ハンズオン フォームに登録→Teamsに通知
はじめに
フォームを作ってアンケートなどを収集する際、定期的にデータを確認する必要があります。
一定の期間に限定したものであればいいのですが、長期運用のフォームだと、情報の確認忘れの心配があります。
そういったケースでは、情報が登録されたタイミングで通知がきたら便利ですよね。
今回は自動でチームに通知が届くようにする方法を紹介したいと思います。
なお、Teams内にフォームを作成していることが前提となります。
詳細については次の参考記事を確認ください。
作成方法の備忘録として記事を作りました。
手を動かしながら、実際のフォームを作成出来ると思うので、勉強会等でご活用ください。
※2023年3月現在の情報です。サービスが変更になる場合がございますのでご了承ください。
流れ
Teams内にフォームを作成していることが前提となりますが、
- TeamsからPowerAutomate作成
- フォームを接続
- チャンネルを接続
- 通知文設定
作業
フォームを作成しているチャンネル（チーム）を表示させた状態で、Teamsの左の・・・（三点リーダー） > PowerAutomate（表示しれていない場合、検索してください） > 選択
＋新しいフロー を選択
＋一から作成 を選択
MicrosoftFoams を選択
新しい応答が送信されるとき を選択
フォームIDを入力します。
ここで、重要なことが一つあります。
選択式では、Teams内で作成したフォームは出てきません。なので、実際のフォームからIDをコピペするようにします。
ここにIDを貼り付ける必要ががあります。↑
フォームを開いて、URLを確認します。
対象のフォームのURLを確認すると、「id=」といった表記の部分がありますので、そこから右側がフォームのidになります。
こちらをコピーして、上記のフォームIDに貼り付けます。
貼り付けると、いったん「カスタム値の入力」といった表示が現れるので、こちらを選択します。
再度、フォームIDを入力し、＋新しいステップ を選択します。
次の操作を選択します。検索窓にフォームと入力すると、再びMicrosoftFoamsが表示されるので選択します。
応答の詳細を取得する を選択します。
先ほど（新しい応答が送信されるとき）と同じフォームIDを入力します。
フォームIDにコピペ > 応答ID に新しい応答が送信されるとき から応答IDを選択し、＋新しいステップを選択します。
続いて、MicrosoftTeamsを選択します。
アクションは「チャットまたはチャネルでメッセージを投稿する」を選択します。
投稿者（フローボット） > 投稿先（channel） > Team（対象のチーム名を選択） > Channel（General）を選択していきます。
Messageに任意のメッセージを入力します。
例では、
勉強会参加フォームに情報が登録されました。
と入力しました。
また、応答の詳細を直接メッセージ内に表示させるには、下から「応答の詳細を取得する」から適宜パラメータを選択して追加できます。
アンケート結果のエクセルのURLをMessageに入れておくと便利だと思います。
設定は、文字を入力し、リンクのアイコンを選択 > Link Title（任意） > Link Target（URLをコピペ） Open link in mew window（チェック） > Add
保存 を選択 > ← を選択して戻ります。
以上で設定は完了です。
実際にフォームに投稿してTeamsを確認してみてください。
まとめ
今回は少し難しかったかな、と思います。
ただ、今回紹介したPowerAutomateを活用することで、様々な業務を自動化することが出来るようになります。
Microsoft365の強みは、複数のサービスを横断的に活用できるところにあると思います。
最初は時間がかかると思いますが、慣れてきたら時間を稼ぐことが出来るようになるかもしれません。
是非チャレンジしていただけると幸いです。
Discussion