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PMOやらなくちゃなので初心者なりにまとめる

2024/08/14に公開

データエンジニアリング

pmo

idea

自分自身がPMOとして働くにあたって学んだことを備忘録として残しておきます。何らかの参考になれたら嬉しいです！

PMOの役割：プロジェクトをサポートして成功させる

PMOはプロジェクトを計画して、実行して、見守ることで、プロジェクトが目標を達成できるようにサポートします。具体的には、次の3つのステップを管理します。

計画: お客さんの要望を聞いて、プロジェクトの範囲（どこまでやるか）、スケジュール（いつまでにやるか）、品質（どのくらい良くするか）、リスク（何が問題になるか）、リソース（誰がやるか、何を使うか）、コスト（いくらかかるか）などを決めます。
実行: 計画に基づいて、プロジェクトチームを作って、それぞれのメンバーに仕事を割り当てて、進み具合を見ながらプロジェクトを進めます。
監視: プロジェクトが順調に進んでいるか、計画通りに進んでいるかを確認して、もし問題があれば修正します。

プロジェクトマネジメントの8つのポイント

プロジェクトを成功させるには、次の8つのポイントをしっかり管理する必要があります。

スコープマネジメント: プロジェクトの範囲をハッキリさせて、途中で変わったりしないように気をつけます。これが一番大事です！
スケジュールマネジメント: プロジェクトのスケジュールを作って、遅れないように見守ります。
品質マネジメント: プロジェクトでどのくらい良いものを作るかを決めて、ちゃんとその通りに作れるようにします。
リスクマネジメント: プロジェクトで何が問題になるかを考えて、あらかじめ対策を立てておきます。
ステークホルダーマネジメント: プロジェクトに関わる人たちと、しっかりコミュニケーションを取って、協力してもらえるようにします。
コミュニケーションマネジメント: プロジェクトに関わる人たちで、情報を共有して、コミュニケーションをスムーズにします。
リソースマネジメント: プロジェクトに必要な人や物を確保して、ムダなく使えるようにします。
コストマネジメント: プロジェクトのお金の使い方を決めて、予算内で終わるように気をつけます。

スコープマネジメント：プロジェクトの土台

スコープとは: プロジェクトの範囲、つまり「何をどこまでやるか」をはっきりさせることです。誰が何をどこまで担当するかも決めます。
重要性: スコープが曖昧だったり、途中で変わってしまうと、プロジェクトが遅れたり、お金がかかりすぎたり、品質が悪くなったりします。プロジェクトを成功させるための土台となる、一番大切なポイントです。
失敗談: お客さんの要望と、作る側の理解がズレてしまうと、プロジェクトが大変なことになることがあります。
プロセス:
- 計画：お客さんから要望を聞いて、それを元に話し合って、スコープを決めます。簡単な場合はメールのやり取りでもOKです。スコープを決める締め切りを決めて、関係者全員から要望を聞きます。
- 実行：要望をリストにして（機能一覧表、要件定義書など）、WBS（作業を細かく分けた表）を作ります。
- 監視：WBSと機能一覧表を見て、ちゃんと作れているかを確認します。スコープ外の要望は、重要度に応じて対応を考えます。

スケジュールマネジメント：締め切りを守る

重要性: スケジュールがしっかりしていないと、締め切りに間に合わなくて、信頼を失ってしまいます。
スケジュールの種類:
- マスタスケジュール：プロジェクト全体の大まかな流れを表すスケジュールです。他の人との連携に役立ちます。
- 詳細スケジュール：それぞれの作業を細かく書いたスケジュールです。
重要ポイント:
- 漏れのないWBSを作る
- 小さな目標（マイルストーン）を設定する
- 作業同士のつながりを意識する
- 必要な人や物を用意しておく
- 作業を細かく分ける（1日以内が目安）
監視:
- 数字で進み具合を確認できるようにする（機能の数、テストの数、議題の数、残っている課題の数など）
- 作業の完了をハッキリさせる
- 1週間ごとに進み具合を確認する
- 問題になりそうなこと（作業の遅れ、人手不足、想定外の作業など）を早く見つけて、対応する

コストマネジメント：予算を守る

重要性: 予算を超えるとプロジェクトが失敗してしまいます。
ポイント:
- スコープをハッキリさせることが大切です。ダブルチェックをして、漏れを防ぎます。
- 小さな作業ごとにお金を見積もって、合計を出します。少し余裕を持った予算にします。
- 前提条件をハッキリさせて、正確なコストを計算するようにします。
- 最後のチェックは徹底的に行います。
見積もり式: PJ期間 / (総工数 ^ (1/3)) を参考に、人月計算を行います。

