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Box の世界観

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Box
ストレージ
Cloud Storage
idea

クラウドストレージ Box の世界観を整理します。一個人の見解です。

読者想定は「Zenn を読んでるエンジニア」であり、ある日突然 Box との付き合いが始まる――たとえば会社に導入されたり、プロジェクトで導入されていたりすることを考えてください。Box はエンプラ向けであり、オープンソースのように自力で調べるのは少々難しい。そこで、まずは世界観を知ることで、キャッチアップやその作戦を立てやすくします。

基本的な戦略

  • 容量無制限
  • シンプルな機能と UI
  • ブラウザドリブン（Web 画面で完結する）
  • toB 向け

容量無制限のためストレージ、特に全部突っ込んで SSoT（信頼できる唯一の情報源）化するのに向いている。ここでは挙げてないが、エンプラレベルのセキュリティも備えているってのもある。

機能と UI のシンプルさも特徴だと思う。海外 SaaS の思想である「お前らが俺に合わせろ」を採用しているが、シンプルゆえに（納得できるかは別として）合わせやすい。エンジニアであれば、独学でも比較的容易に把握しきれる。

また、シンプルさの延長だと思うが、ブラウザからウェブで使うだけで完結できるようになっているように思う。たとえば、すべてのファイルとフォルダには URL がついていてブクマや共有もしやすい。M365 とは大違いだ。一応、ローカルで同期を取ってエクスプローラーから使える Box Drive もあるが（後述もするが）無視していい。また通知もあるので（チャットほどではないが）割り込みやリマインドもできる。業務の基点にできるポテンシャルがある。

ターゲットとして完全に法人向けだろう。たとえば容量無制限や AI まわりの機能は法人プランのみ。もちろん金があればいいという問題ではなく、個人では金を出せても法人プランには入れない。

Box の利用者想定

  • ICT や DX にあまり強くない組織
  • 大企業向けのエンタープライズ水準に耐えうるセキュアさを備えたクラウドストレージが欲しい組織

Box の思想

思想1: クラウドストレージ基点のワークスペース

たとえば Teams はチャット基点のワークスペース、Miro はボード基点のワークスペースと言える。これらに限らず、普段の動線になるレベルのソフトウェア（ラインウェア/Lineware と呼ぼう）は色々ある。Box もラインウェアの一つであり、ストレージ製品なのでストレージ基点で攻める。

コラム: ツールに合わせる

ラインウェアに正解はない。チャット基点、ボード基点、ストレージ基点、別にどれでもいいのである。肝心なのはそれぞれのラインウェアの性質を知り、それに合わせる形で適応していくことだ。日本は文化的にこれが下手くそになりだちで、「デジタルツールが俺達に合わせろ」とする。

しかし、DX もそうだが、IT の本流は「お前らがデジタルツールに合わせろ」だ。エンジニアはすでに理解していよう。ライブラリやフレームワークの仕様は変えられない。それらの仕様に、自らが合わせるしかない。

状況と実力が許せば自製してもいいが、多くの場合、非現実的だ。ドメイン駆動開発やアジャイルといった対話の営みから見てもわかるように、「俺達に合わせろ」の「俺達」をテクノロジーで忠実に再現するのは難しいし、意味はない。現実的で本質的な概念を創出し、それを実装せねばならない。ムズすぎる。

もちろん人にやらせるなどもってのほかで、周知のとおり、上手くつくれないし費用もかさむ事態となっている。ウォーターフォールがまさにそうだが、計画をつくって、それをマスターとするような政治的な営みが勃発する。SIer はこれで食べている。

まあ、ツールに合わせる海外がじゃあ成功してるのかというと、そうとも限らないが、少なくとも日本よりは上手くいきやすい。発展の具合やエンジニアの待遇を見ても明らかだろう。

思想2: 管理者による統一

Box におけるヒエラルキーは大まかに以下 4 レイヤー。

  • 1: 管理者。後述するテナントを管理するレベルの Administrator 的位置付け
  • 2: 所有者。ルートフォルダを所有するマネージャー的な位置付け
  • 3: 編集者。メンバー。読み書きはできるが、クリティカルな変更はできない
  • 4: 閲覧者。メンバーではないが閲覧はできるポジション。読み書きもできない

