新人プロジェクトマネージャーのための「計画の見直し」の基礎
「計画の見直し」とは
PM（プロジェクトマネージャー）とは、リソース（＝予算や人員）をどこにどう使うかを意思決定する権限を持ち、プロジェクトの目標を期日までに達成することに責任を持つ人のことです。
「プロジェクト」と呼ぶほど大掛かりではなくても、会社で働いていれば社内外からさまざまな依頼を受けるはずです。しかし、メンバーが急病で休んだり、必要な連絡がされていなかったり、優先度の高い別タスクが割り込みで発生したりと、さまざまなトラブルによって依頼された内容がどうやっても期日内には達成不可能になってしまう・・・なんてことは日常茶飯事です。
こういった問題が発生した場合、即座に「計画の見直し」を行わなくてはいけません。
ここで言う「計画の見直し」とは、①リソース（例：予算・人員）②目標（例：タスクの対応範囲）③期日 の3つのうち、いずれか一つ以上を変更することを指します。
具体的には、対応内容を見直して優先度の低いものを切り捨てたり、別チームへの救援依頼をして追加の人員を確保したり、期日が伸びることを関係者に伝えたりします。
また、これらの変更があなたの権限の範囲外に及ぶ場合、ステークホルダーへの交渉や説得を行うことも必要です。
本記事は、筆者が手伝っているWeb制作会社の新人プロジェクトマネージャー向けに、依頼内容が期日内に達成不可能になった際の「計画の見直し」の考え方および手順について、簡単にまとめたものです。
何を変更するべきか？
依頼内容が期日内に達成不可能であることが判明した時点で、計画を「今のまま」にすることはできないことは明らかです。つまり、①リソース、②目標、③期日、のうちいずれか一つ以上は変更されなければならないのです。しかし、どれを変更するべきでしょうか？ 何を変更するべきかについて、どう考えたらいいのでしょうか？
1. 目標の変更
3つのうち、最優先で検討すべき手段は「目標の変更」です。
1-1. スコープの変更
特に、「スコープの変更」 ができないかを真っ先に検討しましょう。今回の依頼内容を優先度が高いタスクと低いタスクに分解した後、優先度が低いタスクを今回の対応範囲（＝スコープ）から切り捨てます。切り捨てたタスクは、期日後の対応とするか、諦めて忘れ去ります。
「タスクを切り捨てる」と聞くと乱暴なように聞こえるかもしれませんが、半数以上のケースにおいて、あなたは「あの時、あのタスクに着手しなくてよかった」と感謝するでしょう。なぜなら、最優先のタスクがなんとか片付いた時には、切り捨てたタスクよりも遥かに優先度の高いタスクが目の前にあるからです。
状況は常に変化します。筆者の体感では、計画の見直しによってスコープから切り捨てられたタスクの８割は、その後も「今あるタスクの中で最優先のタスク」になることは二度とありませんし、それで構いません。頑固にタスクをこなすことより、「今、最重要のタスク」にリソースを振り向け続けられる柔軟さを維持することを優先するべきです。
1-2. 目標の再設定
そもそも、今の目標が「イケてない」ために、作業が滞っているケースも珍しくありません。作業中にあまり適切ではない目的に向かって進んでいることが発覚したため担当者が悩んでしまっている場合、依頼当初とは状況が変わっていて目標が今の状況に合っていない場合、上から下への伝達中にタスクの本来の意図が忘れ去られてしまっていて、目標を見失っている場合などです。良い目標はメンバー全員の原動力となりますが、悪い目標は関わる者全てのモチベーションをダウンさせます。
計画を見直す時は、そもそもの目的、すなわち「なぜそのタスクをこなさなければいけなかったのか？」を思い出すところから始めましょう。思い出せないなら、それを調べることから始めるべきです。
そして、あらためて「この目標は、今、本当に達成すべき目標か？」を問い直しましょう。重要度が下がっているならば、プロジェクト全体を止めてしまうのも検討すべきです。
目標が現場に伝わっていなかったり、曖昧になっていた場合は、目標を言語化し、現場に伝え直すところから始めます。
2. 予算・人員の増員
タスクを優先度ごとに分解したにもかかわらず、今回のスコープから除外できるタスクが見つからない場合は、期日を延長するか、予算や人員を増加するかを検討しなければなりません。
その目標が本当に重要なもので、追加の予算や人員を投下してでも達成したい目標であるならば、あなたは予算や人員の増加を提案するべきです。チーム内で他のタスクをしているメンバーのアサインを付け替える、社内の別チームへ救援依頼をするなどは比較的すぐできる手でしょう。