品質マネジメント：良いものを作る

重要性: 作業の漏れや不具合があると、プロジェクトが大変なことになります。
ポイント:
- どのくらい良いものを作るかと、お客さんの要望をハッキリさせて、文書にします。
- 品質の評価基準をハッキリさせて、作る人も巻き込んで、みんなが同じように理解できるようにします。
- 早く設計をして、レビュー（チェック）の体制を作ります。ダブルチェックする人を決めて、みんなに伝えます。
- 専門家に見てもらったり、過去のプロジェクトと比べたりして、品質をチェックします。
品質チェックの4ステップ:
- テストの計画を作る
- テスト計画書を作る
- テスト項目をチェックする
- 不具合の数を測る

ステークホルダーマネジメント：良い関係を作る

ステークホルダー: プロジェクトに関わるすべての人や組織です。お客さんだけでなく、社内の人も含まれます。
ポイント:
- ステークホルダーをリストアップして、名前と役割を表にします。
- 人によってコミュニケーションの仕方を変えます（例：関心がない人には論理的に説明する、忙しい人には上司に協力をお願いするなど）。
- 重要な人には手厚く対応して、社内の人も忘れずにコミュニケーションを取ります。

リスクマネジメント：リスクを減らす

リスク: プロジェクトの目標達成を邪魔するかもしれない、不確実なことです。
種類:
- 良いことが起きるかもしれないリスク（あまり期待しない）
- 悪いことが起きるかもしれないリスク（必ず起きると思って対策する）
考え方: リスクは早く見つけて、早く対応することが大切です。
対処方法:
- 回避：リスクを避けるために、事前に作業を終わらせる
- 軽減：外部の人と協力する、担当者を変える、追加費用をお願いするなど
- 受容：小さなリスクは、そのままにしておく
リスクの見つけ方:
- プロジェクトを始める前に計画書を作って、リスクを洗い出します。
- 経験がない分野は、詳しい人に相談します。

コミュニケーションマネジメント：情報をスムーズに共有する

重要性: 情報共有がうまくいかないと、誤解や手戻りが発生して、プロジェクトが遅れたり、お客さんに不満を持たれたりします。
考え方: 相手に伝わったことを確認するまでがコミュニケーションです。
- 相手を責めずに、自分の伝え方が悪かったと思うようにします。
- 復唱（聞き返したり、繰り返したり）したり、図を描いたり、大切なことは何度も説明したりします。
ツールの使い分け:
- ミーティング：複数人で認識を合わせたり、話し合ったりするのに向いています。でも、時間がかかるのがデメリットです。
- 電話：すぐに連絡できて、相手の気持ちもわかります。でも、「言った、言わない」でもめることがあります。
- メール・チャット：たくさんの人に連絡したり、記録を残したりするのに便利です。でも、読んでもらえなかったり、話がまとまらなかったり、気持ちが伝わらなかったりすることがあります。
- 文書：記録に残せますが、更新するのが大変です。
ルール: プロジェクトの最初にコミュニケーションのルールを決めて、ミーティングの後は議事録を作って共有します。
社内コミュニケーション: 雑談や1on1も大切です。ツールだけに頼らず、直接コミュニケーションも積極的に取ります。

リソースマネジメント：人を適切に配置する

重要性: 必要な人がいなかったり、仕事が偏っていたりすると、プロジェクトがうまく進まなかったり、やる気がなくなったりします。
計画: 役割分担と体制図を作って、1on1でそれぞれのメンバーと認識を合わせます。
調達: プロジェクトに必要な人を確保します。早めに動き始めることが大切です。
調整: 進み具合を見て、人の配置を変えます。後から unexpected な仕事が入るかもしれないので、少し余裕を持った人員配置にします。
チームワーク: 1on1や雑談を通じて、安心して働ける環境を作って、やる気を高めます。
育成: メンバーそれぞれのスキルアップをサポートします（ペアプログラミング)

体制づくりのコツ

チームメンバーは5人前後：7人以上はチームを分けるべき
難易度の高い大きな仕事は権限委譲して役割を移し、担当者を明確にすること：各メンバーがオーナーシップを持つことができる

まとめ

この記事では、データエンジニアリングPMOがやるべきこと、プロジェクトを成功させるためのポイント、そして失敗しないためのコツを解説しました。

特に、スコープマネジメントはプロジェクトの土台となるため、最も重要です。スコープが曖昧だったり、途中で変わってしまうと、プロジェクトが失敗する可能性が高くなります。

さらに詳しく知りたい方へ

プロジェクトマネジメントについてもっと深く学びたい方は、PMBOKガイドなどの書籍を参考にしてください。
データエンジニアリングプロジェクトの具体的な事例を知りたい方は、Webサイトやブログ記事などを検索してみてください。
PMOとしてのスキルアップを目指したい方は、研修に参加したり、コミュニティに参加したりするのも良いでしょう。

最後に

この記事が、データエンジニアリングPMOとして活躍する皆様の一助となれば幸いです。プロジェクトの成功に向けて、一緒に頑張りましょう！