Excelマクロで仕事効率化（初心者向け）(1)

はじめに

私は、某企業の情報システム部門に所属する社員です。
この会社では、ITやシステム延いてはマーケットのことを理解していない経営者が「DXへ進め！急げ！」などと社員に檄を飛ばしている状況で、本当に危機的状況だと感じています。
一方で、私も齢50を超える中年で、そろそろ定年退職後のことも本気で考えねばと思っています。
そんな中、今私はプログラミングに没頭しており、特に「生成AI」や「ChatGPT」のプログラミングに講じています。

この記事を書くきっかけ

私の勤務先では、ほぼ100%の社員がプログラミングを書くことができません。
それ自体はそれほど大きな問題ではないのですが、社員が皆プログラムを書けないことで、「ラストONEマイル」(※)に苦労しており、多くの方々が毎日「Excel」や「Word」と格闘する羽目になっています。
社員の多くが、数十回もデータのコピー＆ペーストを繰り返したり、Excelに大量のセル計算式を貼付けてファイルが重くなったり、合計値を出すセルの計算式で１セルだけ範囲から漏れていて、後でやり直しになったり（リワーク）という状況を多く見てきました。「DX」や「AI」が叫ばれている昨今ですが、現状はそれからは程遠く、ほとんどが泥臭い単純作業です。
　一つ具体的な例を挙げると、社内の月次締め処理を行う時、社員が夜遅くまで事務所に残って、データの目検チェックやデータ貼付けで大変苦しそうでした。先日はその手作業の誤りが元で、お客様に対して過大請求や過小請求をしてしまい、迷惑をかけていました。その社員は夜遅くまで責任感を持って一所懸命頑張ったのに、全く報われていないなぁと思いました。そうこうする内に、その社員のモチベーションは劇的に下がり、退職してしまいました。そりゃそうですよね、私でも同じ状況ならばそうなっちゃいます。
　
　この様な状況に至ったのは、会社で働く私たち自身の責任もあると感じています。今までにいろいろな単純作業が自動化されてきました。例えば、現在ではプレゼンテーションをOHP（知ってますか？）を使ってやる方はいないでしょう。ほとんどがPowerPointを使うかと思います。また、FAXもほとんどなくなってきており、電子メールで簡単に対応できるようになってきています。そのような恩恵を受けた私たちは、より高度で難易度の高い作業に時間を割かなければならなくなります。どんどん私たちがやるべき作業は高度な作業しかなくなるためです。私の勤務先では、社員のほとんどが「自動化をしたい！」「効率よい作業をしたい！」と言ってそれを高額なアプリケーション開発などで実現するのですが、裏を返すと効率化で得た余剰時間は、今以上価値ある高度な作業にシフトする必要があるのです。日本で働いている社員はそのことをほとんど理解していません。日本人は他国と比較して、高校や大学の卒業後に勉強やスキルアップをするために時間を割く人の割合が著しく低いという調査結果もあるようです。高校や大学に入ってしまえばあとは大丈夫、と安心してしまっているのかもしれません。私たちは自分が楽しく心豊かに生き続けるために、本気で次のステップのために学び続けなければならないと思います。

日々の作業の効率化を図れる持つべき技能の１つが「プログラミング」だと思っています。かくいう私も以前は単純作業に追われて、次のステップに向けた勉強など全くできなかった時期もありました。ただ、現在では「プログラミング」により単純作業のほとんどを自動化することができるようになり、自身の記事を投稿したり、副業をしたりして、仕事を楽しみながら生きられるようになりました。
　
　「プログラミングを学べばええやん！」と簡単に思うかもしれませんが、最初は非常に多くのエネルギーを要します。私は大学生の時までプログラミングをしたことがなかったのですが、最初はプログラミングに関する単語や意味を理解できず苦労しましたし、理解できたとしても「立体的に」言っていることを理解できなかったため、応用が利かない状況に苦しんでいました。
　そんな苦しい期間が長く続くのであれば、誰だってプログラミングの習得はやめますよね・・・
　
　このような状況を加味して、「プログラミングを知らない初心者」「仕事で単純作業が多くて困っている人」「少しでも人生が楽になりたい人」が少しでも人生が楽しく・明るくなってほしいということで、連載記事を書くことにしました。

※ ここで言う「ラストONEマイル」は、システムと利用者の最後の区間のことを意味します。

おわりに

次回は、「一括で請求書PDFの作成」をやってみたいと思います。
「電帳法」の法改正などで、複数の請求先に一括でPDFファイルを送ることになった方もたくさんいるかと思います。そのような方に、プログラムのサンプルを使ってもらい、少しでも作業が楽になってもらえたらと思っております。