コミュニケーション術【伝わりやすさを高めるポイント】

イントロダクション

プロジェクトの成功には、チーム内での効果的なコミュニケーションが不可欠です。良好なコミュニケーションはプロジェクトのスムーズな進行を促し、ミスや誤解を最小限に抑えることができます。特に日本のように協調性が重視される国では、コミュニケーション力がキャリアアップに直接影響を与えることも珍しくないのではと思います。

この投稿では、私がチームで効果的なコミュニケーションを取るために重要だと思ったポイントをいくつか共有します。参考になれば幸いです！

1. 聞き手に配慮する

コミュニケーションの効果を最大限に引き出すためには、聞き手の立場や背景を理解し配慮するよう気をつけます。例えば、聞き手が技術的な背景を持っているか否かによって、専門用語の使用を判断したり、情報の提供方法をオンラインにするか対面にするかなど変えた方が良いときがあります。また、聞き手の現在のプロジェクトやタスクに忙しいかどうかも考慮し、コミュニケーションのタイミングは配慮するべきです。

2. 明確かつ簡潔に伝える

伝えたい内容を明確にし、不必要な情報は省略することで、聞き手が重要なポイントを簡単に理解できるようにします。特に、重要な決定や変更点は、ポイントを絞って簡潔に伝えることが重要です。事前に言いたいことを練り上げ、自分に問いかけながら磨きをかけることで、相手にわかりやすく伝えられます。

3. 正しいタイミングで情報を提供する

情報の提供はタイミングも重要です。例えば、ランチに誘うなら相手がお腹が空いているだろうタイミングの方が成功率は上がります。それと同じで聞き手の意思決定を促進するのにタイミングを考えうまく利用すると良いと思います。チームで何かの技術の採用を推したい時には、その技術のメリットが求められるタイミングであれば、より聞き手も親身になって聞いてくれるはずです。

4. コミュニケーションの粒度を使い分ける

誰に対しても1から10まで話す必要はない場合があります。1から9まで知っている人にとっては、その話は苦痛でイライラするものかもしません。逆もまたしかりです。相手に合わせて情報の粒度を使い分けることで、より相手に伝わりやすくなります。相手の事前知識や立場に合わせて適切なコミュニケーションの粒度を選ぶことで、伝えたいメッセージがより理解されやすくなります。

5. 見た目を整える

黄ばんだシャツを着ている人に洗剤を売られても、あんまり買いたいとは思いません。それと同じように、伝達の際、見た目も重要な要素です。大きな取引で扱うドキュメントに誤字脱字があると、相手は「本当に取引して良いのか？何かミスをやらかさないか？」と不安に思うことがあります。そのようなドキュメントやプレゼンテーションであればデザインの一貫性や、誤字脱字がないかを確認することも大切です。よりクリアな資料であればあるほど、相手が情報を受け入れやすくなるはずです。

6. フィードバックを積極的に求める

コミュニケーションは双方向のプロセスです。情報を提供した後は、聞き手からのフィードバックを積極的に求め、誤解がないかを確認します。聞き手の状態や反応に注意をむけ、相手が困惑している顔をしていたら話を止め質問するのも良いと思います。フィードバックを求めることで伝えたい内容が正しく理解されているかを確認し、必要に応じて情報伝達の補足を補うことができます。

7. 良い聞き手になる

単純な話、自分の話を聞いてくれない相手の話を聞くのは嫌だったりします。その心情を相手も持っているかもしれないと考え普段から良い聞き手になるよう振る舞いまっていると、いざという時に相手も聞いてくれるかもしれません。良い聞き手になるには、レスポンスの速さ、相槌、問いかけのような基本的な対話術が有効になることがあります。

以上、コミュニケーションに関するポイントについてでした。
参考になれば幸いです。