社内でまかなえないならば、社外のリソースも検討すべきです。外注や業務委託先を探しましょう。今、社内メンバーが担当しているタスクを社外に依頼し、それで空いたメンバーをこのプロジェクトにスライドさせる・・・など、大掛かりな異動を行う手もあります。
繰り返しになりますが、ステークホルダーにとって、その目標を期限内に達成することが本当に重要なことで、そのためなら予算の追加投資も構わないと思っているならば、その手段を検討することがＰＭの仕事です。現状を伝え、目標達成のために追加の投資が必要であることを納得してもらうまでがあなたの責任になります。（もちろん、そのためにお金を出すのはステークホルダーの仕事ですが）
3. 期日の延長
期日の延長は、最も多く、かつ、最も安易に選択されている手段でしょう。
期日の延長が必ずしも悪いとは言いませんが、ちゃんと考えて意思決定することが大事です。作業の遅れに流され、ずるずると期日を延長するならば、それはあなたがプロジェクトマネージャーとしての仕事を全く果たしていないことと同義です。
理想を言えば、期日を延長してOKなのは、「目標の変更」や「人員の増員」といった他の手段と比較・検討した上で、「期日の延長」が最善の手段であると判断した時だけであるべきです。
筆者の体感では、90%以上のケースにおいて「期日の延長」よりは「スコープの変更」の方が優れた手段です（期日に間に合わないということは、本来こなせる量以上のタスクを抱え込んでいるということでしょうから、まずはタスクを絞っても回るようにするべきです）。あなたのチームにおいて、半分以上のタスクが「なんとなく延長」されているならば、それは何かしらチームにおかしな点があると思わなければいけません。
目標を期日内に達成できないことが発覚した時点で、できるだけ早く「計画の見直し」に取り組むことが重要です。時間の余裕があるうちに、「期日の延長」よりも優れた選択が他にないか、比較検討を行い、ベストな手段を意志決定をすることが必要です。普段からこまめに状況を把握しておき、瞬発力のある意志決定ができるようにしましょう。
フローチャート
「計画の見直し」が必要になった場合、筆者が一般的に行う手順のフローチャートを記載しておきます。ここでは「プロジェクト」という用語で統一して記載します。
- プロジェクト概要を思い出す
- プロジェクト憲章や依頼されたときのチャットの文面など、今回のプロジェクトの目的・目標・必要な対応内容がまとまっている資料を探し、確認します。
- プロジェクトの目的に照らし合わせ、今回の目標・タスクを分解し、重要度・緊急度にあたりをつける
- しばらく放置されていたプロジェクトの場合、「このプロジェクト目標は、今、本当に達成すべき目標か？」をあらためて問い直しましょう。現状に合わなくなっていれば、プロジェクトの中止を検討したり、現状のヒアリングをしたりします。
- いくつかの目的が混ざっている場合、それらをより分け、期日までに絶対にやらないとまずそうなもの、やらなくても良さそうなもの、迷うもの・自分では判断できないものに分類します。
- 不足している情報があれば、必要な情報を列挙する
- 自分だけでは重要度・緊急度が判断できないものが含まれている場合もしばしばあります。その場合、それらのタスクの重要度・緊急度を上長や依頼者に確認しましょう。この時点で「遅れるかもしれないため、計画を見直しているのですが」と一言伝えておいた方がスムーズな場合が多いです。
- 過去のドキュメントをあさったり、他の人に聞いたりして、大まかな検討をつけます。情報を得るために時間がかかりすぎる項目は後回しにしましょう。「やってみた方が早い」項目にも目星をつけておきます。
- 最小限のスコープを絞った計画を立ててみて、なんとか間に合いそうか判断する
- 期日までに終わらなくてもなんとかなると判断できた項目を除外してみて、期日までに間に合いそうかを判断します。
-> なんとか今の予算・期限の範囲に収まりそうな場合
- 関係者に合意を取る
- いくつかの項目を今回の対応スコープから外すことを関係者に伝え、合意を取りましょう。
-> なんともなりそうにない場合
- ステークホルダーに対し、①リソース ②目標 ③期日の優先度を確認する
- トレードオフスライダーなどを使って、ステークホルダーが何を大事だと考えていて、何は譲れると考えているのかを把握します。
- 例えば、予算を追加してでも達成したい目標ならば、予算を追加して対応できる人材を連れてくるのが次の手になるかもしれません。
- 上司を巻き込む/アラートをあげる
- この段階に来ている時点で、新人の手に負える問題ではなくなっている可能性が高いです。上司を巻き込みましょう。
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