コミュニケーションテクニックで創るポジティブな環境

はじめに

今回は2023年5月16日に株式会社ビットキーに入社しました、Software QA所属の勝瀬隆一が担当します。

この記事を通じて、一人一人が日々のコミュニケーションに繋がる小さなことから意識を持ち、
会社、チームの雰囲気を明るくポジティブなものにしていただきたいと思い綴りました。
読み終えた後、会社やチームの雰囲気を良くすることにおいて、まずは本記事に記載されているコミュニケーションテクニックだけでも行ってみてほしいと思っています。

Software QAという組織の文化

私が所属するSoftware QAでは2024年の目標として「ハートフル」を掲げています。

「ハートフル」とは「優しさがあふれているさま。愛に満ちているさま」という意味です。

「ハートフル」を意識しメンバー全員が優しさに溢れている状態にすることで、チームに以下の効果をもたらします。

• 意見や提案を出すハードルが下がる
• 「言いたいことあるけど言いづらい」から「とりあえず言ってみるか」と言った状態になる

その結果、個々が思う新しい自分、目標に寄り添った自由な働き方ができることが期待されます。

上記を一人一人が意識することでハートフルなチームが実現します。

それには、コミュニケーションテクニックが鍵であると考え、本日の記事を書きました。

そもそも「コミュニケーション」を大事にしたい理由

1. 相談しやすくなる

   業務で詰まったり、うまく進まないときがあると思います。

   そんなときに気軽に聞ける関係性があれば、「質問をしたいけど、今大丈夫かな・・・？」など考えずに気軽に「今お時間いいですか」と聞いて、モヤモヤしていたことを即座に解決できたりしますよね。

2. みんなと意見を共有しやすくなる

   誰も意見を言わない会議だと、本当は改善すべきプロダクトの課題があっても、言いにくく、後から発覚して、結果的に手戻りになることありますよね。

3. 横の広がりで職場が楽しくなる

   普段の業務が難しく悩むときって有りますよね。日々の仕事のストレスを感じることもあると思います。

   そんな時に気軽に話しかけたり、雑談できる仲間がいるとモチベーションに繋がったりしますよね。

4. 新たな視点と情報の獲得ができる

   自身が所属していないチームが日々どのような業務や取り組みを行っているか、普段の業務だけでは知ることはできないですよね。

日々のコミュニケーションを円滑にし、チームのパフォーマンスを最大化するために、私はいくつかのテクニックを大切にしています。これから、その方法と理由についてご紹介します。

私が大事にしているテクニックとその理由

まず、コミュニケーションテクニックにおいて私が大事にしていることは以下4点です。

• すれ違う人には挨拶をする
• 昼休みや移動時間にいろんなメンバーと会話する
• ミーティングやイベント等では極力前方の席に座る
• ミーティングの際にはPCを閉じるようにする

それぞれについてなぜ大事にしているのかについて補足します。

• すれ違う人には挨拶をする

  • 高校時代は挨拶に厳しい学校に通っていました。また18年間、空手を習っていましたがそこでも挨拶を重要視する文化がありました。
  • 上記の経験から挨拶が日常生活の習慣として根付きました。
  • 実際にすれ違う人に挨拶したことで、チーム内外問わず人間関係の構築ができています。
    その結果、普段のコミュニケーションにおいても気軽に相談や意見交換ができるようになりました。

• 昼休みや会議室への移動時間にいろんなメンバーと会話する

  • 業務中は集中して取り組みたいと私もメンバーも思うと考えています。
    しかし、昼休みや移動中だと、気軽に話しやすい場なので、積極的に活用するようにしています。
  • 昼休みの時間や、移動のちょっとした時間はお互いの親睦を深めることに適していると考えています。

• ミーティングやイベント等では極力前方の席に座る

  • 前提、私は後ろに座っていると集中できないので、集中力を維持するために前方に座るようにしています。
  • また、発表者などの対面に座るのではなく、なるべく横や斜めに座るようにしています。これにより、ミーティングやイベント等に対して自分が積極的であるという印象を与えることもできます。
  • 実際に前方の席に座ったことで、認識していただくことができ、ミーティング後や後日の会話に繋げることができています。

