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受託開発における「KGI・KPI・KSF」徹底活用ガイド

2024/12/26に公開
プロジェクトマネジメント
プロジェクト管理
受託開発
KPI
tech

はじめに

「受託開発で追加要件が止まらず、プロジェクトがいつまでも終わらない…」
「気づいたら無償対応だらけで赤字に…」
「リスクを見落としていて、後半で大幅な手戻りが発生…」

こうした悩みを防ぐカギとして、KGI（Key Goal Indicator）・KPI（Key Performance Indicator）・**KSF（Key Success Factor）**の三位一体でマネジメントする方法があります。

  • KGI: プロジェクトの最終ゴール（いつ、どんな条件で完了するか）
  • KPI: 進捗やチャージビリティ、リスク管理などを「数値」で可視化し、早期に問題発見
  • KSF: それらを実現するための「必須ルール・プロセス」

本記事では、Mermaid図や絵文字を交えて、リスク管理も含めた「納期・コスト・品質・リスク」のバランスを取るためのヒントを解説します。ぜひ参考にしてみてください。

1. ⭐ KGI・KPI・KSFの関係をMermaid図で理解しよう

  1. KGI: プロジェクトの北極星（例：○月○日までに差戻しゼロで納品）
  2. KPI: 「現在地」を数字で把握し、遅延やリスク、無償対応の増加を早期発見
  3. KSF: KPIを活かすための“絶対に守るルール”
    • 例: 週次レビュー、追加要件の承認フロー、作業時間トラッキング、リスクレビュー会議など

2. 🤔 なぜ「今」KGI・KPI・KSFが必要なのか

  1. 追加要件・仕様変更が頻発する受託開発
    • スコープが曖昧だと無償対応が膨らみ、赤字に直結。
  2. KGIを明確にしないと、ゴールが延々と動く
    • 顧客から「もう少し修正を…」が続くと、プロジェクトが終わらない。
  3. KPIで進捗・リスクを把握し、交渉しやすく
    • 数値を根拠に、追加予算や納期再調整を顧客とスムーズに協議。
  4. KSFが形骸化すると意味がない
    • 「週次レビューしよう」と決めても忙しさで流れてしまう… では改善しようがない。

3. 🎯 まずは「KGI」を決める

3-1. KGIの例

  1. 「○月○日までに、顧客から差戻しゼロで最終承認を得る」
    • 日付と差戻し件数を基準に“完成”を定義。
  2. 「契約スコープ（SOW）をすべて満たし、追加要件も別途契約で精算完了」
    • スコープ管理＆チャージビリティを最優先にする。

ポイント: KGIを明確にしないと「あともうちょっと…」が際限なく続く。

4. 📊 KPIで“遅延やリスク”を早期発見

4-1. 基本の3つ（小〜中規模案件向け）

  1. マイルストーン達成率
    • 設定したレビューポイントを、期限内にどれだけクリアしているか。
    • 納期遅延を早期に検知。
  2. 追加要件の見積提示率
    • スコープ外の作業に対し、必ず見積書を出して顧客承認を取れているか。
    • チャージビリティ確保のカギ。
  3. レビュー差戻し回数
    • 成果物やドキュメントがどの程度やり直しを食らっているか。
    • 差戻し多発は工数増＆納期トラブルの温床。

4-2. リスク管理をKPI化する

「リスク管理」をないがしろにすると、後半で大きな手戻りやコスト増が発覚しがちです。

  • リスクレビュー実施率: 月1回のリスク会議がちゃんと開けているか。
  • リスク登録率: 新たなリスク（外部APIの変更、顧客担当者変更など）がどれだけ早くリストに載っているか。
  • リスク対策完了率: リスクへの対策案がどれだけ履行されているか。

数値例の補足

  • リスクレビューを1回スキップしただけで、大きな仕様変更を見落としてしまい、2週間分の工数が無駄に…
  • こうした事態を防ぐためにも、「リスクレビュー実施率100%」など明確な指標をKPIとして設定するとよい。

5. 💡 KSFで「必ず守る」プロセスを定義

KPIを導入しても、運用する仕組み（KSF）が無ければ形骸化してしまいます。以下の例を参考にして、必須ルールを明文化してみましょう。

5-1. 週次レビューの徹底

  • 行動: 毎週○曜日に○時間、KPI数値を確認 → 追加要件の有無、リスクの洗い出しを行う
  • 失敗パターン: 忙しさでキャンセルが相次ぎ、気づいたら大幅な遅延に…

5-2. 追加要件の承認フロー

  • 行動: 口頭合意はNG。「見積書 → 顧客合意 → 作業着手」で必ず書面化
  • 失敗パターン: 口頭で「これもやっておいて」と言われ続け、無償対応が膨大に…

5-3. リスク管理ミーティング（リスクレビュー）

  • 行動: 月1回以上、リスクログを更新し、対策を再検討。
  • 狙い: 外部要因（API変更、メンバー入れ替えなど）や追加要件の波及影響を見落とさない。
  • 失敗パターン: リスク会議を忘れて後回しにし、後半で大炎上。

