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Notionを用いたタスク管理オブザイヤー

2021/12/30に公開約2,100字

概要

  • 予定を見越したり、優先順位をちゃんと切ったりというのが苦手な僕が、今年取り組んでよかったタスク管理オブザイヤーを紹介します

やってみてうまくいかなかった管理方法たち

うまくいったものも紹介しますが、その前に「これは上手くいかなかったよー」(自分には合わなかった)というのも紹介します

TODO形式のタスク管理

よくなかったこと

  • 「何をいつまでに」が管理できていない
  • タスクが何のプロジェクトに紐づいているのかが管理できない、見える化できていない

この2点が致命的でした。そして上長に「TODOではなくガントで管理するといいよ」とアドバイスをもらい、チーム全体でガントで管理するようになりました

ガント ver.1


なかなかいい感じに見える


typeがプロジェクトのものにはそのプロジェクトの情報が一括して入れてあり、そのページを見ればプロジェクトを把握できるようにしてた

よくなかったこと

  • 数日に渡るタスクに切ってしまうことがあり、少しずつビハンドしてしまうことが増えた
  • ガントを引くだけ引いたけど見返していないということがあった
  • チームメンバー6人で記入していくと、完了したタスクが増えてきて、databaseが重くなる(仕方ない)
    • 消す時に「消したい情報(タスク情報)」と残したい情報(プロジェクトページ)」が同じテーブルにあり管理しずらい
    • データの構造的にプロジェクトがタスクやマイルストーンと並列にあるのは気持ち悪かった

ビハインドが頻発してしまっていることが大きな問題として挙げられました

そして行き着いたタスク管理オブザイヤー

1. プロジェクトのデータベースとタスクのデータベースを分けて、タスクに見積もりをつける

  • プロジェクトのページたちにはプロジェクトの情報だけを持たせておく
    • プロジェクトが終わっても残しておきたい長期記憶なので別データベースとして分けます
  • タスクとマイルストーンにはプロジェクトをRelationとして紐づけます
  • タスクには見積もりをつけます
    • 見積もりは選択式でつけられるようにするのがポイントです
    • 上限を2時間として、「タスクは2時間以内で見積もれるような粒度に切れよ」というメッセージ性が込められています

2. 自分用の当日TODOページを作る

  • タスクリストをフィルターして当日用のtodoリストを生成します
    • todoリストを単体で作るのではなく、ガントと紐づいているのがポイントです

3. その日のミーティングもtodoリストに入れてしまって、稼働できる時間を計算する

  • その日予定されているミーティングや、突発的に発生した差し込みタスクも落ち着いて当日のtodoに積みます
  • Formulaを使って、見積もりをもとに実数値に変換します
    • 中身はif文を連ねてるだけです
  • 実数値を合計して上げることで当日の稼働時間の見積りが出ます
    • ここで8時間を超えているとちょっとタスクの調整しないとなと気付けます
    • ちょっとした相談や雑談は発生するものなので、感覚として7時間以下に抑えておくとちょうど良いと感じてきています

まとめ

  • 基本はガントで管理する
  • 残すべき情報と、タスクの情報階層は分ける
  • タスクは細かく切る
  • 当日todoを生成して当日の見通しをつける
  • タスク管理オブザイヤー受賞

2022年も続けていこうと思います
良いお年を〜

(おまけ)

  • 当初自分のタスク管理は自分のNotionで行っていましたが、今は会社のNotion上で行っています
  • こうすることで仕事の見える化ができて、チーム内でリソースの調整などができるようになります

Discussion

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