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いきなり別のオフィス拠点ができたときにしたこと

2022/12/23に公開約6,000字

はじめに

この記事は、アドベントカレンダー「【初心者優先枠】corp-engr 情シスSlack(コーポレートエンジニア x 情シス)#2」」の12/23[1]担当分になります。stiqと申します。
https://adventar.org/calendars/7757

機会がありまして、子会社の立ち上げ直後のオフィス整備に情シスとして関わりました。
本業?があり、限られた予算と時間で、どたばたあれこれした記録を書いていきます。
キラキラしたオフィス移転の話[2]とは、真逆の泥臭いオフィス運用の話ですが、どこかで参考になることがあれば嬉しいです。[3]

なにが起きたか(7月)

(7月のとある日、上司から相談を受けて)
えっ?気がついたら、子会社ができていて、オフィスを借りることにした?
既に入居しているけど、業務ができるように、インターネットやプリンタの面倒を見て欲しい、と。
しかも、ウチ(当社)のオフィスから電車で1時間かかるんですか?

状況把握につとめる

  • 当社Aから、別業態の子会社B(Aの100%子会社)が立ち上がった
  • 子会社Bのオフィス拠点ができたが、業務ができる環境は未整備
  • とりあえず、業務ができることを優先
    • 現場のリクエストを聞きつつ、最初はあるもの/すぐに用意できるもので揃える
  • 自分はA社の情シス業務をしながら、B社のオフィス拠点の立ち上げを考える?[4][5][6]
    • 自分の業務から離れられないので、Bオフィスの話は、後輩のYくん(総務兼用)に方針を伝えつつ、実務的なところはお願いしました。

最初期の対応(8-9月)

Bのオフィス拠点を見に行く&現場をヒアリング

  • あれ?什器(机・イス)は入っているの?
  • 6人分のテーブル&イスと、収納スペースがあるレイアウト
  • 光ケーブルが天井から垂れ下がっているが、これは使えない(前のテナントによる撤去した残り?)
  • PC/Macからのプリントするニーズがすごくある。コンビニでプリントしたり、Aオフィスまで来て、プリントしていくという状態で、これは早く対処が必要であることを把握。
  • 子会社Bには、ITに強い人がいる感じではなさそう。(手間がかかるものにしてはいけない)

そういうことで、「インターネット」「プリンタ」「電話」「防犯セキュリティ」、これらを情シスで引き受けることになりました。
方針としては、次のようなことを考えました。

  • 立ち上げ当初なので、今後移転するかもしれない。2-3年後にどうなっているかも、予想がつきづらい。お金や手間をかけすぎないようにしたい。業者丸投げにお金が使える感じでもない。
  • だからといって、自前で変にピーキーな構成はせずに、シンプルに引継ぎしやすいことを目指す。

インターネット

光回線の手配を進める[7]ものの、どう頑張っても工事までに1-2ヶ月はかかります。
それまでのインターネットの用意に悩みました。
「モバイルルータ(Wimax)」「ホームルーター(Docomo Home 5G、Softbank Air等)」から、Wimaxルータを選択しました。契約期間の縛りや、持ち出しできることを考えて良いかなと。

インターネット(モバイルルータ)の最初期対応後の課題

Wimaxルータを8人[8]でシェアしていたようで、上手くつながらない人が出てきました。データ容量の契約は問題ない範囲で納まっていたものの、ギリギリだったので、Wimaxルータをもう1台を追加で契約します。
しかしながら、今度は夕方から夜間の時間に、Wimaxのインターネットが速度低下するという報告をよく聞くようになりました。だいぶストレスになっていたようです。ここは現場を宥めつつ、光回線の工事が滞りなく進むように手配を進めます。

プリンタ

現場でいきなり複合機を契約する向きがあったものの、最初期では複合機の要求仕様が見えづらいことから、一般用のプリンタを入れて様子を見る方向にしました。(お金をあまりかけられない制約もあり)
最初は、Rentio(家電レンタル)でプリンタを借りる予定でしたが、在庫なしで予約入れても順番が来ないことから、購入に切り替えました。この時に、プリントの機会が多いことから、カラーレーザープリンタを選択します。
https://www.ricoh.co.jp/printer/color/p-c6000l

