どうもこんにちは！！！
クラウドワークスグループのソニックムーブで働いている安立です。
もうかれこれ20年以上この業界にいて（って書いて、嘘・・・マジで！？って思いました＞＜）、HTMLコーダーからフロントエンドエンジニア、そしてプロジェクトリーダー／マネージャーとキャリアを築いてきました。
まだコードを書くこともありますが、最近はエンジニアの知識を活かしつつ、要件定義・設計・進行管理、そして組織マネジメントがメインの役割となっています。
はじめに
さて、自己紹介はこの辺りで。
普段の仕事では、エンジニアだけでなくクライアントとのコミュニケーションも多いです。
最近では、メールだけでなくSlackなどのコミュニケーションツールを用いたやり取りが増えています。
変わりゆく環境の中で、日々クライアントとの信頼関係を築くにはどうすれば良いのかを考えながら働いています。
ということで今回は、主にSlackなどのテキストコミュニケーションにおいて意識しているポイントを5つ紹介します。
どれも比較的基本的なもので、誰でも意識すればクライアントとの信頼関係が築きやすくなると考えています。
それではいってみましょう!!!
ポイント1：返信はできる限りの最速で行う
なんだかんだこれが一番効果的だと個人的には感じています。
クライアントとのコミュニケーションにおいて、迅速な返信は信頼関係の構築に不可欠です。
特にクライアントからの質問には、できる限り早く反応するようにしています。
即時の返信が難しい場合は、メッセージを受け取った旨や、いつまでに返信できるかという目安を伝えると良いです。
Slackでのコミュニケーションに慣れている人には、確認の意思表示としてリアクションをつけるというのも一つの手段ですが、嫌う人もいるため様子を見ながら行うようにしましょう。
ポイント2：質問の時はまず目的・意図を提示する
質問をする際には、まずその目的や意図を明確に伝えることが大事です。
よく言われる、まずは結論から話すといった事に似ています。
「プロジェクトの方向性の不明点があり、それを解決するために質問しています」といった形で、質問の目的を共有することで、相手は具体的に答えやすくなります。
これにより、コミュニケーションの効率が向上すると共にすれ違いも発生しにくくなります。
ポイント3：文章が長くなりすぎないように気をつける
送る文面が完成したら送る前に一度見直してみましょう。よくあるのが、文章が長くなってしまっている事です。
長い文章は伝えたい情報が埋もれてしまい、何が言いたいのか伝わりにくいものになってしまいます。
要点を簡潔にまとめ、箇条書きや見出しを使って情報を整理することで、読みやすいものになります。
クライアントにとって読みやすく理解しやすいメッセージにより、迅速な意思決定に繋がります。
ポイント4：どうしますか？という表現は避ける
何かしらの意思決定を行う場面において、「どうしますか？」という曖昧な表現は、クライアントに意思決定を丸投げしてしまい、時に進行がストップしてしまう原因ともなります。
具体的な選択肢を示すことや提案を行うことで、相手が選びやすくなりスムーズなコミュニケーションが実現します。
たとえば「AとBという手法が考えられますが、どちらが良いでしょうか？私のおすすめはAです。」といった形で、意思決定を行いやすいコミュニケーションを心がけましょう。
ポイント5:「なるはや」「すぐに」という言葉は避ける
「なるはや」や「すぐに」といった表現は人によって捉え方が異なるため注意が必要です。
例えば「なるはや」と言われたときに、「数時間」と考える人もいれば「翌日まで」と考える人がいます。
そのため、これらの言葉はクライアントに不安を与える場合があります。
具体的な日時や期限を示すようにしましょう。
「なるはやで対応します」ではなく「午後15:00までには対応します」といった具体的な期限を示し、確実に実行することで信頼関係が深まっていきます。
まとめ
今回はテキストコミュニケーションでのポイントを紹介しました。
「クライアントとの信頼関係」と書いていますが、クライアントに限った話ではなくコミュニケーション全般に言えることです。
コミュニケーションはその先に相手がいるという事を意識しましょう。
こちらからのメッセージをどう受け取るのか？そのメッセージをどういう意図で送ってきているのか？といったことを考え、ホスピタリティを最大限に発揮して行なっていきましょう！？
それでは！！！！
Discussion