ハンズオン Teamsで日程調整フォームを作る
はじめに
Microsoft Teamsからフォームを作ることで、複数人で予定調整したり、アンケート調査を取りまとめたりすることが出来るため、とても便利だったりします。
作成方法の備忘録として記事を作りました。
手を動かしながら、実際のフォームを作成出来ると思うので、勉強会等でご活用ください。
※2022年12月現在の情報です。サービスが変更になる場合がございますのでご了承ください。
作り方
一連の流れとしましては、Teams内で自分の所属しているチーム内のチャンネルからフォームファイルを作成し、各種項目を作成します。
作成したフォームのURLを対象者に共有できます。
最後に、フォームで回答のあった内容を確認します。
Teams内作業
フォームの回答内容を取りまとめたいチームのチャンネル内に作成します。
まずは、Teamsを起動させます。
例では、「test」チームの「一般」チャンネルを選択し、ファイル > 新規 > Excel用Foams から作成します。
名前を入力して作成ボタンを選択します。
挿入 > Foams > 新しいフォーム
最初の設定
フォーム作成画面が開いたら、設定していきます。
※もし、Microsoftのサインイン画面が表示された場合は、自分のアカウントでサインインしてください。
標準が社内の人のみが回答する設定になっています。
今回は、すべてのユーザーが回答可能に設定を変更したいと思います。
回答を収集 > すべてのユーザーが回答可能を選択します。
ちなみに、回答してもらうフォームURLを短縮したり、QRコードを発行することもできます。
回答を収集を再度選択すると設定画面が閉じるので、続け表題等を編集します。
標題を「勉強会日程調整」フォームの説明「次回勉強会の日程調整をいたします。出席できる日にちを選択してください。時間は30分から1時間程度を予定しております。」 にしました。
質問項目作成
ここから、質問を登録していきたいと思います。
入れたい質問
-
氏名
-
候補日時1
出席・欠席・その他 -
候補日時2
出席・欠席・その他 -
候補日時3
出席・欠席・その他 -
希望等
カレンダー・ToDoなどの事務補助
OneDrive・Teams内でのファイル管理
Excel共同編集と便利な使い方
PowerPlatform（自動化・アプリ作成）
Excel・Access（住所録管理・帳票様式連携等）
セキュリティに関すること全般 -
要望・質問事項
PowerPlatform（自動化・アプリ作成）を選択した場合の分岐
- PowerPlatform
Automate
Apps
BI
追加作業
新規追加、テキストの順に選択します。
項目に氏名を入力 > 必須 をチェック > 新規追加 を選択
選択肢 を選択
項目（2月17日 午後1時30分）と選択肢（出席、欠席）を入力し、その他オプションの追加を選択。（その他に任意の情報を入力できるようにしておきます）
新規追加で同じように別の候補日の情報を追加します。
同じように、新規追加から選択肢を選択。
続いて希望等の項目を新規追加から次の通り選択肢を選択して作成します。
続いて新規追加から選択肢を選択。
項目(PowerPlatform)、選択肢(Automate、Apps、BI)を入力し、複数回答をチェックし、必須のチェックを外します。
最後の項目は新規追加からテキストを選択。
項目(要望・質問事項)を入力し、長い回答をチェックします。
分岐設定
5.希望等で「PowerPlatform（自動化・アプリ作成）」を選択した場合のみ、6.PowerPlatformの選択肢が表示されるようにしたいので、5.希望等で「PowerPlatform（自動化・アプリ作成）」を再度選択して設定していきます。
右下にある、三点リーダー「…」を選択 > 「分岐を追加する」を選択します。
PowerPlatform（自動化・アプリ作成）の移動先を「次へからPowerPlatform」に変更します。
以上でフォーム作成作業は完了です。
お疲れ様でした。
確認とURL共有
最後に、テーマを変更して、プレビューからフォームを確認してみましょう。
また、このフォームを共有する方法は、回答を収集から短縮URLをチェックして、作成したURLを利用します。その他、最初の設定で説明したとおりQRコード等も作成利用できますので、適宜ご利用ください。
回答確認
また、回答のあった内容を確認する方法は、応答 > 「Excelで開く」を選択します。
Teamsのチャンネルのファイル内にExcelファイルが保存されているかと思います。
こちらは、ユーザーのOneDriveで作成するフォームとことなり、リアルタイムでExcelに情報が反映されていくようになります。
Teamsの投稿で直接フォームを使う
Teamsのチャンネル内の投稿でも、直接フォームを作って、日程調整することもできます。
メッセージの入力欄の下にある三点リーダーを選択し、formsと検索します。
Formsが出てくるので、アイコンを選択すると、フォームを作成することがきます。
日程を入力し、複数選択をON、回答者の名前を記録をチェックで日程調整フォームの完成です。
簡単なものはこちらを是非活用してみてください。
まとめ
今回は、チームで受付などの事務を想定したフォームの作成方法を紹介しました。
ただし、フォームに登録された情報を定期的に確認する必要があります。
こちらの確認作業を自動化することも可能です。
少し難しいかもしれませんが、次の記事を参考にしていただくと実装可能なので、是非チャレンジしてみてください！
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