分報を導入してみた

チーム内のコミュニケーションに分報を導入

こんにちは、CareNetのTamです。エンジニアメンバーとして機械学習を担当しています。
僕もそうですが、コミュニケーションって難しいですよね……
今回はチーム内で「分報」というものを導入しましたので、ブログ記事を書きました。

導入背景

エンジニアは柔軟にリモートワークができますが、気軽にコミュニケーションをとるのが大変だったりします。改まって、会議を設定してってほどではないけど、情報共有したいということもあるかと思います。特に新規参画者にとっては、最初はコミュニケーションをとったり、他の人がどんな業務を行なっているのかを把握するのが難しかったりします。

分報とは

業務の中で週報や日報というものを書く方も多いかと思いますが、「分」で書くのが分報です。
といっても１分ごとに書いていたら業務が進みませんので、頻度は気にせず気まぐれに書いていきます。

分報の内容

• 業務の進行状況
• チームメンバーで共有したい技術情報
• 困った時に手をあげる
• 今の気分、天気
• ランチで食べたもの
  こんな感じで書いています。記載する内容にルールは無いので、個人個人で好きなように書いていきます。

技術開発本部での導入

技術開発のメンバーはSlackを使って一人ひとりのチャンネルを作り、分報として使っています。
チャンネル名は「times_(名前)」というような名前にして、分報チャンネルであることがすぐにわかるようにしています。

分報の例

次に技術開発本部での分報の活用例を紹介します。

自身の開発メモ

困っていることを気軽にチーム内にオープンに

開発で詰まった時

（雑談）魚の骨が詰まった時

(雑談)SNS的な感じで自由に投稿

分報を使ったメリット

• 上司や先輩からアドバイスが貰える
  　考えていることを書いていくと他のメンバーからアドバイスがもらえることがあります。開発に詰まった時はコメントをもらえます。分かっている人が教えてくれるので、調べるよりも早いことがあります。
• 知識の共有ができる
  　調べたことを書いていると、他の人も役立つ情報であることもあります。ネットで調べたことのリンクを貼っています。技術共有のチャンネルを導入していることもあると思いますが、もっとマニアックな情報を気軽に共有できます。
• 作業状況が見えるようになる
  　どんな作業をしているのかを見える化するツールにもなります。定例会やレビューで進捗を報告することもありますが、もっと細かい粒度で状況を共有できます。投稿頻度のルールがないので、自発的に共有ができます。前日に行ったことや当日の予定を投稿することで、マネージャーにとっても管理をしやすくなります。

効率的に活用するには

• 厳しいルールを設けない
  　社内の最低限の運用ルールは必要になるかもしれませんが、基本的に何を投稿するとか、何回投稿するとかのルールは定めません。あくまでも個人が自由に発言する場を作るのです。人によって活用度合いはさまざまです。それも含めて分報は自由に使うのが良いです。
• メンバーの数だけチャンネルを作る
  　個人が自由に発言するという点でも一人１チャンネルが原則です。Slackでは部署のチャンネルがある場合がほとんどだと思いますが、どうしても技術力の差があったりと、投稿する人が限られてしまいます。投稿する心的ハードルを下げるという意味で、個人のチャンネルがあった方が良いと思います。

デメリットもある

• チャンネルが増えすぎてしまう
  　大人数のプロジェクトなどの場合にはどうしてもチャンネルが増えすぎてしまいます。場合によっては通知が鬱陶しくなってしまう人もいるかもしれません。重要な連絡が埋もれてしまっては本末転倒です。チャンネルに重要度を設けて、スターをつけておくなどの工夫もできます。
• 情報が散乱してしまう
  　チャンネルが増えすぎてしまうというのもありますが、ドキュメントを別に管理している場合、分報に書く必要があるのかなって思うかもしれません。ドキュメントほど正式に硬く書かなくて良いので、とりあえずメモ書きくらいの感じで良いと思います。あるタスクで調べたURLを貼っておく程度でも良いと思います。
  また、Slack内で必要な情報を見つけるのに検索するのも分りにくくなってしまうかもしれません。僕の場合はあとで見返すことが多いので、最初のスレッドにタスクを書いておき、返信のところに書いています。
  

やってみた感想

分報に記載する側としたら、業務内容をメモレベルで残しておけるので安心感があります。また、他の投稿した内容はメンバーが見ることができるので、ちょっとしたアドバイスももらえます。マネージャーにとっても、メンバーがどんな作業をしているのか「今」を見ることができるのではないかと思います。SNSが活発に使われる現代では社内SNS感覚で使えることも多くの企業で導入されている背景かもしません。リプライをしなくてもスタンプを活用するのも楽しいです！リモートワークが多い部署は導入してみるのはいかがでしょうか？

参考文献

https://hybridwork.cybozu.co.jp/articles/times-lp/#:~:text=こちらもおすすめ-,分報とは？,特長の1つです。