非同期コミュニケーションを推進したい

ドキュメントの非同期レビューを推進したい

背景

皆さんは普段業務でレビュー・ディスカッション・意思決定のための MTG をどのくらいやっているでしょうか？
自分の場合、特に DesignDoc や ADR のレビューとかがあります。

事前にドキュメントを書き、 MTG を設定し、 MTG でドキュメントの内容を説明します。
基本的にドキュメントに従って上から順に説明します。
長すぎる場合は一部省略することもあります。
場合によっては MTG の最初に 15 分くらい各自ドキュメントを読む時間を設ける場合もあります。

その後ドキュメントに付いたコメント (Google Document や Confluence のコメント) を拾いディスカッションしたり、コメント以外でも質問を受け付けたりして自由にディスカッションし、最終的に意思決定をしたり、アクションアイテムを決めたりします。

こういったプロセスは非常に重要ですが、同時に課題もありもっと改善できるのではないかと思っています。

自分は口頭よりもテキストによるオープンなコミュニケーションを重視しています。

そのため、ドキュメントのレビューもドキュメント上でコメントを書き議論できる方が望ましいと思っています。

MTG の課題

• ドキュメントを読めば分かることを口頭で説明するのは時間の無駄
  • 口頭じゃないと分からないならば、それはドキュメントに問題がある
• ドキュメントの内容をちゃんと理解していない上で議論をしなければならず、議論の質が下がる
  • 一人でドキュメントをしっかり読んで、必要に応じて調べて、コメントをする時間が必要
    • ドキュメントの内容を理解したうえで質の高いコメントをすることができる
• MTG 上でコメントできる人が限られる
  • 言いたいことがあっても躊躇してしまったりする (コメントできないのをその人のせいにして終わらすのは組織として生産的ではない)
  • 時間内にコメントできないことがある
• 声が大きな人の意見に流されがち(テキストでもそういう側面はあるが、口頭によるリアルタイムのコミュニケーションのほうが顕著では)
• MTG に参加していない人が議論に参加しにくい
• 口頭で議論した内容を 100% ドキュメントに反映するのは難しく、情報が欠損する
• 口頭で議論した内容をドキュメントに要約したりするのは、最初からドキュメントを書くのと比べて無駄

MTG やめる課題

一方で、では MTG を止めてドキュメント上で議論して結論を出すようにしましょう、とするのにも課題があります。

• 締切がないと後回しにされる
• 締切を決めても守られない
  • 厳格に締め切りを運用すると、締切を守る人の意見しか反映されない
  • 締切を守るのは当然だろ、と言われればそれはそうだが、他の案件も色々持っている中で勝手にタスクを積まれて締切を設けられても困る、というのがある
• 何かを決めるために MTG を開くのが習慣づいていると、ドキュメント上で決めるのが難しい
  • 誰が決めるのか