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【Notion】Notionで飲食店をDX推進したら結構評判いいぞ?(テンプレート付き)

2022/09/02に公開約7,600字

はじめに

こんにちは。株式会社VALS代表の根本です。今回は、少し趣向を変えて、『【Notion】Notionで飲食店をDX推進したら結構評判いいぞ?(テンプレート付き)』という内容で記事を書いてみました。
システム開発、飲食店業界両方の立場にいる人間からの観点の記事となっております。
この記事を読んでいただいた方のどなたかの参考になったら嬉しいです!

背景

僕の家は家業として祖父の代から渋谷のセンター街で飲食事業をやらせていただいております(現在は某カフェバーのFCオーナーとして事業をしております)。
また、今年2022年3月末より新たに『Cafe VALS』という自社ブランドのカフェをオープンし、お客様をはじめとする現場のキャストや応援していただいている皆様のお陰で、いいスタートダッシュを切ることができました。

糸かき氷と米粉ワッフルが美味しいお店です!渋谷にお立ち寄りの際はぜひ!

  • FCオーナー事業
  • 自社ブランドカフェ事業

2つの飲食事業共に、Notionを利用したマネージメントやマニュアル管理をしており、今回は自分への備忘録も含めて本記事を作成しております。

この記事の対象者

  • 非エンジニアメンバーの割合が多いプロジェクトのマネージャー及び経営者
    • 例: 飲食店経営者・店長など
  • 家業が自営業の学生の方など参考になるかもです...!(ニッチすぎるだろ笑)

読むの面倒な方はテンプレート付録だけご参照いただいてもGoodです!

Notionで飲食店をDX推進しよう!

このタイミングで、Notionのアカウントがない方は、アカウント作成をし一度色々触ってみてください!ここ最近の開発スピードがすごくて、正直僕も全ての機能を追いきれていませんが(Widget?が気になる...Zappierとかと連携したら在庫管理とかめちゃ楽になりそう...)、みんなが幸せになれる素晴らしいツールです(釈迦に説法ですみません)!

本記事で利用するテンプレート

本記事で使用しているテンプレートです。コピーしてご自由にお使いください!

https://polydactyl-antelope-641.notion.site/8b14f685add64f44a0dd94a04286a11f
それぞれのページにテンプレートを用意しているので、
  • 「新規追加」のデフォルトをテンプレートにしてあげる
  • テンプレート自体を編集してあげる

と、スムーズに皆様の店舗用にできるかなと思います。

重要なポイント(非IT・エンジニアPjにおいて)!

個人的に非IT・エンジニアメンバーが多いPjにおいて一番重要なポイントが、
『仕事のDX推進・IT化はめんどくさいものではなく、便利なものなんだ』
と思ってもらうことだと思っています。
普段からPCやIT系に触れる機会が少ないスタッフや管理職にとって、『Notionの導入』自体の心理的障壁は、僕らエンジニアが思っているよりとても高いです(うちのお店でもそうでした💦)。
『そのスタッフの適正に応じた最適な仕事内容で、最高のパフォーマンスを出してもらう』
ことが、マネージャーとしての役割だと思っているので、この点を特に意識することが大事かと思います。
以上を踏まえてのポイントが以下となります(Notionに限った話ではないものもありますが...)。

  1. 英語を極力使わないこと
  2. なるべく構造を簡略化すること
  3. モバイルライクにすること
  4. 注釈や参照リンクを細かく貼り付けること
  5. 権限を正しく譲渡すること
  6. 情報系ツールを適切に切り分けること
  7. テンプレートを駆使すること

この後のチュートリアル(?)ではこれらの点に関して、実際のテンプレートや事例をもとに解説していきたいと思います。

1.英語を極力使わないこと

題名通りになります。エンジニアは、意図せず英語を使いたがりなところがある気がするので(笑)なるべく、どんな人にも伝わりやすい表現にしましょう(ここら辺の塩梅に関しては、メンバーによると思います、比較的若いメンバー構成であるならば横文字に慣れていたり、立地やブランド特有のスタッフの属性にもよると思います)。
ワークスペース自体の言語設定も『日本語』にしましょう。

例: タスク管理ボード
該当リンク

GitHubのProjectなどで普段からチケット管理しているIT業種にとって、「Ticket」や「In Progress」、「Review In Progress」という単語は馴染み深いかもしれませんが、
『呪文に見えてしまい嫌になる』
とスタッフより指摘をされた経験があります。言い回しを少し変えるだけで、グッと親身になります!

