プロダクトマネージャーが個人作業の時間を確保する方法

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チームのために働くことと、個人として貢献することのバランスをとるのは、プロダクトマネージャーにとっては難しいことです。1日9時間の勤務時間、7時間のミーティング、そして少なくとも5時間の個人作業があるとしたら、計算が合わなくなってしまいますよね。

プロダクトマネージャーは、タスクをこなすために、時間を捻出したり、借りたり、盗んだりしなければなりません。そのためには、自分を必要としている人たちに「ノー」と言わなければならないこともあります。

このバランスを取るには何年もの経験が必要ですが、キャリアをスタートしたばかりの頃は、どこから手をつけていいのかわからず悩んでしまうかもしれません。

そこで、週末に仕事をして遅れを取り戻すのではなく、スケジュールに余裕を持たせるためのコツをご紹介します。

なぜプロダクトマネージャーはこんなにも多くのミーティングをするのか?

ミーティングは、チーム内でのプロダクトマネージャーの役割の一部です。さまざまな人と仕事をしていると、その人たちと時々話をしなければならないのは当然のことなのです。自分がリードするすべての人との30分程度のミーティングに加え、会社の全員ミーティング、プロジェクトごとのミーティング、緊急時のミーティング、ブレインストーミングのミーティング、オンボーディングミーティングなど、頭を悩ませることがたくさんあります。

プロダクトマネージャーの仕事の大部分は、権限を持たずに影響力を行使することであり、それはメールでも不可能ではありませんが、顔を合わせて行う方が断然良いのです。あなたは人々との関係を構築する必要がありますが、それは会ったほうがより自然に行われます。

また、商品開発に欠かせないクリエイティブな思考にも役立ちます。直接会って話をすることで、自由な発想やコラボレーションの場が生まれます。また、実際に会話をすることで、自分の考えを伝えたり、質問に対する正しい答えを得たりすることがより容易になります。

しかし、もっと単純に言えば、プロダクトマネージャーは、開発チームからの質問に対する答えを持っている人なのです。デザイン、ビジネス、テクノロジーの交差点に座るあなたは、これらの分野の外交官であり、翻訳者でもあるのです。

打ち合わせのスケジュールを空けておくことはできません。しかし、独立した仕事のための時間を確保する方法はあります。

個人作業の時間を作るための5つの方法

1. 効率的な会議を行う

あなたがほとんどの会議を運営しているのであれば、あなたは会議をよりコントロールすることができます。その力を利用して、会議をできるだけ効率的に行うようにしましょう。それは、「他にやることがあるから」という理由でむやみに短くすることではありません。しかし、もしムダを減らす方法があれば、それを恐れずに実行してください。

その方法の一つは、必ず前もってアジェンダを設定することです。たとえ会議が自由なブレインストーミングであったとしても、会話を正しい方向に導くために、いくつかのテーマや主要な話題を設定するようにしましょう。

時間を厳守することを恐れてはいけません。他の仕事を抱えている場合は、「時間がギリギリになってしまったので、これにピンを刺して明日にでも再検討しましょう」と言っても罪にはなりません。

ぜひご覧ください:プロダクトチームと一対一で話し合う方法

2. カレンダーに時間を記入する

カレンダーが自由に動き回っているように感じたり、会議が勝手に入ってきたりする場合は、会議に参加できない時間をブロックしておきましょう。また、1日の最初の1時間はメールのやりとりをしたいという人は、その時間をカレンダーに書き込んでおきましょう。

もちろん、緊急の会議や時間的制約のある会議のためにスペースを確保するなど、柔軟な対応が必要な場合もあります。しかし、このスペースを定期的に確保しておくことは、仕事量を精神的に整理するのに非常に有効です。自分と自分の仕事のためだけに確保された確実な時間を持つことができるのです。

グローバルに分散したチームで働く場合は、チームが起床する前やログオフした後にこの時間を確保するのが望ましいでしょう。

3. 宿題をしてもらう

時には、良いアイデアや小さな問題が発生するたびにミーティングを求められることがあります。カレンダーに会議の予定が入っていない人にとっては、それが頼みの綱になります。ミーティングを要求する前に、宿題をしてもらうという前例を作りましょう。

アイデアを文書化してもらえば、スケジュールを組まなくても、そのアイデアに価値があるかどうかを判断できます。同様に、リサーチをして問題点を文章化してもらえば、簡単な解決策が見つかるかもしれません。