通じなかったらごめんなさいだが、マイクラでたとえると以下のイメージ。

  • 管理者 → ワールドレベルで権限持ってるオーナー
  • 所有者 → クリエイティブ
  • 編集者 → サバイバル
  • 閲覧者 → アドベンチャー

これのおかげで一般社員や部下が好き勝手にできないよう完璧に制御できるし、まさにその点がセキュアであると評価もされている。

一方で、読者想定であるエンジニアとしては、個人または小さな範囲で自由につくりあげたいだろう。ここで二つのハードルが阻む。管理者じゃないのでつくれないパターンと、所有者じゃないのでつくれないパターン。いずれにせよ、所有者や管理者にお願いして設定してもらうという政治が必要になる。

Box に関する情報の調べ方

  • 基本的にはドキュメントがあって、ググれば見つかる
  • 最新アップデートは（特にイベントで発表する系は） toB 向けで、登録制だったり招待制だったりしており個人は追いかけづらい
  • サポートへの問い合わせやリクエストも可能だが、toB 向けなので会社として正式な窓口をつくってそこでやる形になる。典型的な SaaS のように一利用者として自由に送れるわけではないし、送っても断られると思う
    • また Box Pulse というツールもある
  • 上述したとおり管理者や所有者じゃないからできないという不便も多く、特に管理者を知りたいケースは多いが、こればっかりは会社内の体制や担当者を調べるしかない

と、このとおり、全体的に toB 向け仕様であって、一社員が自由に行動できる感じではない。むしろ会社内で正式な体制をつくって、そこと連絡し合う形になるように見える。私もそこに絡んだことはないのでわからない。

テナントとフォルダ

  • (テナント)/
    • (ルートレベルフォルダ)/
    • (ルートレベルフォルダ)/
    • (ルートレベルフォルダ)/
    • ...

Box の基本構造は テナント と ルートレベルフォルダ（以下ルートフォルダ） だ。

テナントとルートフォルダは、PC でたとえるなら PC とドライブと思えばいい。

  • PC
    • C ドライブ/
    • D ドライブ/
    • ……

組織はテナントを入手し、その下にフラットにルートフォルダをつくる。

どうつくるは組織次第だが、もっというと、次のようになる

  • そもそもルートフォルダを自由につくれるかどうかを決めれる
    • つくれる → 一個人でも自由につくれる
    • つくれない → 管理者しかつくれなくなる。クローズフォルダ構成という
  • ルートフォルダをつくっただけでは「つくった人にしか見れない」状態
    • 必要な人を招待しなくてはならない
    • 社員全員に見せたいフォルダなら社員全員を招待する
  • アクセス権はウォーターフォール式
    • つまり上位フォルダのものを引き継ぐ

ファイル

  • Office Online
    • Excel, Word, パワポはウェブ上で共同編集ができる
  • Markdown やコードなどプレーンテキスト
    • 表示もしょぼいし、ウェブ上での編集もできない
    • 🐰想定されていないと思う。そもそも GitHub などで事足りる。逆を言えば、GitHub 上でやれるような組織は Box のターゲットではない（or GitHub を使えない実力帯がターゲットになる）とも言える
  • ウェブ画面からファイルにアクセスすると以下の機能が使える
    • コメント。メンションも飛ばせる
    • メタデータ。企業向けの上位プラン Enterprise プラン限定だが key-value のタグ付けや検索ができる。AI機能使えばkeyから自動でvalueを埋めさせるとかもできる
    • アクセス記録。いつ誰が何したかのアクセスログ。コンテンツインサイト という
      • 🐰なので「見た」と言ったのに見てないとかもわかる。上司やマネージャーの本心を可視化できるのでおすすめ！
      • 🐰また、社員はこれを警戒するので「Box上のコンテンツを無闇に見ない人」も発生しやすい。要は Mixi でいう足跡のかなり細かい版が常時発動しているようなものだ

