マルチタスクで疲弊しているあなたに〜GTDのススメ〜
はじめに
私が思うに，眼の前に現れた時ではなくて，ぎりぎりになってから行動を決める人が多すぎる。
この記事を書いた目的
社会人3年目になって公私ともにマルチタスクを求められるようになってきたきがします~~(本当はマルチタスクなどやりたくない)~~。マルチタスクをうまくこなせるようになりたいと思い，調べたところGTDというタスク管理の考え方に則ればその時に集中すべきことを明確にできるらしく，これが自分に会ってそうだと思ったので勉強したことをまとめました。マルチタスクに苦しんでいる人の助けになればと思います。
著者について
- 2024年4月でセキュリティエンジニア3年目に突入。
- twitter: @sigma5736394841
- 趣味: テニス，プログラミング，ハウスダンス(初心者)，海外旅行
GTDとはなにか
GTDの概要
- Gettings Thingd Doneの略。タスク管理方法の一つ。
- 次にやるべきことを明確にすることで本来やるべきことに集中できるような環境を整えることを目指す。
GTDのメリット
- 次にやることが具体的になって行動力が高まる。
- 責任の所在が明確になる
- マイナス感情が減る。
[!NOTE]
マイナス感情は，自分との約束を守れなかった時に生じるので，そもそも約束をしなかったり，約束を見直すことで回避できる。
そもそもタスクが気になるのはなぜか
気になることに対して，以下の部分が決まっていないと心や脳はそのことについて考え続けてしまい，思考力の低下を招いてしまいます。そのため，忙しいときほどタスク管理が必要不可欠なのです。
- 次やることが明確でない
- 期限が明確でない
- 次やることを教えてくれるリマインダーがない。
GTDの進め方
以下のステップに基づいてタスクを整理します。
- 把握する: 気になる全てのことを把握する(インボックスにいれる) --> 自分はタスク管理ツールAsanaを使っていますが，把握の時点でツールを使うと思いついたことを書くまでにタイムラグがあることと，PCを使うと他のことが気になってしまうので紙に書くようにしています。
- 見極める: 把握するの部分で作った気になることリストに対して次にどのようなアクションを行うか整理します。2分以内でできることならその場でやるようにする，人に任せるなら誰に任せるのか，タスク化してあとでやるかを見極めるようにしています。
- 整理する: やるべきことをタスクとして整理します。。時間の縛りのあるものはカレンダーに入れてしまう。今やる必用がないものは以下の様に分類するのがおすすめです。
- ゴミ箱(やらないと決める)
- いつかやる(今はやらないがいつかやれたらいいものを忘れないように)
- カレンダー(特定の日時まで無視していいものや何かの期限のメモ，あとで検討したいこと)
- 資料(役に立つ資料をまとめておく)
- 更新する: 行動の選択肢を最新の状態に更新する。
- 選択する: 今やるべきことを選択する。以下項目がどれくらいか具体的に数値化してみると良さそう。
- 現在の状況
- 使えるエネルギー --> 時間によって変わりそう(ご飯食べた後は単純作業の方がいいとか)
- 使える時間
- 優先度
↓自分のタスク管理ツールの例です。
GTDをやるうえでのワンポイントアドバイス
次の行動リストを場合分けしてみる
場合分けしてその条件でやることを分類しておくと良さそうです。以下が場合分けの例です。
- 電話をする
- パソコンが使える時
- 外に出ている時
- 会社にいないと出来ないこと
- 自宅でないとできないこと
- 誰かと相談が必用なもの
- 連絡待ち
- 電車の中
自分は電車の中でやることが決まっていないとダラダラすごしてしまうため，一旦AsanaにTrainというセクションを作り，電車の中でやることを予め決めておくことにしました。
週次レビュー
- 毎週，俯瞰的にタスクを見直す時間をとることが大切です。
認知学とGTD
最後に認知学的に見たGTDの有効性を書いておきます。
分散認知(外部脳の価値)
頭はパターン認識に基づいてアイデアを生み出すが，多くのものごとを覚えておけるような仕組みにはなっていない。
情報があふれる中で関連データを管理し，認識しておく能力には限りがあるということ，そのため「外部の脳」を構築し，有効活用することが不可欠である。
済んでいないことによって生じる負荷の軽減
- 済んでいないことがあると頭の多くのスペースが占領され，名飼うな思考と集中力が制限されてしまう。
フロー
- GTDをやることで眼の前のことに集中できるようになり，フローが生じやすくなる。
何から始めるか
はじめてのGTDストレスフリーの整理術を読むのが手っ取り早いと思います。
読む時間がない人は，一旦気になることリストを作ってご自身のお使いのタスク管理ツールを使って管理しながらうまく行かない部分をやりながら自分にあったやり方を探すとかでもいいと思います。
みなさんの益々のご発展を心より祈念して筆を置かせていただきます。
読んでくださりありがとうございました。
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