NotionとGASで実現する企業規模別の業務自動化ベストプラクティス
はじめに
多くの企業にてDX推進のため多くの業務改革を進めようという動きが活発化しています。しかし、企業の規模によって以下のようなDXの課題が生まれているのが現状です。
中小企業でのDX課題
- リソースが限られている中、情報の属人化と非効率な手作業からいかに脱却し、成長の基盤を築くかが課題となっている。
大手企業でのDX課題
- 高機能なSFAやERPが導入されている一方、部門ごとにシステムがサイロ化し、部門間のデータ連携が断絶。結果、現場での手作業でのデータ突合や二重入力がなくなっていない。
こうした根深い課題に対し、「Notion」と「Google Apps Script (GAS)」の組み合わせは、驚くほど現実的かつ効果的な解決策となり得ます。
本記事では、単なるツール紹介に留まらず、企業の規模や実情に合わせた 「本当に効果がある」業務自動化の設計思想とベストプラクティスを、徹底解説します。
各ツールの特性とVBAとの戦略的比較
業務自動化を考える上で、各ツールの特性を正しく理解し、適材適所で使い分けることが成功の鍵となります。
Notionとは
Notionは万能なドキュメントツールとして多くの企業に導入されています。
しかしその本質は、誰でも簡単に、かつ柔軟にデータベースを構築できる「データの格納庫」 である点にあります。
CRM、プロジェクト管理、ナレッジベースなど、あらゆる情報を一元的に、かつ構造化して管理できるのが最大の強みです。
GAS (Google Apps Script)とは
GASは、Google Workspace全体を操作できる クラウドベースの「自動化エンジン」 です。
Gmail、スプレッドシート、カレンダーといった日常業務で使うツール群を連携させ、定型業務を自動化する能力に長けています。
なぜ今、VBAよりGASなのか？
かつて自動化の主役だったExcel VBAも、特定のPC内で完結する作業には依然として有効です。
しかし、現代のコラボレーションと拡張性を前提とした業務においては、GASに明確な優位性があります。
| 項目 | VBA (Excel) | GAS (Google Workspace) | GASの優位性 |
|---|---|---|---|
| 動作環境 | PCへのExcelインストールが必須 | GoogleアカウントのみでOK | OSや場所に依存しないため、リモートワークやマルチデバイスが前提の現代業務に完全対応。 |
| コラボレーション | ファイルの同時編集が困難 | リアルタイムでの共同編集が標準 | 情報のサイロ化を防ぎ、チームでのスムーズな連携を促進する。 |
| メンテナンス性 | ファイル単位での管理、属人化しやすい | クラウドでの一元管理、バージョン管理も容易 | 「あのマクロ、作った人が辞めて誰も触れない…」というブラックボックス化のリスクを大幅に低減。 |
| 外部サービス連携 | 限定的で専門知識が必要 | API連携が非常に容易 | NotionやSlackなど、様々なSaaSを「つなぐ」ハブとして機能。拡張性が圧倒的に高い。 |
| 導入ハードル | Windows環境が必須 | OS・デバイスを問わない | 従業員個人の環境に依存せず、全社的な展開が容易。 |
結論として、これからの業務自動化の基盤は、拡張性と共用性に優れたGASに軸足を置くべきと言えます。
【中小企業向け】ベストプラクティス：Notionを"中央ハブ"とした俊敏な業務基盤の構築
リソースが限られる中小企業では、「低コスト・高スピード・高柔軟性」 が成功の鍵です。
Notionを全社の情報が集まる「中央ハブ」として位置づけ、GASで業務プロセスを繋ぎこむことで、一気通貫の業務基盤を構築できます。
業務自動化構築例
1. 提案書作成と送付の自動化
営業担当者が最も時間を費やしがちな「提案書の作成」と「メール送付」という非コア業務を自動化し、コア業務である商談に集中させることが可能となります。
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課題
- 商談後の提案書作成に時間がかかり、顧客への送付が遅れることがある。
- 提案書の内容が属人化し、フォーマットが統一されていない。
- 提案書送付後のリマインドや追跡が手間。 - 自動化設計
- Googleフォームで提案書情報を入力：営業担当者が商談後にGoogleフォームに必要項目を入力します。
- GASがNotionとGoogleドキュメントを連携：Googleフォームの送信をトリガーにGASが作動し、入力内容を基に、Notionの 「提案書管理DB」 に新規ページを自動作成。同時にGoogleドキュメントのテンプレートから提案書を自動生成します。
- GASが自動でメール送付：GASが生成された提案書（PDF化）を自動でメールに添付し、送付先メールアドレスに送信します。