Boxウェブ派 vs Box Drive

Box はウェブ画面で完結できるが、ローカルでエクスプローラーから操作するニーズも根強い。これを行うツールとして、Dropbox や OneDrive のようにローカルで同期させるツール「Box Drive」がある。

Box Drive の使い勝手は正直言って悪いと思う:

  • 毎回同期が走るので遅い
    • ローカルで「起動している間」かつ「アクセスが発生したときに」同期する仕様。なので PC を立ち上げっぱなしにできない環境では、起動する度に同期することになり遅い
  • 人によってパスが違うため共有しづらい
    • デフォルトの同期先が %userprofile%\Box なので、そのままパスを共有すると C:\Users\KiranoSuta\Box\…… になる
    • もちろん「自動で %userprofile%\Box に変換するスクリを導入しよう」をすれば可能ではあるが、できないし、できてもイケてない。そもそも同期先は変更できるので人によって違う。共有しづらい！
  • 編集競合しやすい
    • 被ったら別名で両方保存というシンプル仕様。失うことはないが、よく考えて使わないと収拾がつかなくなる

そもそもウェブ画面で完結できるのだから、そうすればいい。Box Drive は要らない。

そういう意味では、一種の試金石になる:

  • ファイルサーバーで煩雑で巨大な Excel/Word/パワポを使ってるような組織は、Box Drive が手放せない
  • つまり、Box Drive 利用者が多い組織は、そのような運用と泥臭く付き合っている可能性が高い

Boxタスク

  • ウェブ画面からメンションを打って通知を飛ばす機能の一環で、簡易的なタスク機能がある
    • 打たれた側に承認/拒否ボタンが表示させるといった形
    • ファイルに紐づくので、特定ファイルに対して タスクを発行する形になる
  • タスク一覧画面もあって未処理の一覧とかも見れる
    • 🐰ファイル単位の承認作業は、よほど量が多いか、タスク管理や IT リテラシーが下手くそでなければ、これ一本で事足りる

Box Canvas

  • Miro みたいなやつ
  • 最低限の機能はあるようだが、とにかく遅い。まだ実用に値しない印象
    • 🐰テナントや社内環境によっても違うのかもしれない。詳しい人いたらコメントください

Box Notes

概要

  • 同時編集可能なノート
    • ❌Word Online や Google ドキュメントみたいなやつ
    • ⭕Microsoft Loop みたいなやつ
  • Box Drive 殺しでもある
    • ファイルとしての実体は持たず（ただのショートカット）、ローカルで編集することができない
    • 必ずウェブ画面でノートを開く形になる
  • AI 機能が使える
    • AI の回答をノートに追記するのがメイン
    • ノートの内容を食わせるには範囲選択 → Box AI 呼び出しが要る（結構めんどい）

所感

  • ストレージ基点のラインウェアとして捉えた場合、非常に重要となる機能
    • チャットでは普段特定のチャンネルに集まると思う
    • Miro その他バーチャルオフィスでは特定の部屋に集まると思う
    • 同様に、Box で「普段集まる場所」を実現したいなら、このノートを使うことになる
    • この本質に気付き、運用できる者だけが Box をラインウェアにできる
      • ちなみに Box 公式もこの点は訴求してない（もったいねぇ（まあターゲットとするユーザーに通じるコンセプトではないが……

いまいち

  • プレーンテキストとして気軽に使えないのが不便
    • API を使えば可能なのかもしれない（詳しい人コメントください）
      • が、理論上使えたとしてもガバナンス上閉塞されてるケースが多いか。。。
  • サイドバーの「最近の更新」がうざい
    • 開いたノート全ての更新を見せる＆非表示にできない という地味に痛い仕様
    • なので「たくさんのノートを開く」か、「高頻度に更新する奴」がいると、とてもうるさくなる
      • 通知の数字とか気にしない汚部屋タイプなら気にならないだろうが、そうじゃない神経質タイプは地獄
    • また、これゆえに「（特に高頻度に更新する奴の）ノートは開きたくないなぁ」心理も生まれやすい

