Figmaビジネスプラン契約への道【前編】

はじめに

弊社では現在Figmaのプロフェッショナルプランを使っているのですが、後述の課題を解消すべくビジネスプランへのアップグレードに向けて動いています。

まだアップグレード前なのであまり参考にならないかもしれませんが、私がビジネスプランへのアップグレードに向けて行なったことをまとめておきます。

こんな悩みがある人向けの記事

• Figmaのビジネスプランにアップグレードしたいけど、料金の違いなど細かいことがわからない。
• 権限の精査やEditorが増えないルール作りなどをどうすればいいのかわからない。

弊社の環境

• プロダクト数：25個くらい（Figmaで開発しているもの）
• 現状のプラン：プロフェッショナルプラン

弊社の悩み

• ファイル構造がカオス
  • 基本1プロダクトにつき1プロジェクトの運用。これは1プロダクトで複数のプロジェクトを作成してしまうと、プロジェクトのEditorが増えてコストがかさむため。
  • そのため1つのプロジェクトの中にデザインシステム、企画のメモ、バナー、いろんなチームの成果物が雑多にまとめられていて、プロジェクト内がカオスになりがち。

※現状のファイル構造がこちら

• 過去にやったタスクの追加改修が増えるとファイルが重くなる問題
  • 現在は過去にやったタスクの追加改修をする際、同じファイルに新規ページを作成し、そこにデザインデータを保管している。
  • 追加改修が重なるたびにファイル内のページが増え、ファイルは重くなり、データも探しにくくなってしまう。
• セキュリティ面が不安
  • 社外の人がチームに招待された場合、その人が閲覧する必要がないファイルにまで権限が付与されてしまう。
• 知らないうちにEditorがどんどん増えている
  • プロフェッショナルプランでは、ビジネスプランのようにユーザーのログを辿ったり定期的なEditorの棚卸しが自動できないため、気づいたら請求額がとんでもないことになっていることがあった。
  • 課金システムについてよくわかっていない人が多く、そういった人が不意にEditorに切り替えられてしまっていることもあった。

ビジネスプランで実現したいこと

• ファイル構造の適正化
  • ビジネスプランではチームを複数作成できるため、プロダクトごとにチームを分けたい。
• ブランチの作成
  • 過去のタスクの追加改修をする際、該当ファイルからブランチを作成→ブランチのファイルに新規デザインを作成できる。
  • ファイルが多くならず、ブランチを辿ればデザインの変遷もわかり、データの検索もしやすくなる。

理想のファイル構造

• ユーザーのログを辿ったり、TrueUP（編集権限の棚卸し）の機能もついているのでEditorの数を管理しやすい

ビジネスプラン契約のためにやったこと

①EditorかViewerかを決める判断基準を作る

Editorができること、Viewerができることがわからない人が多かったため、まずは判断基準を明確にしました。

• Editorになった方がいい場合
  • 編集する必要のあるファイルが1枚以上ある
  • 頻繁にFigmaでデータを編集・共有する
• Viewerで良い場合
  • 編集・共有する必要のあるファイルが1枚未満
  • Figmaでデータを編集する機会が少なく、期間限定で編集権限が付与されるだけでも問題ない
  • 基本的にコメント機能しか使わない

②Viewerが編集したくなった時はEditorの「一時割当」をするルール

• 普段はViewerだけど、特定のプロジェクトや期間中だけ一時的に編集したい時にEditorに切り替える。
• 必要な編集作業が完了次第、EditorをViewerに戻し、無駄な課金が続かないようにする。

③編集権限の棚卸し

全てのユーザーとデザインシート、FigJamシートの権限を洗い出し、本当に編集権限が必要か？の精査を行ないました。

④Figmaの人と定期的なmtgと見積もりの相談

Figmaのサポートチームの方は質問したらなんでも答えてくれます。知らないことはどんどん聞いて不明点をなくした上で見積もりしてもらいましょう。

見積もりまでやってみてわかったこと

編集権限の棚卸しは計画的に

先述したユーザーと権限の洗い出しですが、プロフェッショナルプランだとメンバーのCSV書き出しができません。

Figmaの方にお願いしたらユーザーや現状の権限を書き出ししたデータをくれるので、手動で頑張らずFigmaの方を頼りましょう。ただし、画像のような入力規則の設定などはもちろん自力でやるので結構大変です。

初回契約時は「フル」の数を必要最小限にする

• プロフェッショナルプランとビジネスプランでは料金形態が違う。
  • プロフェッショナルプラン：チーム、プロジェクト、シートごとの編集権限の延数が課金対象
  • ビジネスプラン：デザインシート、devモード、FigJamシートに対する権限がフルだと課金対象。閲覧は対象外。
• プロフェッショナルプランとビジネスプランでは支払いが違う。
  • プロフェッショナルプランは月額で支払いが可能だが、ビジネスは年払いしかできない
• 請求方法も違う。
  • プロフェッショナルプランは次の請求日までにEditorを減らしたら減った分は課金されない。
  • しかしビジネスプランは初回契約時のEditor数を下回っても、料金は翌年の契約更新日まで払い続けないといけない。
    • Editorを追加することはできるが、減らしても請求額が次回契約時まで変わらないので初回契約時は必要最小限でのEditor数にする必要がある。

参考： Manage billing on the Organization and Enterprise plans

さいごに

ここまでビジネスプランに向けて検討したことについて書いてきました。
簡単にまとめると、

• 早い段階からFigmaの人を頼ろう！編集権限の棚卸しに必要なデータをくれます。
• ビジネスプランの料金形態・請求方法はしっかり確認しよう！
  という話でした。

これからアップグレードしようと思っている方の参考になれば幸いです。

弊社ではこうやってるよ！とか、ビジネスプランこういうふうに使ってるよ！とかあれば教えて欲しいです。といってもまだ契約できていないんですが...

果たして契約できるか否か！？