5-4. 作業時間のトラッキング

  • 行動: 全メンバーが週1回、実作業工数を報告ツールやシートに記録
  • 狙い: 「ミーティング○時間」「レビュー○時間」など、無償対応を可視化し、チャージビリティを維持。

6. 💰 チャージビリティ×リスクの管理

  • リスク対応に追加の工数が発生したら、どう追加予算を確保するか。
  • たとえば外部APIバージョン変更の影響が大きい場合、顧客と早めに相談し、納期・予算の再調整をかける。
  • KSFとして: 「リスクが顕在化したら、追加要件と同様に見積を提出 → 承認後作業」というフローを必須化しておく。
  • KPIとして: 「リスク対策の追加費用を合意できた割合」を追ってもよい。

7. 😱 失敗例と😆成功例

7-1. 😱 失敗例：リスクレビューを怠って大炎上

  • 背景: 「外部APIに互換性がなくなるかも？」というリスクがあったが、忙しくてリスク会議をスキップ
  • 結果: 後半でAPI使用不可が発覚し、2週間分の再設計・再実装が必要 → 納期1か月遅延、追加費用も請求できず赤字に…
  • 教訓: リスク管理をKSFに加え、リスクレビュー実施率をKPI化していれば防げたはず。

7-2. 😆 成功例：KPI×KSFで早期交渉

  • 背景: 週次レビュー（KSF）で「マイルストーン達成率」「追加要件見積提示率」「リスクレビュー実施率」（KPI）を欠かさずチェック
  • 結果: 追加要件＆リスク対応が増えそうなタイミングで即座に顧客と交渉 → 追加リソース確保で納期死守＆黒字キープ
  • 教訓: 「ルール（KSF）＋ 数値（KPI）＋ 合意済みのゴール（KGI）」の三位一体運用が効いた。

8. 📑「どれを導入する？」簡易表でまとめ

規模・状況 おすすめKPI おすすめKSF（必須プロセス）
小〜中規模案件 1. マイルストーン達成率
2. 追加要件の見積提示率
3. レビュー差戻し回数		 - 週次レビューの徹底
- 追加要件は必ず見積合意
- リスクレビュー（月1回）
- 作業時間トラッキング
開発を伴う大規模案件 - 不具合検出件数
- テストパス率
- リスク登録率		 - コードレビュー体制
- リスク会議の定期開催
- リリース計画のマイルストーン管理
品質重視案件 - レビュー差戻し回数
- 不具合再発率
- レビュー時間確保率		 - 内部レビューに1機能あたり最低○時間
- QAチームによる事前テスト
- リスク管理ミーティング
チャージビリティ重視 - 追加要件の回収率
- 工数漏れ率
- リスク対策費用合意率		 - 追加要件の承認フロー
- 作業工数の可視化
- リスクの影響が大きい場合は即時顧客と予算交渉

ポイント: KSFで「必ずやること」を定め、それがどの程度できているかをKPIで数値化し、**最終ゴール（KGI）**と常に比較しながら進める。

9. 🏁 改善管理プラン：PDCAを回そう

9-1. 改善リストを作成

  • 方法: ExcelやGoogleスプレッドシートなどで「改善項目」「担当者」「完了期日」などを管理
  • 例: 「リスクレビューを必須化（KSF化）」「KPIにリスク登録率を追加」など

9-2. 定期レビュー

  • 行動: 週次 or 月次の定例で「改善リスト」の進捗状況を確認
  • 狙い: 改善点が放置されず、形骸化しないようにする

9-3. 成果確認とアップデート

  • 行動: 1～3カ月ごとに「うまく回っているか」を振り返り、さらにブラッシュアップ
  • 狙い: 「リスクレビューの頻度は妥当？ もっと短くてもいい？」など、継続的に最適化

10. 🏆 まとめ

  • KGI: 「プロジェクトをいつ・どんな条件で終わりとするか」の北極星
  • KPI: 進捗・品質・チャージビリティ・リスクなどを数値で捉え、早期に問題を発見する羅針盤
  • KSF: それらを形骸化させないための「必須ルール・プロセス」（週次レビュー、承認フロー、作業時間トラッキング、リスクレビューなど）

リスク管理をKSFに含め、リスクレビューやリスク登録率などをKPI化すれば、受託開発でありがちな「後半で想定外の炎上」という事態をかなり減らせます。
さらにチャージビリティや追加要件管理を同時に意識して、**「納期・コスト・品質・リスク」**のバランスを取るのがプロジェクト成功のポイントです。

  • ⭐ Mermaid図を使ったり、絵文字を入れたりして、チーム全員の共通理解を深める
  • 🔍 数値例で「このままだと工数が○○時間超過…」と示すと、説得力が増す
  • 🏷️ 改善管理プラン（Excelやツールで追跡）でPDCAサイクルを回してブラッシュアップ

これらを組み合わせることで、受託開発の「スコープ肥大＆リスク大爆発」という最悪のシナリオを回避し、顧客満足度の高いプロジェクト運営が可能になるはずです。ぜひ試してみてください。応援しています！

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