  • Ticket → チケット → タスク → やること
  • To-DO → タスクリスト → やること一覧
  • In Progress → 実施中のタスク
  • Review In Progress → 待機中のタスク
  • Done → 終了したタスク

2.なるべく構造を簡略化すること

多くの機能を持たせすぎると、使う側としては混乱の元になることがあります。僕がNotionで情報管理設計をする際は、
『本当に使うもの以外は捨てる』
ことを意識しています。

3.モバイルライクにすること

Notionを導入するにあたって、

  • そもそもPCを持っていない人が多い
  • 現場で使うには、スマホやタブレットが利便性が良い

などの現場の状況を意識しての設計が重要です。Notionでは管理ボードや、DBなど、機能が豊富ですが、モバイルで閲覧する際には、横スクロールがストレスになることが多いので、こう言った機能を使う際は、幹部(PC閲覧が多い)やNotionの扱いに慣れている人が使うページに留めるなどの気遣いが必要になると思います。
また、弊店ではアルバイトの子をマニュアルが存在するページに招待することで、事前に作り方を覚えてもらったり(任意)しているので、行き帰りの電車の中やベッドでゴロゴロしてる時などにアクセスしやすいViewの情報設計を意識しています。

例: 見出しや絵文字を使って辿り着きたい情報へのアクセスを早くするように意識する
該当リンク
例: 『ギャラリービュー』を使って、写真(視覚情報)で検索性をあげる
該当リンク

4.注釈や参照リンクを細かく貼り付けること

はじめて触るツール、特にNotionを触りたての頃は、僕自身、
『どこで何を使えばいいんだ?』
となりました。機能や見出しごとにコールアウトなどを使用して、注釈や凡例をつけてあげると親切です。

例: タスク管理ボードの使い方の注釈
該当リンク

例: 管理者向けマニュアルでの注意喚起
該当リンク

参照のリンクなども、細かく貼ってあげるといい感じのUXを提供できると思います(タスク管理ボードなど特に)

5.権限を正しく譲渡すること

店舗に関わる業種の一例として、

  • ショップオーナー(社長等)
  • 店長(現場管理責任者)
  • 人事担当
  • マーケティング担当
  • 社員
  • アルバイト

など、いろいろな立場の方がいると思います。
『誰にどの権限を渡すのか』
を事前に設計して、ページ管理をすると、低コストで安全なNotionライフを送れると思います。
今回は一例として、店舗でのページ設計と権限付与を図示してみました。

図: 店舗でのページ設計と権限付与

6.情報系ツールを適切に切り分けること

こちらに関しては、Notionに限った話ではないのですが、情報系のツールに関しては、それぞれの役割をしっかりと選定、周知するのがいいと思います。弊店ではみんなが使い慣れているツール(例えばLINE Works等)を使うようにしています。(Slackとかあまり使わないほうがいいと思います笑)

  • 即時的な流れる情報に関して: LINEグループ
    • 日毎の売り上げ報告
    • シフト提出の通知
    • イベントの実施報告
  • 流れたくない情報に関して: Notion
    • マニュアル
    • 在庫管理表
    • 原価計算表
    • 各種アカウント情報
  • 一時的に留めておきたい情報に関して: LINEグループのノート
    • Notionへのリンク
    • シフト提出フォームのリンク

7.テンプレートを駆使すること

今回のチュートリアルでも、各所に『テンプレート』を利用しています。現場で使うことを想定した際に、モバイル端末でコピーペーストをしてもらったりたくさん書き込んだりするのは現実的ではないので、簡素化できる部分はなるべくテンプレート化すると親切だと思います。

例: 棚卸しのテンプレートボタン
該当リンク

例: フードマニュアルのテンプレートボタン
該当リンク

付録

Google系サービスを使ったシフト管理)

弊店では、シフトの提出から作成までを

  • Googleフォーム
  • Googleスプレッドシート

の二つを使って行なっております。フォームに関して簡単にサンプルを用意したので、ぜひ参考にしてみてください。(フォームのテンプレート配布方法がわからずで、すみません💦)

https://forms.gle/nbMW7ky7rjn25Zzv6

おわりに

今回はNotionを使っての飲食店の業務効率化をするにはどうすればいいかについて僕なりにまとめてみました。まだまだ使いこなせていない部分も多々ありますが、今後も「こんな使い方するといいかも?」と思ったことがあれば記事にしていきたいと思います!
また、何か弊社や僕がお手伝いできることあれば、お気軽にDMくださいませ!

今回の記事のNotionへのリンクはアフィリエイトプログラムのリンクにしています!もし既にNotionを利用している方でしたら、こちらのリンクより参照してみてください!(僕は公式Twitter見て、アフィリエイトなるものに初挑戦してみました笑、使い方によってはみんなが幸せになれるかなと思います、使い方によっては...笑)

参考

https://notion.grsm.io/axadrwsvz3sv

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