はじめに
こんにちは、みおずねと申します。
最近タスク過多でしんどい思いをしているのですが、なんとか試行錯誤して自分なりのNotionによるタスク管理方法を確立しつつあるところです。
そこで、自分の今のNotionの設定を備忘録として残しておき、あわよくば誰かの役に立てばいいなーという気持ちでこの記事を書いています。
Notionにそんな機能あったんだーくらいの軽い気持ちで読んでいただけると嬉しいです。
プロジェクト＆タスク
Notion公式から提供されているテンプレートを参考に、自分で1から構築したものを使っています。
本当はテンプレートを自分で編集していくのがいいのですが、削除・編集できないプロパティが存在して微妙にうざったいので、いっそ全部自分で作成してしまいました。Notionの操作に慣れていない方は、テンプレートに直接手を入れていく形で全く問題ないと思います。
削除できないプロパティについて
タスクにおける「ステータス」「担当者」「期限」プロパティは、タスクデータベースという機能の制約上削除できないようです。これは、ビューの設定から「タスクデータベースを元に戻す」を選択することで削除できるようになります。
プロジェクトにおける「ステータス」「責任者」「期間」プロパティも削除することができませんが、こちらはロックを解除する方法がわかりませんでした。ご存知の方はこっそり教えていただけると嬉しいです。
プロジェクトのデータベース構成
基本的にはテンプレートと同様ですが、以下の変更を加えています。
タグ
「個人」「講義」「サークル」の3つを使用しています。各々自分の中でカテゴリを整理しやすいものを設定すれば良いと思います。
テンプレートのカードサイズを小に
新規プロジェクト作成ボタンの横にあるドロップダウンから、テンプレートを編集することができます。
その中にあるタスクボードの「カードサイズ」を小に設定してください。これでモバイルでも見やすくなります。
ちなみに、テンプレートを使わず1から作成している方は、このボードに自プロジェクトでフィルターをかけないと、他プロジェクトのタスクも入ってきてしまうので注意しましょう。
進捗率
テンプレートの方では編集できない謎プロパティです。自作する方は以下のように設定すると良いでしょう。表示方法は趣味です。
prop("タスク").filter(current.prop("ステータス") == "完了").length() / prop("タスク").length() * 100
プロジェクトのビュー構成
Notionにはデータベースを閲覧する方式(ビュー)も様々用意されています。
ちなみに、プロジェクト・タスクのビュー構成で挙げた設定の多くは、他のビューにも別々に適用することができます。
テーブルビュー
プロジェクト一覧を眺めるのに適しています。プロジェクトは数が多くないのでこれが一番見やすいと思います。
進行ステータスでグループ分けされているのも地味に便利です。
並び替え
優先度→期間→タグ の順で並ぶようにしています。
条件付きカラー
条件に応じてカードに色をつけることができます。(ちなみにこの設定はビュー内のみに適用され、他のビューでは通常通り表示されます。)
色は優先度の色をそのまま適用するようになっています。
タイムラインビュー
自分はプロジェクトではほとんど使っていないけれど、人によっては使うかもしれない？やつです。
タスクのデータベース構成
タグ
今のところ「試験」しか用意していません。正直使い所に困っています。
GTD
試験的に運用しているプロパティです。「Get Things Done」という考え方があり、それになんとなく乗っかって、脳のワーキングメモリーにタスクを載せすぎないようにする試みです。
ステータスと役割が被っているのでそのうち統合します。
その他計算プロパティ
手動で付与するプロパティは上記のものくらいしか追加していません。以下で紹介するように、数式を用いたプロパティがいくつか他に存在します。
その他のカスタマイズはビュー側で行っています。
タスクのビュー構成
テーブルビュー
タスク一覧を眺めるのに適しています。フィルターや並び替えを設定すれば、「期限の近い未完了のタスク一覧」「完了したタスクを眺めてニヤニヤする」など様々な使い方ができます。
ボードビュー
タスクを特定のプロパティに基づいて分類して表示します。優先度別、進行状況別などができます。
タイムライン
ガントチャートっぽいことができます。私はこの画面を主に好んで使用しており、カスタマイズを多めにしています。
フィルター
単に完了/アーカイブでないものを表示するようにしています。
ちなみに、Notionのフィルター機能はかなり柔軟で、複数の条件をORやANDで組み合わせることも可能です。
並び替え
終了日が近い順→優先度が高い順で並び替えています。
ここで「終了日」は「期限」プロパティとは異なり、別のプロパティです。プロパティの種類は「数式」で、数式の中身は期限.dateEnd()となっています。
なぜこのような回りくどい方法をとっているのかですが、Notionの仕様で、日付プロパティで並び替えを設定した際に、終了日時が指定されていたとしても開始日時で並び替えが行われてしまうというものがあります。本記事投稿時点で日付プロパティの終了日時を並び替えのキーとして指定する方法は、このように数式を用いて終了日時を抽出するしかないものと思われます。
条件付きカラー
下図のように、条件に応じてタスクカードに色をつけることができます。
条件は以下の通りとなっています。
- 赤: 期限が今日もしくは既に過ぎた
- 黄: 期限が3日以内
- 緑: 期限が1週間以内
- 青: 終了日時が設定されている場合、開始日時を過ぎているか
- グレー: それ以外
ここで、青色の条件に指定されている「hasStarted」プロパティは、数式で以下のように計算しています。
timestamp(prop("期限").dateStart()) == timestamp(prop("期限").dateEnd()) or timestamp(prop("期限").dateStart()) <= timestamp(today())
この設定のモチベーションとしては、既に着手可能だけれども期限はまだ先というタスクに色をつけておきたいというのがあります。
終了日時が設定されているようなタスクは、そのタスクに着手開始できる日時が開始日時に対応します。一方、終了日時が設定されていないタスクは、内部的には開始日時と終了日時が同一で設定されているので、dateStartとdateEndの一致を見ることで判定することができます。
サブアイテム
親タスク・サブタスクの関係をいい感じに表示してくれます。「親アイテムのサブアイテム」の設定を「サブアイテムのみ」にすると親タスクが非表示になりますが、巻き添えでサブタスクを持たないようなものまで一緒に非表示になってしまうので使いづらかったりします。
依存関係
この設定はビューではなくデータベース本体の設定なので、全てのビューに変更の影響が及びます。
これを設定することで、「Blocking」「Blocked by」の関係を可視化することができます。
また、「自動で日付をシフト」を使えば、依存関係にあるタスクの期間が変更された時に、自動で関係するタスクの期間をずらしてくれます。私は基本的に締切日の決まっているタスクを管理しているので、終了日時が勝手にズレないように「自動シフトしない」に設定しています。
おわりに
タスク管理は各々に合ったスタイルがあると思いますので、今回紹介した方法が必ずしも皆さんの役に立つ訳ではないとは思いますが、Notionの活用方法の一例として参考になればと思います。
タスク管理はまだまだ試行錯誤の最中で、色々なことを試そうと考えています。共有したい方法が出てきた時は、その際にまた何か書こうと思います。
ここまでご覧いただき、ありがとうございました。
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お楽しみに！
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