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データは集めるだけでは意味がない

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自己紹介

  • 職業ひよっこSE、業務効率化システムを主に提供
  • Web/バッチアプリ開発(C#)、RPA構築、OCR構築などなど
  • データの収集が大好きマン
    そうなんです。データの収集、整理が大好きなんです。

特に自分のタスク管理や作業実績の収集、作業の手順化が大好きなため、
若手社会人の方が仕事をしていくうえで、タスク管理の参考になればと思い、
今回の記事を書いてみます。
※あくまで、個人の意見なので参考程度に見てみてください

てことで、Redmineでタスク管理するまでの歴史を振り返っていきます

入社してから業務を記録する日々を過ごす

はじめはoutlookで予実管理をしていた

入社してしばらくはoutlookで予実管理をしていました。

【予定入力時】
この作業はこのぐらいの時間、期間でできそうだから、いついつに完了予定だな

【実績入力時】
あれ?思ったよりかかったな。ふむふむ今後は気をつけよう。
これをふまえて作業時間の予測精度を向上していくよん

が、しばらくたって気付く

【先輩に作業を依頼されたとき】
今回頼まれた作業と似た作業を前にやったことあるな。
どれくらいかかったかなー。そもそもいつ頃作業したんだっけ??

知りたい情報が探せない!!

outlookにデータを集めていても利用できない

そもそもカレンダーアプリですからね(笑)

Excelで作業管理をしよう

Excelを使えば集計やタスクの流用が簡単

類似作業はExcelファイルをコピーして今回用に少し変更することで、
作業タスクの洗い出しと、その想定作業時間をすぐに算出できるようになりました。

しかし、しばらくたってまた問題が発生

複数プロジェクトの作業を依頼されるようになってきた頃、
プロジェクトAとプロジェクトBを同時にタスク管理する必要があり、
Excelだと一元管理が難しすぎました。

関数やピボット、マクロを組んでもいいとは思いますが、めんどくさがりなんです。
それよりもっといいツールを探したほうが早いんではないかと思ったわけです。

進捗管理ツールを探してみた

結果、Redmineに落ち着く

選ばれたポイントは

  • 無料
  • ローカルWebサーバ上にデータを格納
  • 作業項目、フェーズなどのプルダウン設定をカスタマイズ可能

実際に使ってみて、予想外に便利だった点

  • 作業時間を記録する際にコメントを残すことができる
  • タスクやガントチャートの表示条件やソート条件を細かく指定できる
  • その日やった作業が記録として表示される(1週間の作業の振り返りに助かる)

個人的に不便な点(改善希望も込めて)

  • ガントチャートのデザインをもっとカスタマイズしたい
    PDFとして出力したときのデザインが好みじゃない
  • トップページにタスクや直近行った作業などが表示できるが、もっとカスタマイズしたい
    有益な表示項目もあまりなく、カスタマイズもほとんどできない
  • カレンダー機能が使いにくい
    予定が表示されないため、その日の作業予定が立てづらい
    実績は表示されるがデザインがみにくいため使用していない

と、不便な点も上げましたが、数か月使ってみて個人的には大変便利なので
みなさんもよければRedmine使ってみてください。
何より無料でインストールできますので

実際に作業効率がよくなり、タスク漏れも減った

作業をする前に予定を立て、作業中にかかった時間を記録するということは
効率が悪く、時間の無駄だと考える人が一定数いると思います。
ですが、業務を焦らず、楽しくこなしていくことができるようになっていきます。
クエストをクリアしていく感じでタスク管理してみてください。

最後に、データは集めるだけでは意味がないとは

タイトルにも書きましたが、記録するだけのデータは意味がありません。
それをなんの目的、何に活かしたくて記録しているかが大切です。
今回は業務の作業洗い出し、その作業にかかる時間の予測精度を向上を目的としています。

そのためには探しているツールで以下ができる必要がありました。

  • 記録した工数が目的に合わせてすぐに集計できる
    ただ、集計するのに時間や手間がかかるのでは意味がありません。本末転倒
  • 簡単に自分の予定を把握することができる
    予定を管理する作業というのは有益であるとともに、それにかける時間はできるだけ減らす必要があります。なぜなら生産性がないためです
  • 一元管理できる
    記録している場所が複数あっては結局マージや参照に手間や時間が生じます

上記で何度も述べましたが、予定管理に時間がかかっていては意味がないのです。
手段が目的になっている、よくあるパターンです。
データの記録が最終ゴールになってはいけません。
記録するだけではただ無駄な時間を使っているだけです。
それを利用して作業時間を減らすことができて初めてデータを記録してきた意味があります。

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