HubSpotにおける様々なアカウント
HubSpotには「アカウント」と呼ぶものが多すぎます。ほんとうに🫠
備忘録として2024/08現在のアカウント種別をまとめます
網羅する内容
この記事では、以下の内容を網羅してます。
- アカウント（本番環境）
- アカウント（サンドボックス）
- アカウント（アプリ開発者アカウント）
- アカウント（テストアカウント）
- アカウント（CMS開発者サンドボックスアカウント）
- ユーザアカウント
すでにゲシュタルト崩壊しそうですね・・・なんでこんなこと書き始めたんだろうという気持ちを抑えて進みます🥹
1.や 3.～5.の開発者向けアカウントの種別については公式ドキュメントにもまとまっています。
💻 環境としてのアカウント
先述の1.～5.はそれぞれ操作を行う環境を指すアカウントになります。普段ログインして操作する、ログインしたら開かれる環境のことを指してます。💻
1.アカウント（本番環境）
HubSpotの無料ツールにサインアップしたり、有料版に契約したりしてゲットできる環境のことです。
＊ここでの「本番」はサンドボックスに対する本番になります
2.アカウント（サンドボックス）
HubSpotのEnterpriseプランがあるとサンドボックス（いわゆるテスト環境）を作ることができます。
-> サンドボックス環境を作ると、それも1つの環境（アカウント）になるので ここで①本番と②サンドボックス 2つのアカウントが作られる形になります。
3.アカウント（アプリ開発者アカウント）
ここから3つの項目は開発者者向けのものです。
「アプリ開発者アカウント」は、主にマーケットプレイスに掲載される連携アプリやカスタム連携の開発者向けに用意されている環境になります。
作成方法
https://developers.hubspot.jp/ にアクセスし、[アプリ開発者アカウントを作成]をクリックします。
今までにHubSpotにログインしたことがあるブラウザで開くと、↓のような画面になります。ここで「新しくアカウント作るんだから新規かな、、」って下の方を選ぶと怒られて詰みますので（後述）、［このユーザとして続ける］をクリックします。
アカウント名などを設定し完了です。
4.アカウント（テストアカウント）
「テストアカウント」とは、HubSpotの機能をテスト／検証することができる環境です。（作成から90日間であればEnterpriseプランの機能も使えたりもします）
え？サンドボックスと同じなの？Enterprise契約なくてもいいんだラッキー とよぎるのですが、「テストアカウント」は連携などを検証することが主目的なので本番環境との同期ができません。
この点についてはコミュニティの記事がわかりやすいかと思います。
また、「テストアカウント」は1つ前の「アプリ開発者アカウント」と紐づけられて作成します。なにがなんだかわからなくなってきますが、↓のイメージです。
作成方法
「アプリ開発者アカウント」にログインし、左サイドメニューの「テストアカウント」をクリック＞［開発者テストアカウントを作成］をクリックします。
命名して（日本語のままにするとエンコードされてキモい感じになるので英語に変えるのがおすすめです）、作成されたアカウント名をクリックすると見慣れたHubSpotの画面が登場しテストアカウントの中に入ることができます。
5.アカウント（CMS開発者サンドボックスアカウント）
「CMS開発者サンドボックスアカウント」は、CMS Hub（現Content Hub）のテーマ作成やテンプレートのカスタマイズを行うデザイナー向けのアカウントです。
注意点
CMS開発者サンドボックスアカウントでは、カスタムドメインの接続ができません。
*HubSpotのシステムドメインでの公開は可能
画像にあるようにページを公開して本番運用していくことは想定されていないので、あくまでも開発環境という認識でいたほうがいいでしょう。
またポッドキャストやコンテンツ埋め込み機能など、Content Hubから新しく登場した機能は使えないようでした。（2024/08時点）
作成方法
作成方法がまとまってる素敵なサイトを見つけましたので、ここでは割愛します。
👤 ユーザとしてのアカウント
6.ユーザアカウント
で、ここからが事態をややこしくさせているのですが、HubSpotには環境に対するアカウントの他にユーザに対するアカウントも存在します。🫥
公式のナレッジベースでは「アカウント」と「ユーザー」と使い分けている印象ですが（例↓）、たまに混在しているところもあり ここを意識して区別しないと思わぬところで詰みます。
ユーザは複数のHubSpotアカウントに所属できる
HubSpotユーザは1つのユーザが複数のHubSpotアカウントに所属できるようになっています。
例えばあるAさんという同じユーザ（同じメールアドレスを持つユーザ）が 勤め先の会社のアカウント・業務委託で参画している会社のアカウント・個人のアカウント の3つに所属している場合、それぞれのアカウントに同じユーザとしてログインすることができます。
思わぬ落とし穴
上記のようにユーザとアカウントはそれぞれ別々に存在しており、ユーザがアカウントの中に属しているという理解が重要になります。
この部分を見落とした例が先述の「アプリ開発者アカウント」を作成する際に ［新しいユーザーとしてアカウントを作成］をクリックした場合です。（これはアプリ開発者アカウントに限らず他のアカウント作成でも同じ挙動になります）
「新しくアカウント作るんだからこっちでしょ」と選んでしまうと、こんなメール↓が届きます。
アカウント作成したくて進めてたのに"すでにアカウントをご登録済み"ってどゆこと🤕
=> ただ、ここで言っている「アカウント」は ユーザとしてのアカウント なのです。
つまり
あなた（そのメールアドレス）は既にHubSpotユーザとして登録があります！なので、同じメールアドレスに対して複数のユーザは作れません！
っていうことを伝えるメールなんですね。（うーんややこしい😶🌫️）
そのため、HubSpotのアカウント作成時に↓の画面が出てきたら、（未登録のメールアドレスで始めたい場合を除き）上の［このユーザとして続ける］ボタンを選びましょう。
補足）ユーザ削除について
また、本題とは少しずれますが 退職者が発生した時にユーザをアカウントから消したいといった場面があるかと思います。
そこではアカウントからユーザを無効化した上で削除することになるのですが、（アカウントとユーザは別物なので）アカウントからユーザを削除してもユーザ自体は残る形になります。
-> そのため、ユーザそのものを削除するには別の操作が必要になります。
少し難しいことを書きましたが、基本的に企業で使用するメールアドレスは退職後メールアドレス自体無効化されることがほとんどかと思いますので アカウントからユーザを無効化しログインできないようにするので問題ないかと思います。
まとめ
アカウント多すぎ問題を感じてはしまいますが、ちゃんと使い分けることで便利になると思います。
適材適所で使い分けていきたいですね
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