Salesforce活用術：ナレッジのメンテナンス対象記事を抽出するレポート
はじめに
Salesforceナレッジを運用していく上で、定期的なメンテナンスは不可欠です。
古くなった情報、評価が低い記事、更新が止まっている記事を放置すると、ユーザーの信頼を失い、活用も進みません。
この記事では、ナレッジの「メンテナンス対象記事」を洗い出すレポートの作り方を紹介します。
メンテナンス対象と考えられる記事の条件例
以下のような条件に当てはまる記事は、見直し・改善の対象として抽出する価値があります：
・✅ 公開から長期間更新されていない
・✅ いいね（Upvote）が0件または極端に少ない
・✅ 参照数が極端に少ない
・✅ 下書きや承認待ちのまま放置されている
ステップ①：レポートタイプを選択
1.[レポート] タブを開く
2.「新規レポート」をクリック
3.レポートタイプ：「記事」 を選択（Lightning Knowledgeが有効になっている必要あり）
ステップ②：抽出条件を設定
以下のようなフィルタ条件を組み合わせることで、メンテナンスが必要な記事を可視化できます。
フィルタ例
・状態が「公開済み」
・最終更新日が「1年以上前」
・Upvote数が「0」または「1以下」
・参照数が「5以下」
💡 状況に応じて、「6か月前以上」など柔軟に調整してください。
ステップ③：表示項目を追加
以下の項目を追加すると、メンテナンス対象かどうか判断しやすくなります。
| 項目名 | 説明 |
|---|---|
| 記事タイトル | ナレッジ記事のタイトル |
| 公開日 | 公開された日付 |
| 最終更新日 | 最後に編集・更新された日付 |
| Upvote数 | 記事のいいね数（投票数） |
| 参照数 | 閲覧された回数 |
| 所有者 | 記事の担当者または作成者 |
ステップ④：ソートと保存
・最終更新日が古い順
・**Upvote数が少ない順
**
などで並べ替えることで、優先的に見直すべき記事が一目でわかります。
保存例：
・レポート名：ナレッジ_メンテ対象一覧
・グラフ（任意）：更新年別、Upvote数別の分布など
補足：メンテ対象記事の活用方法
・チームで定例的にこのレポートを確認し、記事の更新や削除を計画
・所有者にToDoや通知としてメンテ依頼を送る
・評価が低いが閲覧数が多い記事は、改善によってユーザー満足度を高めるチャンス
最後に
ナレッジの運用は「作って終わり」ではありません。
「更新・改善を繰り返すこと」で情報の信頼性と活用価値が高まります。
本記事のレポートを活用して、ナレッジ品質の維持と業務効率化を進めていきましょう。
株式会社ONE WEDGE
【Serverlessで世の中をもっと楽しく】
ONE WEDGEはServerlessシステム開発を中核技術としてWeb系システム開発、AWS/GCPを利用した業務システム・サービス開発、PWAを用いたモバイル開発、Alexaスキル開発など、元気と技術力を武器にお客様に真摯に向き合う価値創造企業です。
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