はじめに
Septeni Japan株式会社で4月から広告営業からエンジニアに転換した竹内と申します。
当社ではコミュニケーションツールとしてSlackを使っています。
この記事ではSlackのワークフローとリスト機能を使って、
ボタン一つでGoogleカレンダーの招待を自動で送信する方法を解説します。
課題
勉強会や懇親会といった社内イベントのGoogleカレンダー招待を手動で送るのは若干大変です。
また、カレンダーへの招待が漏れることで主催者・参加者双方にデメリットが発生します。
主催者視点のデメリット
-
参加者の把握が難しい:
- 招待を送らないと、誰が参加するのかを正確に把握するのが難しくなります。
-
信頼性の低下:
- イベントの管理が不十分だと、主催者としての信頼性が下がる可能性があります。
-
フォローアップが大変:
- イベント後のフォローアップやフィードバック収集が難しくなります。
参加者視点のデメリット
-
スケジュールの重複:
- カレンダーにイベントが登録されないため、他の予定と重なるリスクが高まります。
-
リマインダーがない:
- イベントのリマインダーがないため、参加を忘れる可能性が高くなります。
-
参加意欲の低下:
- 招待がないことで、イベントへの参加意欲が下がる可能性があります。
解決策の概要
これらのデメリットを解消するためにSlackのワークフローを活用して、
Googleカレンダーの招待を自動化する方法を共有します。
この方法を使えば、ボタン一つで簡単に招待を送信できるようになります。
また、Slackリストを使うことで後から参加者の集計を行う方法も紹介します。
具体的には、以下の手順で進めます。
-
Slackワークフローの設定:
- ワークフローを作成し、イベントのトリガーを設定します。
-
Googleカレンダーとの連携:
- ワークフローを通じて、Googleカレンダーの招待を自動で送信します。
-
Slackリストの活用:
- 招待するメンバーをリストに追加し、ワークフローと連携させます。
前提
この記事では、以下の前提条件をもとに進めていきます：
- Slackアカウントを持っていること
- Googleカレンダーを利用していること
この記事を読んでいただきたい方々
- Slackリストを試したい方
- 手動でのカレンダー招待に時間を取られている方
構築方法
事前準備
招待するイベントをGoogleカレンダーに登録しておいてください。
1.ワークフロートリガーの設定
①トリガーイベントは②[Slack内のリンクから]を選ぶようにしてください。
2.Googleカレンダーに招待するステップの追加
③ステップを追加する → Google Calender → ④予定に参加者を追加する を選択してください。
3.招待ステップの編集
⑤招待ステップに使用するGoogleアカウントを選択してください。
基本的にご自身のアドレスを使っていただければ問題ないです。
⑥招待したいイベントが属しているカレンダーを選択してください。
⑦招待したいイベントを選択してください。
⑧右側の{}ボタンから、[このワークフローを使用した人]を選択した後、
[v]のマークから[メールアドレス]を選択してください。
Slackに登録されているメールアドレスにGoogleカレンダーの招待が飛びます。
オプション1.主催者へのSlack通知
上記ワークフローでもGoogleカレンダーへの招待自動化としては十分ですが、
主催者への通知がされないため、参加者数を適切に把握できない可能性があります。
メッセージ → 誰かにメッセージのステップを選択し、
主催者のアカウントを指定してください。
オプション2.Slackリストでの参加者管理
複数回行う予定の勉強会等、「誰がどのイベントに参加していたか」を一元管理したい場合、
Slackリストが便利です。
Slackリストとは
2024年6月に発表されたNotionっぽいデータベース機能です。
参考: https://slack.com/intl/ja-jp/blog/news/introducing-slack-lists
事前準備
参加者管理用のリストを作成しておきましょう。
最低限イベント名と参加者(フィールド定義:メンバー)を登録しておけばよいかと思います。
今回の例では後々メールアドレスをCSV出力するためのメールアドレスフィールド、
参加希望を押した時刻を記録するための作成日フィールドを追加しています。
リストに項目を追加するステップの作成
ワークフローの編集に戻ります。
リストの実装に伴いワークフローのステップに[リスト]が追加されています。
[リストに項目を追加する]を選択してください。
リストに追加する項目の編集
①追加する対象のリスト(事前準備で作成したもの)を選択してください。
②イベント名を入力。変数でカレンダーのイベント概要を選択するとカレンダーのタイトルが自動で入力されます。
③参加者フィールドには[このワークフローを使用した人]を入れます。
④メールアドレスフィールドには[このワークフローを使用した人]を選択した後、
[v]のマークから[メールアドレス]を選択してください。
実際にワークフローを動かしてみると下記画像のように必要な情報が入力されました。
終わりに
今回作成したワークフローは複製をして招待をするカレンダーを変更することで、
イベントが変わっても使い回すことができます。
手動招待による招待漏れ・手間を減らすためにも是非活用してみてください！
We are hiring
Septeni Japanでは、一緒にプロダクト開発組織を盛り上げてくれる仲間を募集しています！
ご興味のある方は以下リンクから応募していただき、カジュアル面談を通じて働く環境や仲間を知っていただければと思います！
その際、応募フォームの「知ったきっかけ」に「テックブログ」と記載いただければと思います。
Discussion