リモートメインの就活会議チームがオフラインでワールドカフェをしたら盛況だった話

この記事はポート株式会社 サービス開発部 Advent Calendar 2024
の3日目の記事です。

ポート株式会社の加藤@ikasumi_wt です。普段は就活会議のエンジニアリングマネージャーをしつつ、社内で技術広報の推進などもしています。

さて、3日目の今日は「リモートメインの就活会議チームがオフラインでワールドカフェをしたら盛況だった話」というテーマで、普段のポート社内の様子をお届けできたらと思っています。

サービス開発部/就活会議チームの日常

自分が所属しているサービス開発部は、基本的にリモートワークの方が多いです。
自分もリモートの割合が多いものの、金曜日は出社して（※）他の社員と顔を合わせたりランチに行ったりしています。ただし、遠方の方や業務委託の方もいるため、あまり顔を合わせたことがないメンバーも多いです。

（※ 金曜日はフルリモートの人以外は開発部では出社推奨日）

そういった状況のため、就活会議チームにおいても朝会や定例の会議などで（オンライン上で）話したことはあっても、実際にがっつりと話したことがある人はそんなに多くない、というのが実態かなと思います。

[PR] 最近はRTOの流れもありますが、ポートは6年以上リモートワークを続けているので基本的にはなくならないんじゃないかなと思います。もしご興味あれば。（参考：ミライのお仕事：6年以上続けているリモートワークとチャットでのコミュニケーション
）

四半期に一度の事業部交流会

さて、サービス開発部では、開発部のメンバーが一同に会すイベント（以下、事業部交流会）を四半期に一度のペースで開催しています。コロナ禍で一時中断していましたが、コロナが落ち着いてきた2022年ごろから再度リアルで集まるイベントを再開し始めました。

事業部交流会は、業務委託の方も含めて一堂に介して、夕方ぐらいからご飯を食べたり親睦を深めたりするイベントです。

コンテンツは有志の運営メンバーが主体になって用意してくれていますが、自由参加のLTは長く続いているようです。

詳しい事業部交流会の内容については、 柴原匠棋さん が12/21に書いてくれるようなので、ぜひ後半までアドベントカレンダーをウォッチしてもらえると嬉しいです！！

事業部交流会の前に、事業部ごとに集まってふりかえりを実施

さて、事業部交流会の説明が長くなってしまいましたが、ここからが本題です。

事業部交流会の日はせっかくの一同に集まる機会です。そこで、交流会が始まる前にも就活会議の開発メンバーで交流するイベントを実施したいねという話をもう一人のエンジニアリングマネージャー（以下、本多さん）としていました。

実は前回（8月に開催済）も同じように集まって、一緒にランチを食べたりしており、今回も何かやりたいという話でした。

そこで、今回は、

• 現在のチーム体制になって半年少し経っていること
• 年末でふりかえりにうってつけの時期だったこと

という状態だったこともあり、就活会議の開発チーム全体で振り返りをすることにしました。
そこで、ワールドカフェの形式を取り入れて実施しました。

なぜワールドカフェだったのか

「チームの垣根を越えたコミュニケーションを創出したかった」が一番大きな理由です。
「 サービス開発部の日常」でも書いた通り、普段所属しているチーム外のメンバーとのコミュニケーションの機会が少なかったため、そういった場を作れると良いなと思っていました。

他の理由としては、

• 各チームごとに色々な取り組みをしているので相互に刺激を受けれるとよかった
• 前回の事業部交流会のアンケートの結果で「リアルで振り返りとかやれると嬉しい」みたいな意見があった

といった点もありました。

そこで、今回は自分が過去実施したことのあるワールドカフェの形式で実施することが決まりました。

ワールドカフェとは

ディスカッションや会議を進めるやり方の一つです。

かいつまんで会の流れを説明すると

1. お題となるテーマを設定する
2. 少人数（〜5,6人ぐらい）のチームに分ける
3. チームでお題について話し合う
4. 時間が来たら、説明する人を一人残して、他のメンバーは別のチームのところに行く。
5. 3-4を繰り返し何回か行う
6. 最後に、各チームごとにまとめて発表する