プリンタの最初期対応後の課題

カラーレーザープリンタ入れた後に気づいたのですが、すごくプリントをしていました。
トナーは自前で購入して入れ替えするのですが、使用済みトナーの山ができていました。
トナーの料金がすごいことになってきました。複合機を入れることになりました。
(しかし、インターネットが来ないと、複合機の導入しづらいので、光工事まで待つことに)

つみあがるトナー

電話

最初は、法人契約している携帯で回しました。
しかしながら、子会社Bの代表電話番号が欲しいことがわかってきました。
そこで、クラウドPBX(Zoom Phone[9])で0ABJ番号を取得することにしました。
https://explore.zoom.us/ja/products/zoom-phone/
はじめはiPhoneにZoomアプリに入れて、Bオフィスに置いていましたが、社員で持っている法人携帯と見分けつかないので、デスクフォン(Poly VVX250)を買いました。
https://www.princeton.co.jp/poly/products/visualmediaphone/ppvvx250.html
(ところがどっこい、VVX250は無線LANがなく、有線LANしかないため、LAN網構築=インターネットが来るまで待つことに)

防犯セキュリティ

これは悩みました。ちゃんとした電子錠を入れると、工事や費用がなかなかしますね。
鍵を持っているメンバーを限定する運用で回っていることから、優先度を下げました。
入退室管理も兼ねて、インターネット導入後に対応することにしました。


次のフェーズでの対応(10-12月)

インターネット

光回線の工事日が決まりました。オフィス側のネットワーク構築は、自分が行います。
Bオフィスに10人くらい[10]の同時接続、ボランティア等のゲストの出入りもあることがわかってきました。
この時点で、一般用のWi-fiルーターは厳しそうな気がします。今後のことも考えて、拡張性も考慮した方が良さそうです。

ネットワーク機器の要件決める

  • 10人以上がWi-Fiにアクセスする。
  • 社員用とゲスト用のLANを分けたい。
  • 複合機やデスクフォンが入るので、それなりのセキュリティを確保したLAN網にしておきたい。[11]
  • リモートアクセスVPNは準備しておきたい(重要)。[12]
    以上から、スモールビジネス(法人)向けのMeraki Go、UniFi(Ubiquiti)、Yamahaのネットワーク機器に目をつけました。

2回に分けて導入する&2重ルータ構成

光回線の接続方式がIPoEであることがわかりました。[13]
Meraki GoもUniFiも、IPoE(というかIPv6)には対応していないっぽいです。
現場は、早くインターネットが来ることを待ち望んでいるので、ゆっくり接続の試行錯誤は難しそうです。しかし、Yamahaのルータは良いのだけど、IPoEの接続がすんなりと行けるかわからない&リモート操作にはサブスク料金がかかるのがデメリットでした。

そこで、一般用のルーターを光回線接続専用にさせて、社員のPC接続は法人用のネットワーク機器から行う方法で行くことにしました。
NEC Aterm WG2600HP4 + Meraki Goの組み合わせで進めてみました。[14]
また、早くインターネットに接続したいリクエストがあったので、最初はAtermのルータだけでWi-Fi運用して、本運用を始めたら、Meraki GoのアクセスポイントからのWi-Fiのみ(AtermのWi-Fiは停止)する方法で進めました。

2段階に分てネットワーク構築&2重ルータ構成


オフィスのそれっぽいネットワーク網ができました。

プリンタ改め、複合機

光回線工事の目処が立ち始めたあたりで、複合機の導入を進めるべく、機種選定を進めていきました。
考慮することが多いですが、既存のプリンタの運用状況がとても参考になりました。
想定する月間プリント数や、カラー/白黒などのプリントの種類、製本(ホチキス止め)が必要なことといったポイントをつかんで、複合機のオプション選定を進めやすかったです。[15]
ただし、複合機の導入時が、一番Bオフィスへ物理的に出社することが多かったです。(移動時間が多くて大変)
複合機がBオフィスに入るかどうかのチェックや、複合機の仕様打ち合わせで、どうしても対面の対応が多くなりますね。インターネット開通&LAN網構築後に、すぐに複合機を導入しました。
やはり、既存のプリンタに比べて、使いやすくなり、トナー等の保守料金も大きく改善する見込みです。

