文化祭会計の効率化

文化祭で会計の業務を効率化した(したい)メモ

言いたいことがまとまっていないのでメモする

(常態と敬体が混ざっていますが、気にしないでください。)

9月の初めに文化祭が行われました。
精算作業に着いてもメモする

内容

• 会計の仕組み

• お金配布前

  • 参加する団体へどう説明するのか

• お金を配布する時

  • お金を配布するときにわたす領収書的なやつ

• 精算をおこなうとき

  • Excelでどうやってお金を計算するのか
    (各団体に入力してもらうとき)

仕組み

私の通う学校では、「生徒会費」として全校生徒から毎年同じ額のお金を集めています。文化祭の予算はこの生徒会費から支出されており，前年度の２～３月あたりに行われる予算決定会議^[1]で承認された予算をもとに活動を行います。
文化祭の予算はだいたい150万円ぐらいです。(2023年は、1 588 000円)

前年度の12月ごろ

• 文化祭の実行委員会が発足する

前年度の1月ごろ

• 実行委員会の各班で購入したいものをまとめる
  総務班、会計班、教室班、装飾班、広報班、食物模擬店班、体育館後夜祭班
• 文化祭に参加する団体(各クラスと部活動など)の予算を暫定的に決めておく

5月ごろ

• 各団体の会計担当者に，会計のシステムを説明する
  冊子を配布

7月ごろ

• 団体の担当の先生にお金を配布
  団体の種類によって金額が決められている
  会計班の班員それぞれにいくつかの団体を担当してもらう
  班員と団体の担当の先生それぞれに，受領証のようなものに名前を書いてもらい，保存しておく

9月ごろ

• 文化祭を開催
  食べ物を販売する団体は，当日中にミスがないかを確認する
• 清算
  各団体の会計担当者に，それぞれの団体で購入したものをExcelに入力してもらう
  団体の使ったお金を，保存しておいたレシートと突き合わせる

脚注

1. 文化祭，体育祭，合唱祭の各実行委員会会計担当と，生徒会の会計担当が集まって予算について審議する会議。参加者は、生徒会、文化祭幹部、体育祭幹部、合唱祭幹部。 ↩︎

明細書に求める機能

1. 掲載する情報

• 団体の情報
• 購入したものの一覧
  • 商品名，単価，購入個数，小計
  • レシート別の購入金額

2. 以下の機能を持つ

• 入力・計算・表示(印刷)を分離する
  • 入力する情報
    • 団体名
    • 配布額
    • 入力者の組番氏名
    • 買ったものの一覧(店舗に買いに行ったもの)
    • 買ったものの一覧(通販で購入したもの)
  • 自動で計算する情報
    • 必要事項が入力されているかどうか
    • 購入額の合計(店舗に買いに行ったもの)
    • 購入額の合計(通販で購入したもの)
    • 購入額の合計(すべて)
    • レシート毎の使用額
    • 残額(配布額-購入額の合計)
  • 印刷される情報 (カッコ内は具体例。かっこがあるものは，各団体の担当者に入力してもらう内容を直接参照する。それ以外はExcelの数式で計算する)
    1. 団体の情報の総括
    • 入力者 (5E24 苗字氏名)
    • 配布額 一次予算 (16,000円)
    • 配布額 二次予算 (3,000円)
    • 配布額 合計
    • 使用額 買い出し (8,510円)
    • 使用額 通販(2,980円)
    • 使用額 合計
    • 残金
    2. レシート別購入金額
    • 買い出し
      1. ○○
      2. ○○
      3. ○○
      4. ○○
    • 通販
      1. ○○
      2. ○○
      3. ○○
      4. ○○
    3. 購入したもの一覧
       (省略)

Excelにおける工夫

問題点

• ページのレイアウトの設計が面倒である
• すぐに数式の参照先がずれる
• 各団体の担当者に入力してもらうと、数式を壊される
• いつ印刷したものかを記録する方法がない(印刷直後に日付と時刻を書く暇がない)

改善する方法

入力用のシートと印刷用のシートを分離する

運用の流れ(予定)

• 9/10 文化祭当日
  この日は食物模擬団体の精算がメイン

• 9/13 文化祭片づけ日
  この日に、各団体に「明細書」を入力してもらう。

一枚目のシート

実際に使用したシートの1枚目

• 灰色のセルのみ選択・編集が可能。
• 団体の種類と明細書の種類は、リスト以外の値を入力できないようにしている。
• 一次予算は、団体の種類ごとに決められた値を配布した。「団体の種類」の値に応じて自動で変わる。
• 値が入っているセルには、すべて名前がついている。
  セル番地ではなく、直観的に理解しやすい日本語で関数をかける。
  セル範囲の名前の先頭に、半角のアンダーバーをつけることで、関数入力中に補完機能が働く。
  (日本語入力だと、文字を確定した後初めて補完ができる。これだといちいち日本語を入力する必要があり不便)

名前の定義における工夫

• また、必要事項を入力したあと、詳しい入力方法を説明
  
  手順の説明

二・三枚目のシート

中身がほぼ同じ^[1]なのでまとめて説明。

二枚目のシート

• シートのロックは一切かけていない
• 数値の入るセルは、入力時のIMEを無効にしたうえで、数値(整数)以外が入力されるとエラーとなるようにした。(どちらも、[データ]>[データツール]>[データの入力規則]からせっていが可能)

「無効」にすると半角/全角ボタンを押しても半角のまま入力される

• テーブルとして設定しているため、関数の中で簡単にデータを扱うことができる。
  
  テーブル名を設定
• 「小計」の欄に入っている数式は、=[@[単価(¥)]]*[@個数] である。(「@」は、「同じ行の」という意味らしい)

脚注

1. 違いは「実際に店舗で購入したもの」と「通販で購入したもの」と、記入する内容を分けているだけ ↩︎

四枚目のシート

単純な入力ミスを可能な限り排除

例えば、単純な入力ミスとして以下のようなものが考えられる。

• レシートから商品を転記する際に、
  • 転記漏れした
  • 同じ商品を二回転記した
  • 価格の末尾の0の個数を間違えた
  • レシート番号^[1] を入力し忘れた

このような単純なミスを防ぐため、「二通りの方法で金額を入力してもらい、両者が一致するかを確認する」という方法をとった。

1. 商品すべての価格をひとつづつ入力
   「二・三枚目のレシート」の項で説明した通り
   四枚目のシートの、「レシート番号」の一つ下のマス(B22)には、 =SEQUENCE(MAX(_table入力用_買い出し[レシート番号])) という数式が入っており、1からレシート番号の最大値までの値を スピルを使用して入力している。
   「OK/NG」の列の一つ右には、レシート番号1番と同じ行ののセルに、 =SUMIFS(_table入力用_買い出し[小計],_table入力用_買い出し[レシート番号],B22#) が入っている。
   つまり、各レシートで購入した品目の合計金額が入力されている(文字の色が白なので見えていないだけ)
2. レシートに書かれている合計金額を手で入力してもらう(灰色のセル　条件付き書式を使用して色をつけている。ロックの解除を条件付き書式で設定する方法がおそらくないので、その列以外のみロックするようにしている)

上記1と2の値が等しいかどうかをを確認することで、入力ミスを防ぐ

レシート別金額を自動計算している

脚注

1. 精算を効率化するため、各団体のレシート全てに番号をつけてもらっています。Excelで =SUMIFS 関数を使ってレシート一枚当たりの合計金額を計算するため、すべての商品にレシート番号を入力してもらう必要があります。「二・三枚目のシート」の一番左の行のことです。詳しくは、六枚目のレシートを参照 ↩︎