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Microsoft Lists にメール下書き作成ツールを用意して Power Automate Desktop から使う

2024/04/03に公開

SharePoint

Power Automate

Outlook

tech

PAD で作成したメールを、リストを経由して下書き保存する

はじめに

PAD でメールの下書き保存がしたい場面があります。しかし、~~アクションでは用意されていないため~~ (用意されましたが、そういうていで話を続けます)、UI オートメーションで直接 Outlook を操作するか、スクリプトを使うか、どちらかしかない。…………そう思っていました。
しかし、別の方法で解決できました。

この記事は、Gatsuo De'modori さんの『Power Automate & Microsoft Lists でメール下書き作成ツールを作る』に影響を受けて書きました。下記の記事も忘れずにご覧ください。

また、記事中で言及されている、ささみさんの記事も大変参考になりました。
ありがとうございました。

PAD から SharePoint アクションを使用してメールの下書きを作成

具体的には、PAD でリストに項目（メール）を作成するフローと、
リストに項目（メール）が作成されたら PA で下書き作成するフローの 2 段構えになっています。

特徴
- UI オートメーションを使用しないので、安定した動作が期待できます。
前提
- 使用するツールは PA, PAD, リストの 3 つです。
- PAD からリストに項目を作成するアクションは、プレミアムライセンスが必要です。
補足
- リストは一時的に使いますが、内容は残しません。下書き作成後に項目を削除します。

リストの設定

リストはこんな感じにしてみました。

名前	種類	既定値	コメント
subject	タイトル列	なし	件名
body	複数行テキスト	なし	本文
to	複数行テキスト	なし	TO
cc	複数行テキスト	なし	[CC]
bcc	複数行テキスト	なし	[BCC]
importance	選択肢	normal	重要度 (normal, high, low)
contentType	選択肢	text	形式 (text, html)

作成するメールの本文はテキスト・HTML 形式の両方を作成できますが、

リストの設定は、書式なしテキストを使います。

リッチテキスト、拡張リッチテキストには設定しません。
拡張リッチテキストを使用 → いいえに設定してください。

メールアドレスは、セミコロン区切りのテキストを入力します。
PAD でメール送信などのアクションに渡す変数と共通化するために、あえてテキストにしています。

リストのメールアドレス列を[ユーザー]で作成した場合

リストの to, cc, bcc を複数行テキストではなく、ユーザーにする場合は、
PAD から渡す変数が少し面倒になります。

変数の型は、リストカスタムオブジェクトを使います。
以下のようにしてメールアドレスを渡します。

%[{'Claims': 'userA'}, {'Claims': 'userB'}, {'Claims': 'userC'}]%

リストカスタムオブジェクト
名前はClaimsになります。

また、見つからないユーザーを追加しようとした場合にエラーが返ってきます。

例(一部分のみ抜粋)

追加情報:
{
  "StatusCode": "400",
  "Message": "",
  "Body": {
    "status": 400.0,
    "message": "指定されたユーザー hogehoge@example.com が見つかりませんでした。"
  },
}

PA フローの作成

こんな感じになりました。

PA の全体図

アイテムが作成されたとき
トリガー条件に、自分が作ったアイテムだけ発火するように条件を入れています。
トリガー条件: @contains(triggerBody()?['Author']?['Claims'],'自分のユーザー名')

メールアドレスの設定
Gatsuo De'modori さんの記事では選択アクションを使ってスマートに実現していて真似したかったのですが、うまく設定できなくてこんなありさまになっています。

TO から説明します。まず、変数を初期化
変数の型: Array
次に、メールアドレスをただのテキストとして受け取っているので、foreach で分割
パラメーター: split(triggerBody()?['TO'],';')

配列変数に追加

{
  "emailAddress": {
    "address": "@{items('TO_リスト')}"
  }
}

CC と BCC は、空で渡したときにエラーにならないように if 文で分岐
empty関数を使うと bool 値が返ってくるので if 文の右を入れなくてもうまく動いてくれます。
条件式: empty(triggerBody()?['CC']) is equal to

