「超ファシリテーション力」を読んだ
どうもフロントエンドエンジニアのoreoです。
最近、ファシリテーションをする機会が多いのですが、①参加者の活発な議論を促せず、発言が一部の人に偏ってしまう、②抽象的な議題の場合、掘り下げるべき議論を見出しづらい、③リモート会議の場合は、意図が伝わっているのかわからない、などなど課題が多く、ファシリテーションの難しさを改めて感じていました。
そこで、ABEMA Primeなどで有名なテレビ朝日アナウンサーの平石直之さん著書「超ファシリテーション力」を読んだので、今回はそれについて書きたいと思います。
本書中では、第一章、第二章でファシリテーターとしての心構えやテクニック、第三章で事前準備方法、第四章で具体的なキラーフレーズが記載されています。
この記事では、第一章〜第三章までで、私が気になったことをpickupし、最後に私の所感を記載します！
第一章 ファシリテーターの心得
ここでは議論を成功に導くためのファシリテーターの心構えをQA方式で記載します。
そもそもファシリテーターとは？
活発な議論を促したり、対立意見を調整したり、会議をスムーズに進行させることが基本的なファシリテーターの役割です。しかし、声が大きく参加者が揃っている場合には進行に徹する、参加者がおとなしめの場合はファシリテーターが積極的に意見を述べて議論を活性化させるなど、会議の目的を見極めた上で、参加者をみて、柔軟に役割を変えましょう。
なかなか意見が出ず会議が盛り上がらない時は？
グループトークは、「大なわとび」のようなもの。みんなが輪の中に入ったり出たりしながら、心地よく跳び続けられる空気作りに努めましょう。
メンバー全員の様子にさりげなく目を配りながら、全員にきちんと出番が回るように意識しましょう。
相手にとって話しやすい雰囲気を作るポイントは？
「反復」、「要約」、「同調」が重要で、伝わっていることをきちんと伝えましょう。
ファシリテーターは、参加者にとってベストな環境を整え、気分を乗せていくことが求められます。発言者にとって一番辛いことは、発言を聞いてもらえなかったり、正しく理解してもらえないことであり、ファシリテーターは拡声器や翻訳機のように、下記「反復」、「要約」、「同調」を用いて、話しやすい雰囲気を作り出しましょう。
尚、「反復」、「要約」、「同調」の全てを駆使しようとすると、逆に進行の妨げになる場合もあるので、状況に応じてこれらの手法を取捨選択してください。最初は比較的簡単な「反復」がおすすめ。
- 反復
- 相手の言葉繰り返して、それが重要なポイントであることを伝えること
- 要約
- 発言者の意図を噛み砕き、再確認して、発言の重要度を強調すること
- 同調
- 発言者に対する同意を表し、発言者の心理的安全性を確保すること
もっと議論を深めるにはどうしたらいいか？
ファシリテーターが手ぶらなのはNG！議題に対して、自分なりの仮説を用意して臨みましょう。議論が始まると、自分の仮説にこだわらず、参加者の意見を聞きながら、自分の思考の手札を増やしましょう。議論が盛り上がらない時は、あえて極論を投げかけて、「なぜその意見は通用しないのか、問題の本質は何なのか」を真剣に考えるきっかけを与えることができる場合もあります。
苦手な人がいると仕切りづらくなってしまうのですが
ファシリテーターが好き嫌いを表たり、誰かをエコひいきするのはご法度です。
ポジティブで的確なファシリテーションがチームの結束を高めるので、苦手な人がいる場合は、全力で相手のいいところを探し、こちらは好印象を持っていることを態度で示しましょう。
話し下手な人をさりげなくサポートするには？
ファシリテーターが、しゃべりあぐねる本人に代わって間を埋めてあげて、場合によっては質問やかけ合いによって言葉を引き出す伴走者となってあげましょう。
掘り下げるべき課題は、どう見極めればいいですか？
話し手の熱量と参加者の反応を見て、フレキシブルな対応をとりましょう。
例えば、話し手がヒートアップしている一方で参加者達がしらけているのであれば、どこかでその話を切り上げる判断が必要になります。逆に、話し手が熱を発していなくても、参加者達のリアクションが大きい場合は、適切なタイミングで話を振り、議論に拍車を掛けましょう。
知識のない話題が飛び出した時は、どう対応すればいい？
わからない時には、正直に「わからない」と言いましょう。
無理に取り繕ったり、知ったかぶりをすると、不信感に繋がります。知識が不足している部分に関して質問を受けた場合は、素直にお詫びし「次回までに調べておきます」と言える人の方が、周囲の信頼を得やすいです。
いい意見が引き出せず議論が停滞してしまいがちです
一人一見せ場を意識して、時間の配分を考えましょう。
意見を多く募るには、「参加者全員をバッターボックスに立たせる」ことが有効です。例えば、会議の冒頭で「今日はお一人ずつ、きちんとご意見を伺う時間をとりたいと思います」などと宣言して、一人一見せ場を意識することで参加者のやる気を高め、多種多様な声を拾い上げることができます。
相手に気を使いすぎて、異論や反論を取り上げにくい
きちんと受け止めた姿勢を示すことで、反対意見も言いやすくなります。
頭ごなしに否定していては、相手は聞く耳を持ってくれません。一旦、きちんと相手の意見を受け止め、そこまでの流れを着地させた上で、「一方で、こういう意見もありそうですが、、、」と言ったように、違う意見に話を繋げましょう。
意見が対立し、議論のムードが悪くなった場合は、両者の一致点を見出して、そこを拠り所に、両者の矛先を変えるような方法が有効です。例えば、新型コロナウイルスワクチン接種の賛成反対で対立している場合は、「本当にコロナウイルスは憎いですね。」と言ったように共通の敵を見出し、両者が同じ方向を向いて結論を出そうとする姿勢に転じていくこともあります。
第二章 話し合いを円滑に進めるコツ
ここではファシリテーターのテクニックをQA方式で記載します。
会議の出だしをスムーズにするには?
