普段どのように会社で Backlog を活用しているか振り返ってみた

この記事は、Backlog Advent Calendar 2024 16 日目の記事です。

チームのタスク管理は Backlog なしでは考えられない

私は今の会社で、社内の Microsoft 365 や Microsoft Azure の管理・運用などを担当しています。
部署に着任した頃は、周囲ではタスク管理は Microsoft Planner や Jira などが活用されていたのですが、社内で Backlog を自由に活用できる環境が整ったことで、タスク管理を一気に Backlog に置き換えました。
今回はその理由を振り返りつつ、私が思う Backlog の良いところ、あるいは、ここも手を入れてくれたらいいのになあ、と今後の改善を期待するところをまとめてみたいと思います。

個人的に思う Backlog の良いポイント

タスク入力が適度にシンプルで良い

やはり最初に思うのは、Backlog は各課題 (タスク) の入力が適度にシンプルで良いという部分ですね。
Microsoft Planner もタスク入力の観点ではシンプルで使いやすいのですが、Backlog と比較すると、細かいところに手が届かない、という部分がありました。
親子関係を設定した上でタスクを作成したり、タスクの種別によって独自の追加入力欄 (必須または任意) 、いわゆるカスタム属性を用意したり、種別によって本文のテンプレート入力値を設けることができたり...と、タスク作成の手間を最小限にしつつ、シンプルにタスク入力が行える、という点は、かなり自分の中で周囲に Backlog 利用を推し進める良いポイントでした。

Jira もいろいろとカスタマイズすることは可能だと思うのですが、Jira はカスタマイズすればするほど入力が難しくなるし、なんなんだろうこれ、っていう入力欄が増えたりするんですよね。(個人的感想)
なので、適度にカスタマイズ出来つつも、シンプルにタスク入力ができる Backlog がすごく好きです。

人やプロジェクトごとに適切なタスク表示方法を活用できる

私は普段、タスク一覧を見るのにかんばんボードを利用することが多いです。これは、単純に自分が見ているチーム内で今、どのようなタスクが進行中で、どのようなタスクが未対応/対応保留状態であるかを一目で判断できるからです。

ただ、同じ部署メンバーの中には、かんばんボードよりも課題一覧の方が見やすいという意見を持つメンバーもいます。
そういった際に、同じプロジェクト内で異なるビューを使うことができ、個人の好みに合った利用ができるという点は、生産性向上の観点でとても良いと思っています。

実際に私も、自分が管理者ではないとあるプロジェクトにおいては、自身の担当するタスクだけを俯瞰したいために、かんばんボードではなく課題一覧のビューを利用することもあります。
Jira とかだと、最初にプロジェクトを作成する際に、この辺りのビューもある程度固定されてしまうパターンもあるので、その辺りを気にせずに利用できるのも Backlog のお気に入りポイントです。

Wiki にナレッジを溜めれば不在時の対応も連携できる

個人的には、チーム内のナレッジに関しては全て Backlog Wiki に蓄積するようにしています。
Backlog のプロジェクトがチームで作業を行う際のナレッジ集約場となるので、完全に裏方の運用とそれ以外の内容 (例えば社内に公開するナレッジなど) を綺麗に分割できるのが良いです。
社内における発注や請求関連の手順だったり、環境発行やメンテナンス実施のための手順を Wiki に記載することで、とりあえず仕事のことは Backlog 見に行けば全部わかる、という状況を作り出せるので、大変重宝しています。

個人的に思う Backlog の改善して欲しいポイント

親子関係の課題種別をプロジェクト内で統一できるようにして欲しい

孫課題を切れない Backlog の中で親子課題を活用する際は

• 親課題: 達成/実現したいこと
  • 子課題: 親課題を達成/実現するための To-Do タスク

という課題の切り方をするのが個人的な思想です。ですが、Backlog の場合、子課題として設定できる課題種別を制限することができないので、親課題と同じ種別を選択したりもできます。
自分 1 人で課題をすべて起票/管理するならいいのですが、チームで Backlog を利用する際は、メンバーにも自分で課題を起票してもらうことが多いです。そのため、管理者側が子課題の種別変更をしたりすることがちょくちょくあります。これを何とか制御したりできると個人的にはマネジメント観点で助かります。

課題同士の関連設定的なものが欲しい

マイルストンという、特定の時点に対して複数の課題を紐づけるものはあるのですが、日々のタスク消化をしている中では、現時点でマイルストンが明確には設定できない長期的目標を実現するための課題設定をすることがあります。
そのため、(課題としてではなくても) 複数の課題を種別とは別の形で関連づける機能が欲しい時があります。あるいは、期限を設定しなくて良いマイルストン的な機能があると、個人的には嬉しいです。

結論: Backlog をもっと活用して自分の生産性を爆上げしたい

JBUG 東京などに参加させていただいて、他社さんの Backlog 活用事例などを拝見すると、自分にもまだまだ取り込めるナレッジというのがたくさんあるなあ、と思っています。それこそが Backlog を使って自身の生産性をさらに爆上げできるポイントだと思うので、これからも Backlog 布教を頑張っていこうと思います。