こんにちは、READYFOR/DevHRの小野です！
この記事は「READYFOR Advent Calendar 2022」の4日目の記事です。
昨日（3日目）の記事はこちら
明日 (5日目) の記事はこちら
これはなに？
どの会社、どの方でも一度は「チーム/個人のタスク管理」に悩んだことがあると思います。
また、うまくタスク管理ができていたとしても多くの差し込みや同時並行でいくつもの業務に取り組んで疲弊してしまう、、、なんてことも。
これらのことに悩んでいる方の参考に少しでもなればと思い、本記事を書きます。
※注
正式なやり方とは異なる点も多く存在すると思いますが、あくまで自分たちがやりやすい形を取っており、本記事にはそれを記載しています。
概要
DevHRはエンジニア組織における採用/組織開発/Tech Branding等、「エンジニア組織のメンバーがイキイキと働ける」サポートをすることがミッションであり、私ともう1名のメンバーがDevHRとして業務に取り組んでいます。
※上記に加え、私は採用責任者としてビジネスやコーポレートの採用業務も兼務しています。
READYFORに限らずHR業務の担当者は大小問わず日々多くのタスクを抱えています。
だからこそタスク管理が肝であり、僕自身もこれまで試行錯誤しながらベストプラクティスを探し中です。
解決したい問題
幸いなことにREADYFORはスクワッド型の組織運営を行っており、自分が所属するスクワッドのMIssionやOKRは存在しているため、自分たちのスクワッドの存在意義や方向性が存在している状態だったので、方向性を見失うことはない状況でした。
※スクワッド型の組織運営に関してはこちらの記事を御覧ください↓
一方、僕が入社したタイミングでのDevHR業務のタスク管理は個人に任されており、特にこのような問題があると感じました。
- 日々、目先の業務に精一杯で改善系のタスクが回せていない。
- 差し込みや定常業務にどのくらい時間が取られているか計測できていない。
- 週末や月末になると「今週/今月はどのような成果を出したのか」を自分たちでも理解できていない。
- タスクの優先順位がつけられていない。
- マネージャーやプロジェクトメンバーに「自分たちが今どんなタスクに取り組んでいるのか」を毎回口頭で説明しなければいけない。
個人個人のタスクをマイクロマネジメントでギチギチに管理したいわけではないです。
ただ、チームでお互いのやることやタスクの進捗状況、どの業務にどのくらい時間がかかるのかをきちんとテーブルに乗せないとチームとして最大出力を発揮できないと考えています。
また、採用や組織開発の業務は1人では完結しないものが大半であり、他の人を巻き込むにあたり透明性の高い状態を作っておくことは必須だと考え、チームでのタスク管理に着手しました。
取り組み
上記した問題点を解決するに色々と調べる中で「アジャイルっぽくやりたい！」と考えました。
アジャイルは「探索と適応のループを回していくこと。かつそれが透明性の高い状態を担保できていること」に本質があると考えており、現時点で抱えている問題に解決に繋がると思い、取り入れることにしました。
どんな感じでやっているのか
①タスク管理の方法
スクラムボード(っぽいもの)をtrelloで作成
※DevHRの業務に最適化しているため、項目としては「やりたいこと/来週ToDo/今週ToDo/ルーティン業務/DONE」を設定しています。
②振り返り
- 毎日の夕会を30分で設定し、タスクの進捗管理や明日やることの共有、その他悩み相談、雑談
- 毎週金曜日の夕会は45分で設定し、スプリントレビューやレトロスペクティブ、来週やることの整理
- 毎月最終日には60分で設定し、レトロスペクティブに加え、1on1的に「今月発揮したValue」や「来月に向けた改善点」、等、タスク進捗以外の定性的な面も振り返る。
③決まりごと
- 定常業務もスクラムボードに入れて管理する
- タスクは可能な限り細分化する
- 色々な業務を同時並行で行いつつも、まずは一つのタスクを終わらせる
問題は解決できたのか？
日々、反省だらけです笑
1つ大きな差し込みタスクが発生するだけで他のタスクが止まり、「結局今週は何も生み出せなかったな」と思うこともしばしばです。
ただ、やり方を変えてから成果指標の測定、タスクの優先順位、タスクの視覚化等の効果は出てきており、メンバーと一緒に試行錯誤を繰り返しています。
お互いの業務進捗が視覚化されているからこそ、「この部分だけサポートしてほしい」といった相談もしやすく、以前よりは一歩一歩前進している感覚もあります。
まとめ
問題がある中で通常と同じやり方を繰り返しても状況は好転しません。
だからこそ常にベストプラクティスを探し、いいものは積極的に取り入れてみる、そして振り返り、改善していく。
エンジニアの世界では既にベストプラクティス(と思われる)ものは存在しているため、DevHRとしてそれらをうまく活用し、横展開していくことで全社的により良い状態に作れていくことができると良いなと思います。
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