Box Relay

概要

  • Box 上に特化した簡易的なノーコードツール
    • いわゆるワークフローをつくる感じ
  • トリガーとアクションから成る
    • トリガー: ～～が起きたら
    • アクション: ～～をする
  • トリガーやアクションの対象は、基本的にフォルダを指定する
    • つまり 指定フォルダ内で～～が起きたら、指定フォルダ内で～～をする が基本系

Relay で業務改善する際の二つのハードル

  • 1: 政治的ハードル
    • Relay は「自分がフルコン（所有者権限）を持ってるフォルダ」じゃないとまともに使えない
    • しかし Box を使うような組織はガバナンスがうるさいはず
    • ≒権限を持つ人との政治に勝たねばならない
      • もちろん個人でルートフォルダで個人で改善する分は自由（クローズドフォルダ構成だとこれさえも封じられるが）
  • 2: できることがかなり少ない
    • 痒いところに手が届かない と感じる
    • 「前の結果を使いたい」ことは多いが、対応してなくて使えなかったりすることが多い
    • シンプルということは手段も限られているということであり、その「限られた手札を使ってどうやって実現するか」を考えるパズルゲームの世界

ノウハウ

  • トリガーとアクションは「メモしきれる程度の分量」なので、手元で持っておくといい
    • Relay ワークフロー構築時はこのメモを見ながら考えると捗る（実物を動かしたりつくったりするまでもない）

Box Sign

知らない

Box Shield

知らない

Box Hubs

概要

  • Enterprise プラン以上限定
  • 指定フォルダやファイルを束ねたポータルサイトをつくれる
  • 通じるかわからないが、Google サイトみたいなウェブサイト作成を浮かべてもらえればいい
    • といってもテキストを書く or 指定ファイルやフォルダを D&D してリストアップする、くらい
    • サブページはつくれる
  • ウリは Box AI for Hubs を使って「ハブ内を AI で検索できる」こと
    • 後述のとおり Enterprise Advanced プランが要る
    • 🐰なので理想としては「細かい単位でファイルやフォルダを束ねたハブ with AIも使えるよ」をたくさんつくって使い分ける世界観

いまいち

  • ハブにつくる際は、事実上「追加するファイルやフォルダ」側も所有者権限が必要
    • なので Relay と同様、政治的ハードルが立ちはだかる

メタデータ

概要

  • ファイルに key-value のメタデータを付ける機能
  • 入力:
    • 管理コンソールから メタデータテンプレート を定義（keyの集合）
    • ウェブ画面からファイルを開き、サイドバーのメタデータ欄から適用テンプレートを選ぶ
    • value を入力する
  • 使用:
    • 検索時にメタデータをひっかけることもできる
    • 後述の Apps を使えば、一覧表示やフィルタリングもできる

いまいち

  • テンプレートは 管理コンソールからつくる ものなので管理者じゃないとつくれない
    • 個人やチーム内で使いにくい
    • どんなテンプレート使いたいかをテナントで統一させねばならないことを意味する

Box AI

概要

  • AI チャットボット
  • 特に Box 内のコンテンツと紐づいていて、その内容を食わせた状態でチャットができる
  • 使える場所:
    • 指定 Box Notes を開いているとき（AI For Notes）
    • 指定ファイルを開いているとき（AI For Documents）
    • 指定ハブを開いているとき（AI For Hubs）
    • 指定ファイルのメタデータ欄を開いているとき（AI For Metadata）
      • チャットではなくて value を自動で埋める。たとえば key が「文書作成日」としたら、AI が文書内から作成日を拾って書いてくれる感じ。Key as Prompt.