• ミーティングやイベント等では極力PCを閉じるようにする

  • PCを開いていると、つい通知などを見てしまい、発表者の話を聞き逃しがちになります。それでは発表者に対して申し訳ないと思うとともに、発表者側からすれば不安や不快感を与えてしまう恐れがあります。
  • また、PCでスライドや資料を見ているだけではなく、発表者の表情や手振りを見ることで、その意図やこだわりをより深く感じ取ることができます。

コミュニケーションテクニックのメリット

礼儀を重んじていることは重要ですが、それ以外にも実際にこれを続けてきたことで多くのメリットをもたらしています。
実際に体感したメリットをSoftware QAチームでの実例を用いて4つ紹介します。

1. 相談しやすい環境の整備

   相談できる相手が多いほど、生産性が向上します。

   逆に、相談相手が少ないと、問題解決に時間がかかり業務が滞りがちです。
   相談相手が多ければ、「この人に聞けばわかる」という事前の把握ができ、業務がスムーズに進みます。

   私たちのSoftware QAチームでは、毎朝の朝会で「Good & New」を共有し、成果報告ミーティングでは「ライトニングトーク」を取り入れています。
   この取り組みによって、自己紹介だけでは知れなかったメンバーの一面を知ることができ、会話したことのないメンバーともコミュニケーションが増え、相談しやすい雰囲気作りに役立っています。

2. 自由な意見交換の促進

   日頃から様々な意見を言える環境が整っていると、直近の具体例として、
   新しいテストツールの使い方についてメンバー間でキャッチアップ状況に差があることが課題になったことがありました。

   これを発端に、他のメンバーも同様の状況にあることが共有されました。
   この問題を解決するために、メンバーが集まり、テストツールの使い方を説明する会を開いたことでチーム全員が平等にキャッチアップすることができました。

   良好な関係を構築することで、意見や考えを言いやすい環境を作り、チームの成長を促進します。特に、私たちSoftware QAチームはチーム立ち上げから日が浅く、メンバー間の関係性がまだ形成されていない状況では特に有用です。
   逆に、意見が言いづらい環境だと、チームの体制が一定のままとなり、成長を妨げるだけでなく、メンバー間の関係性も悪化する可能性があります。

3. 横の広がりの重要性

   会話や挨拶を通じて横のつながりが増えると、楽しい職場環境が生まれます。
   自分の趣味と一致するメンバーがいれば、Slackなどのツールで共通の話題について話すことで、一息つきたい時の雑談に繋がります。

   Bitkeyでの部活やコミュニティに参加することで、同じ趣味を持った仲間を増やし、業務外の時間で遊びに行くこともできます。
   これにより、業務の悩みやストレスを共有し、モチベーションの向上にも繋がります。
   メンタルケアの観点からも、横のつながりを増やすことは大いに意味があります。

4. 新たな視点と情報の獲得

   チーム外のメンバーと話すことで、相手の仕事や取り組みを知り、新しい視点を吸収できます。これにより、チームにはなかった考え方や取り組みを取り入れることで、業務の効率化やプロダクトの品質向上が期待できます。

   実際にチーム外のメンバーと会話することで、相手側もQA視点の考え方を知り、こちら側も開発者やお客様と直接関わる営業目線の考え方を学びました。

   結果として、見落としがちなテスト業務におけるユースケースの観点を見直すことができました。

まとめ

今回紹介した4つのテクニックは簡単にできることなので実際にやってみていただきたいです。

すれ違う人に挨拶を行えば、今よりも職場の雰囲気が明るくなり、良好な人間関係が築くことができます。

昼休みや移動時間に会話をすることで、メンバー同士の親睦が深まり、コミュニケーションを円滑にする効果があります。

ミーティングにおいては、前方の席に座り、PCを閉じることで、発表者に対する集中力が高まり、積極的な姿勢を示すことができます。

ここまで説明したコミュニケーションテクニックとそのメリットを活かして、私は自分たちが所属するSoftware QAチームが、みんな安心して業務できるような組織にしていきたいと思います。

それは、一般的には「心理的安全性」という言葉で語られますが、Software QAチームでは「ハートフル」という言葉を掲げ、それに向けて組織的に取り組んでいます。

ぜひ、この記事で何か気づきがあれば、それを取り入れてみるのはいかがでしょうか。