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効果
- 提案書作成・送付業務をほぼゼロにし、営業担当者の負担を大幅に軽減します。
- 提案書のフォーマットが統一され、企業のブランディングを保つことができます。
2. 顧客フォローとタスク管理の自動化
失注した案件や長期的に進展がない案件を放置せず、自動で適切なフォローアップタスクを生成することで、将来的な商談機会の創出を目指します。
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課題
- 失注した案件が放置され、再アプローチの機会を逃している。
- 担当者によるフォローアップのタイミングがバラバラで、属人化している。
- 顧客の状況変化をリアルタイムで把握しづらい。 - 自動化設計
- GASがNotionのステータスを監視：GASが定期的にNotionの 「商談管理DB」 を監視し、一定期間進展がない案件を自動で検知します。
- GASがフォローアップタスクを自動生成：条件に該当する案件を検知した場合、GASはNotionの 「タスク管理DB」 に「再フォローアップ」タスクを自動で作成。同時にSlackで担当者に通知を送信し、タスクの実施を促します。
- Gmailと連携した顧客情報の自動更新：GASを使って顧客からのメールに記載された署名情報を解析し、Notionの顧客管理DBの情報を自動で更新します。
- 効果
- 過去の失注案件が「会社の資産」 として自動的に活用され、新しいビジネスチャンスに繋がります。
- フォローアップのタイミングが標準化され、担当者によるムラが無くなります。
- 顧客情報の変化をリアルタイムで把握できるため、効果的なアプローチが可能になります。
3. 顧客からの問い合わせに自動で応答・管理する仕組み
顧客からの問い合わせを自動でNotionに集約し、担当者への振り分けや一次応答を自動化することで、顧客対応のスピードと質を向上させます。
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課題
- 問い合わせメールが複数の担当者の受信箱にバラバラに届き、対応漏れや二重対応が発生する。 - 自動化設計
- GASが問い合わせメールを自動で検知：共通の問い合わせ用メールアドレスにメールが届くと、GASが自動で検知します。
- Notionに問い合わせ情報を自動起票：GASはメールの内容を解析し、Notionの 「問い合わせ管理DB」 に新規ページを自動作成します。
- 担当者の自動割り当てとSlack通知：GASがメールアドレスやキーワードを元に、Notionの担当者プロパティに自動で担当者を割り当て、Slackで通知を送ります。
- 自動で一次応答メールを送信：GASは問い合わせを受信した直後に、一次応答メールを自動送信します。
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効果
- 問い合わせ対応のボトルネックを解消し、対応速度を大幅に向上させます。
- 顧客対応履歴がNotionに一元管理され、チームでの対応が可能になります。
- 顧客に「連絡が届いている」という安心感を与え、顧客満足度を高めます。
【大手企業向け】ベストプラクティス："部門の壁"を壊す「つなぎ」のアーキテクチャ
大手企業の課題は「ツールがない」ことではなく、「ツールやデータがサイロ化している」ことです。ここでNotionとGASが果たすべき役割は、既存の巨大システムを置き換えることではありません。
システム間の「隙間」を埋め、データを連携させるための「ブリッジ（橋）」 として活用することです。
業務自動化構築例
1. 複数部門の承認プロセスを横断する「ワークフローの自動化」
購買申請や新規採用申請といった、複数の部門をまたぐ複雑な承認プロセスを、NotionとGASの連携によって自動化・可視化するものです。
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課題
- 申請から承認までのステータスが不透明で、誰の承認で止まっているか分からない。
- 承認依頼や催促がメールやチャットでバラバラに行われ、履歴が残らない。 - 自動化設計
- Notionで「承認申請DB」を統一：各部門が、申請に必要な共通項目を一つのNotionデータベースで管理します。
- GASが自動で承認ルートを構築：申請者がNotionに登録すると、GASが自動で承認ルートを判断し、Notionのページに承認者リストを動的に生成します。
- SlackとNotion連携で承認を自動化：GASは次の承認者に対し、SlackのDMで通知を送り、Slack上から直接承認アクションを可能にします。
