はじめに
アドベントカレンダーの記事になっております！
社会人1年目でテキストコミュニケーションに苦戦していたので試して良かったこと書いていこうと思います！
試して良かったこと
質問を行う際には既に試したを伝える
改善前の状態
下記のように質問だけ伝えてしまっていた。
Aでエラーでているのですがどうすればよいでしょうか？
伝えないと起こること
目的に対して何を試して失敗したか、成功したかがわからないと改善点が伝わらず質問相手が解決方法を提案できない。
質問相手から既に試したことに対してから確認が行われるので、解決方法が提案されるまで時間がかかる。
改善例
上記では既に試したことを結果が伝わっていないので質問する際に伝える。
Aでエラーが出ています。
最初にBを試しましたがCというエラーが発生し、次にDを行いましたが同様のエラーが出ました。
B・D以外に試すべきことはあるでしょうか？
質問を行う際には目的を伝える
改善前の状態
下記のようにエラーを解決して何がしたいかを伝えていなかった。
Aでエラーが出ています。
最初にBを試しましたがCというエラーが発生し、次にDを行いましたが同様のエラーが出ました。
B・D以外に試すべきことはあるでしょうか？
伝えないと起こること
何が目的かを伝えないと、質問相手に何をしたいかが伝わらずに目的を確認する質問が返ってきて本題に入るまでに時間がかかる。
何をしたいかを伝わってないと本質的な回答を得られずに、物事が進んでしまう。
改善例
最初に目的を伝える文章にする。
Eを行いたいのですがAでエラーが出ています。
最初にBを試しましたがCというエラーが発生し、次にDを行いましたが同様のエラーが出ました。
B・D以外に試すべきことはあるでしょうか？
質問相手との情報の差分を考える
改善前の状態
下記のように補足を入れずに質問相手との情報差分を埋めなかった。
先週の件ですがAと決まりましたがどうでしょうか？
伝えないと起こること
情報の差分があると、質問に対しての質問が返ってくるため質問相手が内容を理解するまで時間がかかてしまう。
質問をする相手が何を判断材料に結論を出しかが不明で結論に対する質問が飛んでくる。
テキストコミュニケーションの場合は非同期なので再度結論が出るまでに時間がかかってしまう。
改善改善例
事前に文章を読み返し質問されるであろう箇所に細く情報を追記する。
先週のDの件ですが問題点がCであり、解決方法はBとCがありました。
Aさんと話してデメリットが少ないBと決まったのですがこれでよろしいでしょうか？
課題があり質問する際に、課題を解決しない場合、解決した場合どうなるかを伝える
改善前の状態
下記のように課題のみを伝えてしまっていた。
AにBという問題があるのですがどうすれば良いでしょうか？
伝えないと起こること
課題を解決した場合、しない場合を伝えないと課題の優先度を判断できない。
その他のタスクなどに影響がないか、そもそも課題に対応する必要があるのかを判断ができない。
改善例
下記のようにメリット・デメリットを追記し優先度の判断を行えるようにする。
AにBという問題があるのですがどうすれば良いでしょうか？
解決しない場合はCが起こる可能性があり、Dが行えなくります。
解決する場合は調査に時間がかかりますがDが行えなくなる、ということは無くなります。
課題に対して質問だけではなく解決案も伝える
改善前の状態
下記のように質問だけを投げかていた。
AにBという問題があるのですがどうすれば良いでしょうか？
行わないと起こること
質問相手が解決するのを待っているだけになってしまう。
質問相手の思考時間が増え回答が遅くなってしまう。
(とはいえ、提案があればで良い気がしている)
改善例
質問相手の回答を予測しておくと、質問相手は選ぶだけになるので提案を追記する。
AにBという問題があるのですが、BにはCという解決策とEという解決策があります。
Cには分かりにくくなるというデメリットがありますが、動作が早いというメリットがあります。
反対にEは分かりやすいですが動作が遅いです。
個人的には動作スピードを優先させた方がユーザーの満足度が上がりそうなので、Cが良いと思いましたがどうでしょうか？
文章が簡素すぎると、わかりにくくなるので構造化する
改善前の状態
下記のように淡々と改行と句読点のみで伝えていた。
AにBという問題があるのですが、BにはCという解決策とEという解決策があります。
Cには分かりにくくなるというデメリットがありますが、動作が早いというメリットがあります。
反対にEは分かりやすいですが動作が遅いです。
個人的には動作スピードを優先させた方がユーザーの満足度が上がりそうなので、Cが良いと思いましたがどうでしょうか？
行わないと起こること
構造化を行いわかりやすい文章にしないと相手が理解に時間がかかってしまう。
文章が読みづらいので何度か反芻しなければならない場合がある。
改善例
カッコでしたいことを強調したり、構造的な文章を構築する
AにBという問題があるのですが確認したいことがあります。
【問題点】
AにEという事象が起きておりBという問題が発生している。
【行いたいこと】
Bを解決してFを行いたい。
【提案・解決策】
・C
・分かりにくい
・動作が早い
・D
・分かりやすい
・動作が遅い
個人的には動作スピードを優先させた方がユーザーの満足度が上がりそうなので、Cが良いと思いましたがどうでしょうか？
終わりに
そこそこコミュニケーションに苦戦しているので参考になれば！！
参考
Discussion