会議の序盤は、否定的なコメントはできるだけ避けましょう。
序盤は誰しもがアイドリング状態であり、場の雰囲気をうかがってしまうので、序盤にどれだけ意見を言わせることができるのかが、その後の議論の深さを決定します。
序盤は議論の材料を集める時間に当てるべきで、そうする為には、参加者に「安心して話せる場である」と認識してもらうことが重要です。
ファシリテーターは、明るい表情を意識し、声のトーンをあげるだけでなく、相槌などのリアクションも普段より大きめにとって、その場のムードを作っていきましょう。
アジェンダが多く時間配分が上手くいかない
あらかじめアジェンダを開示して、参加者にも進行管理に協力してもらいましょう。
アジェンダを事前に共有し、参加者に時間の使い方を意識させることで、ゴールに向けての一体感が高まり、引き締まった会議ができるようになります。
参加者の多い会議では、なかなか最初の意見が出てこない
その場にいない第三者の意見を借りてみましょう。
参加者の多い会議は緊張感が高まり、探り合いのような空気が漂いがちです。こういった場合は、「いま、こんなツイートが注目されています」などのように、第三者の意見を呼び水として利用しましょう。
または、参加者全員と面識がありそうな人から発言を促すことも有効です。よく知っている人が口火を切ってくれれば、他の参加者も意見がしやすくなり、議論が回り始めます。
誰もが自由に意見を言いやすいムードを作るには？
不意打ちは禁止。それぞれに必ず意見を求めることを事前に伝えておき、「全員参加感」を出す。
よほど話し慣れている人でない限り、突然話を振られてもいい意見はでず、無理矢理何かを言わされた経験をしてしまうとむしろ二度とその会議には参加したくなくなるでしょう。
一人一人に出番があることを事前に宣言しておくことで参加者の集中力と参加意欲が高まり、結果として、多様な意見が飛び交う有意義な会議が出来上がります。
オンライン会議を上手に仕切るには？
相槌は多めに、オーバーリアクションを心がけましょう。
参加者が言いたいことを言えるように、普段よりオーバーリアクションをして、発言する人に寄り添いましょう。
話しだしたら止まらない論客を穏便に制するには？
相槌を打ちながら、静かにカットインし、無闇に話を切らずに理解を示しながら話を引き取りましょう。
正しいコミニケーションは相手の話をきちんと聞くことから始まります。相槌を打ちながら、相手の話に静かにカットインし、少しずつ自分の言葉を増やして、話題を引き取りましょう。
話があちこちに移ってしまい議論が迷子になってしまったら？
会議の目的に立ち返り、論点を再提示しましょう。
枝分かれしていく全体の構図とそれぞれの論点について頭に入れ、テーマに沿ったいま議論すべき階層を常に意識しましょう。また、参加者からでた意見が「事実」なのか「意見」なのかを判断し、「事実」をもとに議論を進めましょう。
そうすること、思わぬ方向に議論が進んでも、胸を張って軌道修正できます。
時間内に全ての議論を終わらせるコツは？
言いたいことがあるひとには先に言わせることで、その後の時間をコントロールしやすくなります。声の大きい人、そうでない人の様子を見て、全体の時間を意識しながら、どのくらいの配分で、参加者たちに意見を聞くのかコントロールしましょう。
第三章 ファシリテーションは準備が9割
議論の成功は事前準備にかかっています。ここでは、事前準備として最低限やっておきたいことを記載します。
準備すべき要素を書き出し、優先度の高いものから着手する
やみくもに準備に取り掛かるのではなく、本番までに準備すべきことを全て書き出したうえで、優先順位の高いことから順にはじめていきましょう。特に優先度が高いのは、会議のキモになる要素の情報収集や会議の中心人物や初参加者の情報で、そういったものから取り掛かります。
会議が不安な場合は、このような事前準備をしっかり行うことに加えて、始まる前に不慣れな旨を伝えるロビイングも有効です。
論点整理に欠かせない要約のこつは「見出し」を考える
全ての情報を頭に入れようとすると何が重要なのかわからなくなり混乱します。情報の中で、大切な要素を抽出・整理し見出しのように要約して、頭の中をスッキリさせた状態で会議に臨みましょう。
会議の前には声を出す練習を
声の出し方そのものが、場のムードを作る強いツールになります。会議の本番がその日の第一声とならないように、会議前に積極的に雑談などをして、声の調子をあげましょう。
最後に
思い返すと、この人進行うまいな〜、話しやすいな〜と思う人は、上記のようなことを行っていました。私は、まだまだファシリテーション力はないですが、ここに記載したようなことを意識しながら、議論の目的を失わずに参加者が話しやすい場を作れるように、日々研鑽していきたいと思います。特に「声」に関しては、通りにくい声にもかかわらず、意識したことがなかったので、会議での声の調子には気をつけます。
また、ファシリテーターだけでなく、議論に参加する各々がこういったことを意識できれば、議論の質が飛躍的に向上し、またチームの一体感が醸成されるのではないかと思いました。
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