オープンソースカンファレンスへの出展ー手続きと準備 ～企業出展編～ ー

先日 (2024/10/26)開催されたオープンソースカンファレンス2024 Tokyo/Fallへ出展してきました。その手続きと準備についてまとめます。

オープンソースカンファレンスとは？

"オープンソースカンファレンス（OSC）は、オープンソースの今を伝えるイベントです。
東京だけでなく、北は北海道、南は沖縄まで、年間を通じて全国各地で開催しています。

オープンソース関連のコミュニティや協賛企業・後援団体による、セミナーやプロダクトの展示などを入場・参加料が無料でご覧いただけるイベントです。"
(オープンソースカンファレンスの公式ページ からの引用 )

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上記のイベントで筆者が所属している企業の場合について書いております。所属企業や開催地域によって異なる場合がありますので、みなさまのご環境に合わせて読み替えてください。

また、企業出展とコミュニティ出展で手続きと準備のステップが異なりますが、今回は企業出展の場合について説明します。

※本記事は2024年10月現在の情報です。また、出展者として参加した経験からその手続きや準備をまとめたもので、出展の効果や効率的な集客については書いたものではありませんので、あらかじめご了承ください。

1.　出展するイベントを決める

オープンソースカンファレンスは日本全国で開催されています。

開催場所と時期は オープンソースカンファレンスWebサイトトップ の
ぺージ中腹部 「オープンソースカンファレンス今後の開催予定」 に掲載されているので、
この中から出展するイベントを決めます。

出展したい地域がない場合は、まだ開催が決まっていない可能性がありますが、
過去開催一覧 を参照して開催場所と時期を推測できます。
あまり古いものは参考にならないと思うので前年あたりまでを参考にするとよいでしょう。
また、過去開催を参考にする場合、コロナ前後など、時勢も考慮する必要があります。

OSPN Pressメールマガジンへ登録しておくと、メールマガジンが月一程度で配信されます。その中で新たに開催の決まったイベントが掲載されます。

2.　展示するものを決める

来場者へアピールしたい製品や技術を決めましょう。
オープンソースのイベントなので、オープンソースを使ったものか、関連するものがよいと思います。

3.　社内稟議を通す

社内でオープンソースカンファレンスへ出展したい旨を伝え、出展許可を取りましょう。
社内手続きや決済者の賛同を得るため根回しは重要です。

企業出展の場合、協賛金が要るので注意してください。

金額はそれほど高くないですが、正確な情報は必要となります。
過去に出展したことがない場合は、出展するイベントのWebページに「お問合せ」のリンクがあるので、そこから問い合わせましょう。
過去に出展したことがあれば、イベントの出展募集が始まると、申込書がメールで届きます。そこに詳しい情報が書かれています。

4.申し込む

• 申込書に必要事項を書き、事務局へメールで送信
  申込書は、過去に出展したことがない場合は、出展するイベントのWebページに「お問合せ」のリンクがあるので、そこから問い合わせましょう。
  出展したことがある場合は、イベントへの出展募集が開始されると、メールで申込書が送られてきます。

• 企業・団体ロゴを事務局へ送る
  イベントのWebページへ掲載してくれます。

• 製品のpdfファイルを送ると、イベントのWebページのオンラインちらしコーナーへ掲載してくれます。

5.イベント前日までの準備

前日までに、イベントへ持っていくものを用意しましょう。
個人的に注意が必要なものを挙げます。

• 展示物
  オープンソースカンファレンスは当日設営、撤収となります。
  故に、準備が大変な大がかりなデモの展示はお薦めしません。
  私は１時間程度で設置でき、30分程度で撤収できるものを選んでいます。

• ブース来場者へ配布するリーフレット
  ビジネス向けの展示会と異なり、複数日開催ではなく、また来場者もほどほどなので、数百部も持っていくのはお薦めしません。個人的には100部程度あればよいと思います。

• 電源タップ
  デモを展示する場合などで必要となります。 ブースの位置によっては、コンセントの位置が遠い場合があるので、長めのものを用意するか複数個もっていきましょう。

イベントによっては荷物の郵送ができない場合があるので、イベントの申込書を確認して郵送不可なら手持ちできる量に留めておきましょう。

オープンソースカンファレンスは、土日開催が多いので、社内で休日出勤や代休の手続きをしましょう。社内手続きは重要です。
イベントWebページからカンファレンス参加登録してください。

6.　イベント当日の準備

一般的なビジネス向けの展示会とは異なり、 オープンソースカンファレンスは基本的に当日設営です。 そのためブースの準備は当日の来場者が来られる前の早い時間に行います。

少し早めに会場へ到着して会場の設営（机や椅子を並べる作業）を手伝います。
（今回は事情があり手伝えませんでした。会場を設営してくださった方々、ありがとうございました。）

会場の自ブースの位置に机が設置されるので、
そこにテーブルクロスを敷き展示物を並べます。

開場時間になると来場者が来られるので、展示物の説明をしましょう。

7.イベント終了後

事務局から請求書が送られてきます。
支払いのための社内手続きをすすめましょう。

以上がオープンソースカンファレンスへの企業出展の流れです。

参加したことのないイベントに出展するのは躊躇される方もいると思います。
一度、来場者として参加してみて雰囲気を掴んだ上で、検討してみるのもよいと思います。