相手が宿題を済ませた後、ミーティングが必要だと思えば、あなたは十分に準備されたミーティングに参加することになり、長い目で見れば時間の節約になるでしょう。

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4. 会議の優先順位を決める

会社の現在のOKRを推進することが最大の優先事項であるため、会社の現在のOKRに沿ったミーティングしか受けられないことをチームに明確に伝えましょう。会社の目標に沿っていないことに費やす時間はないということをチームに伝えましょう。

チェックアウトしてください:プロダクトマネージャーが知っておくべき3つの優先順位付けテクニック

5. 委任することを学ぶ

チームを信頼して任せる方法を学んでいないため、会議に飲み込まれてしまうかもしれません。自分のカレンダーを見て、自分が参加する必要のないものがないか、他の人に任せられるものがないかを確認してください。例えば、あなたが技術系のプロダクトマネージャーではない場合、エンジニアとの技術的な会議にどれだけ貢献する必要があるでしょうか。

敵を作らずにミーティングを断る方法

適切な言葉を見つけるのは難しいものです。ここでは、仕事上の人間関係を壊すことなく、新しい会議の招待をデリケートかつ丁寧に断るためのヒントをご紹介します。

📅 定期的なミーティングをキャンセル/縮小する...

いつもの会議を終えて、「無意味だったな」と思うことはありませんか?このようになる必要はありません。

考えてみると、[週次プロダクトマーケティングアップデート]のミーティングは、時間を有効に使っていないと思います。

私はこの会議を中止することを提案します。なぜなら、私たちはすでに[毎週の全員会議]ですべてをカバーしているからです。/ 私は、このミーティングを週にX回に減らすことを提案します。そうすれば、より生産的な仕事ができるようになります。

次の月に様子を見て、もし物事がうまくいかないようであれば、通常のミーティングスケジュールに戻すことができます。

🙅🏼 不要な会議のために...。

会議に招待されても、"...でもなぜ?"と思うことがあります。もしかしたら、ちょっとした説明を求める必要があるかもしれません(上記ポイント3.参照)。

このミーティングの目的がよくわかりません。プロジェクトの概要を記入したり、話のポイントを詳しく説明したり、もう少し情報を送ってもらえませんか?双方が同じ考えを持っている場合には、喜んでこの件を再検討します。

☠️ 極めて不要な会議の場合...

会議に招待されて、「...でもなぜ?」と思うのではなく、「...ああ、ダメだ」と思うことがあります。

あなたの時間を費やす価値が全くないものもありますし、これからもそうでしょう。これを失礼のないようにどう表現したらいいのか、難しいところです。あなたには2つの選択肢があります。その仕事を引き受けるのに適した人にリダイレクトする。あるいは、完全にシャットダウンして、代替案を提案するか。

  1. 申し訳ありませんが、これは私ができることではありません。私には今、集中しなければならない他の優先事項があります。[Jane Doe]さんの方が良い方かもしれませんね。
  2. これは必ずしもミーティングを必要とするものではありませんが、私たちは人々のカレンダーをできるだけ明確にしておきたいと考えています。SlackのXXXチャンネルやメールでお気軽にお問い合わせください。

🏡あなたのプライベートを侵害するようなことは...。

そう、プロダクトマネージャーにもプライベートがあってもいいんです。ワークライフバランスは、健康で幸せな人間であるために絶対に必要です。誰もが仕事のために私生活を犠牲にしますが、中には大切なものもあります。特にストレスの多い週には、夜のヨガクラスを予約したり、朝の犬の散歩が必要だったりします。また、朝の犬の散歩や、両親が街に来ていてランチの約束をしている場合もあります。

申し訳ありませんが、その時間は個人的な予定が入っています。でも、この件に関してはぜひお会いしたいと思っています。来週の空いている時間は以下の通りですが、ご都合のよい時間があれば教えてください、カレンダーに入れておきます。

個人の貢献度を評価する

確かに、あなたはチームリーダーであり、翻訳者であり、外交官であり、さまざまなことに対応する主要な窓口でもあります。だからこそ、チームメイトのために24時間365日対応しなければならないという責任を感じるのは当然のことでしょう。しかし、それは期待するだけ無駄なことです。

それに、プロダクトマネージャーにしかできない仕事もあるのですから。自分の独立した貢献の価値に自信を持つことで、そのためのスペースを確保することができます。

私たちは、プロダクトのプロフェッショナルが集うオンラインコミュニティで、このような話をたくさんしています。Product School Proに参加して、経験豊富なプロダクトマネージャーからのアドバイスを受けてみてはいかがでしょうか。


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