コミュニケーションとコスト
記事に書いてあること
本記事は以下のようなことを書いてあります。
「大体、分かったわ」って思った方には読む価値はないので、ブラウザーバックしちゃってください！
- コミュニケーションには結構コストが掛かるよね
- 無意識のうちに相手の労力を消費しているかも？
- まずはコスト意識を持とうね
- お互いに誠実にコミュニケーション取ろうね
導入
最近、年配の方と仕事をすることが増え、リモート中心である私の世代と全然コミュニケーション意識が違うのを感じ、色々考えた結果を言語化した記事になります。
コミュニケーションに関して、正解不正解はありませんが、仕事をする上で一定の配慮は必要だと感じているので、今回はそれを書き留めていこうと思います。
コミュニケーションとコスト
いきなり本題です。
コミュニケーションには、思っているよりコストがかかります。
- 思っていること・考えていることをを言語化する
- 要件を忠実に伝える
- 相手に理解してもらえるように言葉を選ぶ・資料を作成する
などなど、コミュニケーションにおけるコストを言語化すると、無意識下に色々なことをやっています。
これに加え、現実世界では
- コンピュータ
- ステークホルダー
- 同僚・先輩・マネージャー
などなど、相手に合わせて、思考を切り替え、自分がやりたいこと・考えていることを伝えなくてはいけません。
無意識のうちに相手の労力を奪うコミュニケーション
普段からみんなか同じ仕事をし、同じ考えで、同じ思想を持ち、同じレベルで話をできたらどんなにストレスフリーでしょうか？
しかし、現実、そんなに甘くありません。同時に、「自分のやっていることを相手は理解してくれている」と思い込んでいる人が大半です。
「◯◯さん、すみません、以前担当されていたA案件についてお伺いしたいのですが…」とオフィスで急に話し掛けられたらどうでしょうか？あなたは他の仕事に集中しているのに、急に前の案件について問われても、
- 思考の切り替えを行い
- 相手の要求を理解し
- 相手の欲しい回答を作成する
といったフローが割り込んでくるわけです。
この例は日常的に起こっていることですが、想像以上にコストが発生している訳です。A案件についての回答を終えて、元の仕事に戻ろうとしても、元の状態に回復するまで意外に時間がかかります。ここでもコストが発生しています。これが連続的に起こっていると、結局自分の仕事に集中して取り組めるのは、営業時間後だったりするわけですね。
この例でお伝えしたいのは２点
- コミュニケーションにはコストが伴う
- コミュニケーションを行う ＝ 相手の時間を奪っている
ということです。
かすれたインクは鮮明な記憶に勝る
先ほどの例を軽く分析してみましょう。
- A案件の現担当者が質問を言語化できていない
- A案件の現担当者が思っていることをうまく言語化できず、他の人に言語化を委託している
- A案件の現担当者は、今でも相手がA案件に対し、記憶がフレッシュだと思い込んでいる
普段仕事をしている上で遭遇するのは、③のケースが大半です。
初心者やコスト意識が希薄な場合は①、②のパターンに遭遇しやすいです。
「かすれたインクは鮮明な記憶に勝る」という中国のことわざがあるように、記憶は思っている以上に曖昧です。
まずは
- 思い出すコスト
- 課題に対し思考するコスト
- 回答を作成するコスト
があることを前提に、コミュニケーションを始めましょう。
言語化する習慣をつけよう
「コミュニケーションが得意です！」、「人と話すことが好きです！」という人が稀にいますが、仕事していると意外にいるのが、ただ思っていることを話すだけ話して、相手に思考をまとめてもらうの（言語化）を委託している人です。
コミュニケーションのコストを意識するためには、まず自分が何を伝えたいのか、何を聞きたいのか、自分はどう思っているのかを明確にすることが重要です。このプロセスを習慣化し、相手への負担を減らし、思いやりのあるコミュニケーションを行いましょう。
以下は想定ケースと、回答パターンを紹介します。
判断や指示を仰ぐとき
システムの構築に関して、自分だけでは決められない場合、ステークホルダーや上司に判断を仰ぐ場合です。
- 何を決めたいのかを明確に伝える
- 現在ある候補を提示し、メリット、デメリットをきちんと伝える
- 自分なりの選択肢があれば、その理由なども踏まえて伝える
③は意外に重要です。人間誰しも自己中心的です。自分が考えていること以上のことは考えられない場合が大半なので、相手の思考へのエッセンスとして、自分の考えを伝えるのは相手にとってもいい成長機会になりますし、例え、自分が間違った思考をしていた場合はフィードバックが貰え成長機会になります。
この時重要なのは、「自分なりの選択肢を伝える」ことです。「自分よがりの選択肢を伝える」のとは違います。常に相手に利益を優先し、相手の立場を踏まえ選択肢を伝えましょう。
質問を行うとき
普段の業務や、新しい案件に入ったとき、シンプルに技術的な質問を行う場合を想定しています。
- 現在、当たっている課題を大まかに伝える
- フォーカスを絞った具体的な課題を明確に伝える
コードやエラー内容などを添付し、質問をより具体的をするといい
また、再現方法が明確な場合はそれも伝える - 自分で解決するために行ったアプローチを伝え、相手が想定するあらゆる可能性を減らす
③が一番重要です。ネットワークなのか、コードなのか、パッケージなのか課題は色々な要因が絡み合い、複雑な場合が多いです。まずは自分が考えうる限りの可能性を試行した結果を伝えましょう。相手は原因を特定するまでの時間を削減できます。
非同期コミュニケーションを活用しよう
急に話し掛けたり、何かわからない事があればすぐにオンラインMTGを設定したりする人、結構いますよね。
まずは、チャットなどの非同期コミュニケーションを中心に質問を投げ、回答してもうようにしましょう。
その際、「今、お手隙ですか？」などと相手の都合だけを聞くだけの内容はやめましょう。相手に余計な詮索をさせるだけで、時間の無駄です。
聞きたいことを前述のフォーマットをなどをもとにまとめ上げ、相手に投げましょう。
要件を的確に伝え、何を行いたいのかを明確にし、相手の返信を待ちましょう。
非同期コミュニケーションで２回から３回ほどラリーをしてもうまく要件が伝わらず進まない場合に、直接話したり、オンラインMTGを設定し、同期コミュニケーションを行いましょう。
余談をする時間を作ろう
業務時間内は、各々の仕事があります。
上記で紹介したようなガチガチのコミュニケーションはかえってストレスを生む場合もあります。
また、プロジェクトに携わる人の絆を強めるコミュニケーションではないので、適宜、余談や簡単に質問を行える時間を作りましょう。
例えば、業務時間の終わりに30分から1時間ほど、各メンバーが今日やったこと、今困っていることなどを共有するMTG時間を作るのは有効的です。簡単な連絡事項であれば共有できますし、余談などをするのもいいでしょう。
適度なラフなコミュニケーションも組織作りにおいて重要です。
まとめ
コミュニケーションはプロジェクトを成功させる要因の半分を占めると思っています。
そのため、コミュニケーションの重要度は最上位だと思っています。その反面、コストや時間を意識できてない場合も多く、無意識にストレスの根源になっていたりします。
まずはコミュニケーションに対しコスト意識を持ち、互いを尊重したコミュニケーションを行いましょう。
本稿で紹介した内容が少しでも広がり、皆さんの組織がいい方向へと成長できればと思っています。
最後まで読んでいただき、ありがとうございました。
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