Enterprise Advanced プラン限定のやつ

典型的には以下が想定されているようだ:

  • 「文書系の業務プロセスの自動化」
    • Forms で情報を受け付け、Relay でワークフローに繋げる。特に Doc Gen を使って文書生成を自動化する
  • 「ラベルベースのきめ細かい管理」
    • Apps はリンク集またはダッシュボードであり、指定メタデータの表示に特化している
  • 「AI による省力化」
    • メタデータの value を自動で埋める
    • ハブ内のファイルを AI で自由に検索する（Box 独自の RAG）
    • AI 機能自体もカスタマイズできると嬉しい → AI Studio

Box Forms

概要

  • Google フォームや Microsoft Forms のようなフォーム
  • 「ファイルアップロード部品」は Box らしい部分か
  • フォームの共有リンクは両極端:
    • 決め打ちで招待した人（テナント内ユーザー）だけ見れるもの
    • オープンリンクで URL を知るなら（テナント外でも）誰でも見れるもの

いまいち:

  • 「Box Forms の～～に同意します」的なチェックが必ずつくので、フォーム利用者目線でちょっとウザイ

Box Doc Gen

  • docx または pdf 文書を自動生成する
  • 仕組み:
    • 1 テンプレートとなる docx 文書をつくり、動的に値を入れたい部分に {{ val }} を書く
    • 2 文書生成処理時に、変数 val に入れたい値を指定する
  • 文書生成処理？
    • 今のところ Relay にて Forms → Doc Gen の順で組むことが前提
    • Relay でワークフローをつくり、フォームを配置し、その次に Doc Gen を配置して「この変数にはこのフォームのこの値を入れる」的な指定を一つずつやっていく
  • つまり「文書テンプレート」に「フォームに入れた値」を「フォームを記入する段階で」入れ込むことで動的に文書をつくるマン

Box Apps

概要

  • ただのリンク集、またはダッシュボード
    • 指定したファイル、フォーム、メタデータ検索結果（ビュー と呼ぶ）などを自由に配置できる
    • ブックマークやテキストも置ける
  • 特にビューをゴリ押ししており、メタデータを駆使して上手い可視化をつくることが期待されている

慣れるまで紛らわしいところ:

  • 名前がわかりづらい
    • ノーローコードを思い浮かべるが、ただのリンク集やダッシュボードである
  • きめ細かいビューをつくる動線が少しわかりにくい
    • 適当にビューをつくる → Apps から表示 → 検索条件を変更して保存、という手順が必要（つまり編集画面ではなく利用中の画面で検索条件を変えた後に保存する形）

Box AI Studio

概要

  • Box には Box AI という AI チャットボットがあるが、これを独自定義できる（エージェント という）
    • Box AI を使う場面で、デフォルト以外のエージェントを選ぶことで使う
  • 設定
    • プロンプトと API プロバイダ（OpenAI でいえば GPT-4o、GPT-5、o3 のようなやつ）を指定できる
    • RAG に関する細かいパラメーターは指定できないが、コンテキストウィンドウに入りきった場合とそれ以外とで場合分けしたプロンプト指定ができる
  • 管理コンソールから定義する

いまいち

  • 管理コンソールから定義＝管理者が定義、という世界観なので、一ユーザーが自由に触れない

Box AI for Metadata

  • メタデータの値を自動で埋める
    • key に対応する value を、AI が自動で埋めてくれる
    • いわば key がプロンプトになっているようなものだと思う
  • 埋め方:
    • ウェブ画面で指定ファイルを開き、サイドバーからメタデータ欄を開いて、Box AI ボタンを押す
    • （一括適用ができたかどうかは覚えてない。従来はできなかったが最近アップデートでできるようになった的なの見た気がするが、どうだったかな。。。）

Box AI for Hubs

  • ハブ内のファイルを RAG った AI チャットボットが使える
  • たとえば:
    • 従業員規則その他会社ルールの文書をぶっこんだハブをつくれば、会社ルールについて自由に問える AI チャットボットになる

いまいち

  • 扱えるファイル数に上限がある
    • 1ハブあたり 2 万まで
    • 1テナントあたり 200 万ファイルまで
    • 十分に思えるが、一部の開発者が「ファイル数の多いツールや環境」を入れたりするとすぐにオーバーする
  • 上限発生時はエラーが出て一切使えなくなる
    • ドキュメントによると、上限未満にまで減らせば回復するらしい
  • 反映タイミングが読めない
    • 裏でインデックスをつくってるらしく、追加・変更したファイルがいつ反映されるかがわからない

参考リンク

GitHubで編集を提案

Discussion