コードビューで確認すると条件式の右にはfalseが入った状態なのがわかります。

コード

{
  "type": "If",
  "description": "CC なしの場合にエラーになるので分岐",
  "expression": {
    "and": [
      {
        "equals": ["@empty(triggerBody()?['CC'])", false]
      }
    ]
  },
  "actions": {
    "CC_リスト": {
      "type": "Foreach",
      "foreach": "@split(triggerBody()?['CC'],';')",
      "actions": {
        "配列変数に追加_CC": {
          "type": "AppendToArrayVariable",
          "inputs": {
            "name": "CcList",
            "value": {
              "emailAddress": {
                "address": "@{items('CC_リスト')}"
              }
            }
          },
          "metadata": {
            "operationMetadataId": ""
          }
        }
      },
      "metadata": {
        "operationMetadataId": ""
      }
    }
  },
  "else": {
    "actions": {}
  },
  "runAfter": {
    "変数を初期化する_(CC)": ["Succeeded"]
  },
  "metadata": {
    "operationMetadataId": ""
  }
}

なので、空の場合はtrue == falseの比較がされて右に分岐します。

値が空じゃないときは、false == falseが実行され、左に入ります。
値が入っているときに処理を行いたいので、これで良いというわけです。

…………こう書いておいてなんですが、ちゃんと埋めた方が分かりやすいでしょうか。

他は TO と同じように設定します。BCC も同様。

この段階で一度下書きを作成

URI: https://graph.microsoft.com/v1.0/me/messages

本文

{
   "subject": "@{triggerBody()?['Title']}",
   "importance": "@{triggerBody()?['importance']?['Value']}",
   "body": {
       "contentType": "@{triggerBody()?['ContentType0']?['Value']}",
       "content": "@{replace(triggerBody()?['Body'],'"','\"')}"
   },
   "toRecipients": @{variables('ToList')},
   "ccRecipients": @{variables('CcList')},
   "bccRecipients": @{variables('BccList')}
}

添付ファイルのありなしで分岐
こっちは右にtrueを入れます。
if @triggerBody()?['{HasAttachments}'] is equal to true
アイテムが作成されたときの ID を使って添付ファイルを取得
"itemId": "@triggerBody()?['ID']"
添付ファイルを順番に取り出し
添付ファイルのコンテンツの取得
"itemId": "@triggerBody()?['ID']",
"attachmentId": "@items('それぞれに適用する')?['Id']"

下書きを作成したときの id を使って添付ファイルを追加

URI: https://graph.microsoft.com/v1.0/me/messages/@{outputs('HTTP_要求を送信します_(下書き)')?['body']?['id']}/attachments

本文

{
   "@odata.type": "#microsoft.graph.fileAttachment",
   "name": "@{items('それぞれに適用する')?['DisplayName']}",
   "contentBytes": "@{outputs('添付ファイルのコンテンツの取得')?['body']?['$content']}"
}

最後に項目を削除
"id": "@triggerBody()?['ID']"

おしまい。

PAD フロー (参考)

PAD の全体図

別のフローから、「Desktop フローを実行」アクションで呼び出して使用します。
以下の入力変数にメールの作成に必要な値を渡してください。

PAD の入力変数

変数名	データの種類	外部名	説明
bccRecipients	テキスト	in_bccRecipients	[BCC]
bodyContent	テキスト	in_bodyContent	メールの本文
bodyContentType	テキスト	in_bodyContentType	本文の種類
ccRecipients	テキスト	in_ccRecipients	[CC]
fileAttachmentPath	リスト	in_fileAttachmentPath	[添付ファイルのパス]
importance	テキスト	in_importance	メッセージの重要度
subject	テキスト	in_subject	メッセージの件名
toRecipients	テキスト	in_toRecipients	TO

詳細
1. メールアドレスは、セミコロン(;)区切りで複数指定可能です。
2. メールの本文は、テキスト、または HTML 形式が使用できます。
3. 本文の種類は、 text か html で指定してください。
4. 添付ファイルはフルパスで指定してください。添付なしの場合は、%[]% を渡してください。
5. 重要度で使用可能な値は、low、normal、および high です。

PAD のフローも PA 同様に、最初にリストの項目（メールの本文）を追加してから、
添付ファイルがある場合にファイルを foreach でリストに追加します。

項目の作成アクションまでで一度、デバッグ実行して戻り値を確認します。
こんな感じで値が返ってきます。

この値を、添付ファイルの追加で使います。
.ID: %PostItemResponse.ID%

気になる点

これで作成された下書きについて

自分はプレゼンス情報が表示されますが、他のユーザーは表示されません。

従来の Outlook for Windows
- 下書きを開いて待っていると自動で他のユーザーのプレゼンス情報が表示されます。
新しい Outlook for Windows
- いつまで経ってもプレゼンス情報が表示されません。
  右クリック > [編集]を選んで > Escキーを押下すると > 表示される

自分は最初から見れる

おわりに

良い感じにできたのでは？　と思ったのですが……使わないですね。
これからは下書き保存も Outlook アクションを使えば良いです。