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少人数・リモートチーム向け: Slackの使い方

2023/04/05に公開

私が参加している会社では2015年からSlackを導入しており、従業員数が少ないためこれまで特別なルールは設けていませんでした。ほとんどのメンバーがリモートで働いており、ごく稀に出社する状況です。
しかし、他社とのコラボレーションをSlackで行う際に、一定のルールがあることで利用がスムーズになることを実感しました。
そこで、自分なりにSlackの使い方整理しました。

このガイドが必ずしもベストプラクティスとは限りませんし、企業環境によっては適用できない点もあると思います。

はじめに

情報はオープンにしておくことで、能動的に情報を得られると考えているため、そのようにSlackを活用しています。
また、Slack(などのコラボレーションツール)を使い方は社風・会社の雰囲気に反映されるので、Slackの使い方については、社内で共有しておくことをおすすめします。

チャンネルについて

チャンネル名は命名規則に従って、その名前がチャンネルの目的を明確に示すようにします。
定期的にチャンネルを整理し、目的が達成されたらアーカイブします。
情報をオープンにすることで、能動的に情報を得られるため、チャンネルは基本的にpublicに設定します。
プロジェクト内でも、チャンネルを分けることで情報の整理がしやすくなります。

基本的には、役割ごとにバンバンとチャンネルを作成していく方が、一つのチャンネルでやりとりするよりも情報の整理がしやすくなります。

もし、別のコラボレーションツールを使用している場合は、Slackを使用せずに、そのツールを使用しましょう。
例えば、「開発・バグのやり取りは、GitHubのIssueを使用する」など。

命名規則

pj-{プロジェクト名}: プロジェクトチャンネル (例: pj-foo)
pj-{プロジェクト名}-{スプリント}: スプリントチャンネル (例: pj-foo-1)
pj-{プロジェクト名}-{チーム名}: チームチャンネル (例: pj-foo-dev)
{チーム名}-: チームチャンネル (例: dev-)
c-{相手の会社名}: Slackコネクト (例: c-bar)
notify-{情報の種類}: 通知 (例: notify-notice)

例えば、チャンネルを次のように分けることができます。

あるプロジェクトの全体チャンネル: pj-foo-general
あるプロジェクトのGitHub通知: pj-foo-notify-github
あるプロジェクトの特定のリリース作業に関するチャンネル: pj-foo-designRenewal

通常、2週間から1ヶ月程度かかるプロジェクトのタスクにはチャンネルを作成し、完了次第アーカイブします。
デザインや開発など異なるジャンルのやりとりが多い場合は、チームチャンネルを作成します。

チャンネルのトピックと説明

チャンネルのトピックと説明を設定してください。新しいメンバーがチャンネルの目的を理解しやすくなります。
- トピックには、チャンネルでの主要な議論やアクションアイテムを簡潔に記載します。
- 説明では、チャンネルの目的や関連するリソースへのリンクを記載し、参加者が必要な情報にアクセスしやすくします。
重要なメッセージやリンクは、チャンネル内でピン留めすることで、後から参照しやすくします。

投稿について

基本的にはメールのような形式は不要です。

挨拶や締めくくりも必要ありません。
例:「お疲れ様です。」や「お世話になっております。」や「よろしくお願いいたします。」など

メンション

敬称は不要です。例: 「@tanakaさん」
名前は不要です。例: 「@tanaka 田中様」
返事は不要だが、通知したい場合は cc をつけます。例: 「@tanaka cc @Yamaguchi」
全体に通知したい場合は、＠channelと＠hereを使い分けてください。
夜間や休日でもメンションをつけてメッセージを送って問題ありません。通知設定は受信者側で調整してください。

通知

通知設定を適切に設定し、必要に応じて、ミュートやカスタム通知を設定します。

スタンプ・絵文字

文字・投稿数を減らすために、スタンプや絵文字を使いましょう。
上司や社外の人とのやりとりでもガンガン使ってください。

スタンプで返答できる内容なら、スタンプを使いましょう。例: 確認します、ありがとうございます
弊社ではデフォルトの 🙏🙇👀👍✅🙆👏 などがよく使用されます。

スレッドについて

スレッドは使用すべきですが、投稿数が多くなると、過去の投稿を探すのが大変になるので注意が必要です。

メッセージに関連する会話は、スレッドで行います。スレッドが10件以上になる場合は、チャンネルに投稿してください。
スレッドでの会話は、関連性が高いものに限定し、それ以外の議論は適切なチャンネルに改めて投稿してください。

コンテンツの整理

マークダウンを使用して、投稿を整理します。
長い文章や複数の質問がある場合は、箇条書きやリストを使用して、読みやすく整理してください。

プロフィールについて

プロフィールにはアイコンや名前を設定しましょう。

名前は本名で設定することを推奨します。検索が容易になります。
(表示名は、あだ名やニックネームでも構いません。)
名前は空白を使用せず、ピリオドで区切りましょう。例: yamadaやyamada.taro
必要に応じて、社名や役職や部署名を追加してください。例: yamada.taro (開発部)

魅力的なアイコンを設定してください。
開発者の場合、GitHubのアイコンと同じにするとわかりやすくなります。

適宜ステータスも設定してください。
例: 出社中やリモート中や休暇中など

DMについて

原則DMは使用しません。
オープンにできる内容は、チャンネルでやりとりしましょう。

ただし、以下のような場合はDMを使用します。

給与の話、個人情報の話
認証情報の送受信
インサイダー情報

オープンにすべきではない情報は、DMでやりとりします。

言うまでもないですが、くれぐれも会社・個人の悪口やパワハラな内容を避けましょう。
DMはみようと思えば見ることができます。

また、DM比率が高い場合、結構まずい状態になっている可能性があります。
(学校裏サイトが盛り上がってるようなものです)
Slackの管理者は、チャンネルの利用状況・DM比率を定期的に確認し、運用を見直してください。

まとめ

最近スレッド数が50件を超える投稿が増えてきたので、改めてルールをまとめました。
Slackの使い方を整理するだけで、何個かのコミュニケーションの問題は改善できると思います。