といった流れで行う形式です。

もし興味があれば https://www.all-different.co.jp/column_report/column/worldcafe/hrd_column_223.html などの詳しく書かれたページを見ていただければと思います。

就活会議チームのワールドカフェ

今回の振り返りでは、上記のワールドカフェの流れを踏襲しつつも以下のような形で実施しました。

• 時間は90分
• 5チームに分かれてで実施
• ディスカッションのテーマは｢新しいユニット制になって半年経ち、ここまでで取り組んだ良い変化とこれからの変化について｣とした
• ラウンド開始前に、普段のチームでの付箋出し->ディスカッションを行った（25分程度）
• ラウンドは10分間ごと2セットとし、ラウンドはできるだけいろんなチームを見に行くべしという緩いルールにした（元いたチームメンバーが同じチームを極力見に行かないようにする）
• ラウンドが終わったら最後自チームの席に座り直し、それぞれが持ち帰った気付きと学びの共有をする
• 最後に全体向けにチームの成果を発表する

この形にした背景について軽くお伝えすると

• 90分という時間は、午後の時間で事業部交流会までの間で取れそうなのが90分だったため
• 就活会議チームは計30人程度で、内部では全部で5つの小さなチームから組成されていたため、普段の開発チームと同じ数で実施しました（一部のチームは人数差があったため、人数調整等はしました）
• まずは自分たちのチームの振り返りをして欲しかったため、初期位置は固定し、最後にも自分たちのチームで振り返る時を作りました
• 上記の制約の上で、残り時間で何ラウンドできそうかを考えて２ラウンドにした

というような形でした

ワールドカフェをやってみて

開催前、EMの二人は比較的心配性なので、初めての形式に不安半分、楽しみ半分でドキドキしていました。
自分「みんなリアルでは初対面の人もいるけど、うまくディスカッションしたり、ラウンド中にコミュニケーションとってくれるだろうか...」
本多さん「前々からリアルでふりかえりはやりたいと思っていたけど、実際にやるとなるとみんなどういうふうに発言するのか不安...」

実際にやってみたところ、そんな心配は全くの杞憂でした。

実際の様子

チームで集まって議論する図

他チームで積極的に話を聞きに行っている図

最終的にたくさんの付箋が貼られたチームの模造紙

という感じで、全体的に盛況の中、無事終了しました。

開催後に聞いた感想

参加したメンバーに、どうだったのか実際に聞いてみました。
ここではいくつかの声を紹介します。

• オフラインでコミュニケーションを取ることでメンバーの人となりを知ることができた
• チームごとに特色があるのを知ることができた / 他のチームの働き方を知ることができてよかった
• ユニットトピックス（※週次の開発朝会でのチームの近況報告のセクションのこと）で聞いていた各チームがやっていることをワークショップでさらに深いところまで聞けてよかった
• リモートでの振り返りはしていたが、対面での振り返りは普段より有意義だったように感じた
• ユニットそれぞれの特色があると感じた。会員ユニットは若い人が集まってるので色々試しやすいのかもとは思いました
• 他のチームの良かった点、改善点と自チームのそれらを比較することで、自チームに生かせそうなことが見つかって良かった

といった声を聞くことができ、普段のオンラインの振り返りとまた違った効果があったようでした。

おわりに

今回は、「みんなでオフラインでワールドカフェをしたらいろんなところでコミュニケーションが生まれてよかった」という話でした。
実際にコラボレーションが生まれた効果はこれから先に出てくることになると思いますが、他のチームでやっていた取り組みを早速取り入れているチームなどもあり、とても良い流れだなと盛っています。

たまに集まったりオフラインイベントなどをやる会社も多いかと思いますが、年末も近いので、もしチームで集まる機会などがあれば普段と違った形でふりかえりをやってみるのはいかがでしょうか？

この記事はここでおしまいですが、アドベントカレンダーはまだまだ続きます！明日はhoritomoyukiさんの記事です。お楽しみに！