、プロジェクトとは何か
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プロジェクトとは1年以内に達成すると決めた、求めている結果
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実行が可能ないくつかの行動、または一連の開始と終了の期間を要する
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終了したときに、僕が「どうなっていたいか」を意識的に記述したもの
プロジェクトはアクションの寄せ集めではない
そもそもGTDのワークフローでは、インボックスにある複数のアクションを束ねてプロジェクトにすることは一般的ではない。見た目が似ていたとか、コンテキストが同じだったとか、そんな理由で並べてプロジェクトにするのは望ましくない。
インボックスから取り出した「気になること」が、段階を踏んで達成されるものだと明らかならば、それがプロジェクトになる。たとえ1アクションでもプロジェクトにしよう。
プロジェクトリストと週次レビュー
プロジェクトリストは日々、頻繁にはチェックしないけれど、少なくとも1週間に1度のレビューで更新する必要がある。
優先度、仕事の規模や緊急性などを示したり、考えたりする必要はない。
プロジェクトは明確な意思決定を僕に求める
完了させるための具体的な行動が、次に取るべき行動リストに無ければ、そのプロジェクトは終わらない。
次に取るべき行動が具体的にない場合は、プロジェクトを分解してアクションを形づくる。
新しいプロジェクトを作るときは完了・ゴールを明確にする。
終わりを決めることが難しいときは、1年、6か月、今月末などの期日を決めて、その期間にフィットしたゴールを設定する。
プロジェクトは目標を完了させるための具体的な行動を僕に求める
達成可能なプロジェクトを設定しよう。
抽象的な記載は、もっと上のレベルに移動しよう。
「次にとるべき行動」は見えているか？
それは具体的な行動なのか？
僕たちのこころは澄みきっているか？
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