- ステータスと履歴を自動更新：承認者がSlackから承認・却下アクションを行うと、GASがNotionの 「承認ステータス」を自動で更新します。
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効果
- 承認プロセスの完全な可視化により、催促の無駄なやり取りをなくします。
- 承認者がSlackでワンクリック承認できるため、承認スピードが飛躍的に向上します。
- 属人化していた複雑なワークフローがシステム化され、担当者の異動や退職リスクを大幅に低減できます。
2. 乱立するプロジェクト管理ツールの「横断ビュー」を作成
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課題
- 各事業部でJira、Backlog、Excel台帳など、プロジェクト管理ツールがバラバラ。PMOや経営層が全社のプロジェクト状況を把握するための報告資料作成に、各部門が疲弊している。 - 自動化設計
- GASで各ツールのデータを集約：GASを使い、各ツールのAPIから主要なマイルストーンや課題、進捗ステータスといった共通項目をスプレッドシートに定期的に集約します。
- Notionにデータを同期：GASがそのデータを整形し、Notionの**「全社プロジェクト横断DB」**に同期させます。
- 柔軟なビューで可視化：Notionのフィルターやビュー機能を活用すれば、役員は「遅延リスクのあるプロジェクト一覧」を、PMOは「事業部ごとの進捗状況」をワンクリックで確認可能。
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効果
- 各部門は使い慣れたツールをそのまま利用できます。
- 報告のための報告資料作成が不要となり、リスクの早期発見とリソースの最適配分に繋がります。
3. "野良マクロ"を防ぐ、現場主導の「セキュアな自動化」
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課題
- 現場が業務改善のために作った便利なExcelマクロが、異動や退職でブラックボックス化。
- 情シスに依頼しても時間がかかりすぎる。 - 自動化設計
- 現場部門が、業務に必要なDB（例: 問い合わせ管理、備品管理）を社内にて策定したルールの元Notionにて作成。
- GASを使い、Gmailからの問い合わせを自動でNotionに起票したり、Slackに担当者を割り振る通知を送ったりといった自動化を実装。
- この仕組みはクラウド上で管理され、スクリプトもバージョン管理されるため、VBAのような属人化リスクを大幅に低減。｀
- 効果：現場のスピード感を損なうことなく、統制の取れた形で業務改善（現場主導のDX）を推進できます。
4. 複数部署の報告書作成を自動化する「ワンクリック・レポート生成」
異なる部署が手作業で行っている報告書作成業務を、GASとNotionの連携で自動化するものです。
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課題
- 報告書作成のために、毎回各ツールのデータを手作業で集計・整形する作業が発生している。
- 報告資料のフォーマットが統一されず、部門間で比較しにくい。 - 自動化設計
- Notionを「報告書用DB」として利用：報告書に必要な共通項目を格納するNotionデータベースを構築します。
- GASが各システムからデータを自動収集：GASが定期的に、SalesforceやMarketoといった既存システムのAPIから必要なデータを自動で取得し、Notionにリアルタイムで同期・更新します。
- GASとGoogleスライドを連携：ユーザーがNotionのボタンをクリックすると、GASが起動し、Notionの最新データをテンプレートに自動で差し込み、最新の報告書を自動生成します。
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効果
- 報告書作成業務がワンクリックで完了し、非生産的な手作業を撲滅します。
- 常に最新かつ統一されたフォーマットの報告書が生成されるため、迅速な意思決定を支援します。
まとめ：スモールスタートで「成功体験」を積み重ねる
今回ご紹介した事例は、ほんの一例です。
重要なのは、いきなり全社的な巨大システムを構築しようとせず、まずは特定の部門やチームの、具体的な課題解決からスモールスタートすることです。
NotionとGASは、低コストかつスピーディに試行錯誤ができる最高の組み合わせです。
小さな成功体験を積み重ね、その効果を可視化することで、やがてそれは部門の壁を越え、会社全体を動かす大きなうねりとなるでしょう。
この記事が、その第一歩を踏み出すきっかけとなれば幸いです。
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