電話(Zoom Phone)

こちらもインターネット導入後に、デスクフォンを設置しました。
Zoom Phoneの管理画面で、Polyのデスクフォンの製品番号と紐付ければ、自動で起動します。
基本的な設定だけで使うのだったら、とても簡単に設置できました。

オフィスっぽい感じになってきました

その他(電源コンセント)

複合機の導入にとなって、電源の容量を気にする必要が出てきました。
複合機とネットワーク機器で、同じ電源から取らないように、延長ケーブルの敷設をします。
このタイミングで、7月にとりあえず買った延長ケーブルのコンセントが曲がっていたりして、取り換えたり、チェックができました。


さいごに

以上で、7月から行った施策をずらずらと書いてみました。[16]
あれこれと試していますが、スモールスタートをしつつ、現場のリクエストを聞きながら根回しをして、上司へ予算確保しながら根回しする、よくあるあるな感じかなと思います。

また、当社(A社もB社も!)のみなさんには、インターネットの開通を我慢強く待ってくれたり、私のあれこれの試行錯誤に日々付き合っていただいて大変感謝申し上げます!ありがとう!!

こんな感じの話ですが、どこかで参考になれば幸いです。[17]
お読みいただきまして、ありがとうございました。

脚注
  1. 今日は24日です。遅刻ごめんなさい。 ↩︎

  2. https://user-first.ikyu.co.jp/entry/office-relocation とか。きれいで工夫に満ちたオフィスは憧れますね。 ↩︎

  3. 詳細なところでは、事情により、フィクションを混ぜているところがあります。30%くらい? ご承知ください。 ↩︎

  4. 補足:今までAのオフィス拠点のみでしたので、初めて別拠点(子会社)を持つことになりました。 ↩︎

  5. 補足2: もちろん、立ち上げたばかりの子会社Bに専任の情シスはいません。私とYくんが、A社とB社の兼務です。 ↩︎

  6. 本業しかしていないのに、副業で他の会社の面倒を見ている人みたいになってる! ↩︎

  7. 光回線の選択で1本の記事が書けるくらいに悩みますね。まずは、NTT(東|西)日本のサイトから、拠点がマンションタイプ or ホームタイプかを把握して、料金のレンジを把握してから、業者比較する感じでしょうか。 ↩︎

  8. 聞いていた話より、人が増えていない? ↩︎

  9. オフィス電話(従来のPBX)から、Zoom Phoneに行き着いた話は、そのうち、別記事にまとめたいです。 https://twitter.com/stiq/status/1557017844017426433 に書いた話がメインです。 ↩︎

  10. あれ?人数がまた増えた? ↩︎

  11. ゼロトラストセキュリティの対になる、境界防御の考え方ですが、規模や費用感を考えて、まずは境界防御から手をつけました。今後は、ゼロトラスト含めた部分を強化予定。 ↩︎

  12. ネットワークのトラブルや、複合機の設定で1時間かけて電車で移動するのは、非現実的と判断。 ↩︎

  13. IPoEそんなに普及してたのかー。 ↩︎

  14. Meraki Goのセキュリティゲートウェイ(GX50)で、VPNが使えるようにするために、Aterm側で、DMZホスト機能を使っています。Atermを光接続のルータに特化させます。2重ルータ構成になるので、そこは管理面で面倒事があるかも。ここも別記事で詳しく書きたい。 ↩︎

  15. 複合機のリース契約は5年が基本であり、最初の契約のときに、出来るだけ、こちらの欲しい機能を明確にする必要があります。 ↩︎

  16. 本業?のオフィスAの業務をこなしながら、限られた時間の中でオフィスBの整備を進めていくので、時間配分が難しいものでした。なお、端折ったりまとめて書いたので、読みにくいところが多々あると思います。具体的な話を別記事で紹介できたら良いなと思います。 ↩︎

  17. https://www.youtube.com/watch?v=7KAdmKGP2fA をみて、この記事をちゃんと書こうと思いました。 ↩︎

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